淺析網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善檔案管理工作的措施

李廷玲

【摘要】網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位必須開展檔案管理的信息化工作。建設(shè)檔案管理信息化體系，構(gòu)建事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，培育信息化檔案管理人才，做好事業(yè)單位檔案的管理和利用工作，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加人力、財(cái)力和物資投入，加強(qiáng)檔案的安全性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;檔案管理工作;必要性;措施

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的正常運(yùn)作有著非常重要的作用，信息技術(shù)的進(jìn)步使得事業(yè)單位可以將信息技術(shù)合理地應(yīng)用到檔案管理工作中。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的事業(yè)單位檔案管理工作具備更強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性和實(shí)踐性，也要保證檔案的保密需求，完善信息化的檔案管理工作。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完善事業(yè)單位檔案管理工作的必要性

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理體系建設(shè)還不夠完善，相關(guān)制度也不規(guī)范，具體的管理工作執(zhí)行和落實(shí)情況比較差。相關(guān)資料收集范圍和歸檔工作的開展都不規(guī)范，工作效率較低。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理內(nèi)部的制度進(jìn)行了信息化改革，但是落實(shí)效果非常有限，缺乏執(zhí)行力度和執(zhí)行的權(quán)威性。

（二）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有限。檔案管理人員的受自身專業(yè)素質(zhì)能力的限制，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代并不能有效的處理檔案管理中的一些問題。檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性也受到影響，人員流動(dòng)和人員配置都不合理，影響了檔案管理的工作效率和效果。由于檔案管理在事業(yè)單位中不受重視，人力資源配備也一直不足，許多事業(yè)單位的檔案管理人員很多都是兼職，主要精力都用在其他工作上，對(duì)于檔案的管理只是人工機(jī)械地放入檔案袋中，沒有做好檔案的查閱、儲(chǔ)存和管理工作。在檔案儲(chǔ)存中，許多檔案出現(xiàn)資料缺失、查閱困難、資料損毀等問題。

（三）檔案管理的信息化建設(shè)缺乏落實(shí)。信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中的落實(shí)依然有限。大部分事業(yè)單位的信息化基礎(chǔ)設(shè)施都不完善，缺乏完善的軟硬件設(shè)施，在檔案存放過程中大部分仍然使用紙質(zhì)檔案，缺乏規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)處理，也難以做到完善的整理和保存工作。

（四）檔案管理的信息化管理手段落后。部分事業(yè)單位檔案管理工作局限于紙質(zhì)管理，信息化水平不高，檔案的整理、儲(chǔ)存和查閱都使用紙質(zhì)形式儲(chǔ)存，依賴人工處理，部分檔案不能及時(shí)歸檔。檔案調(diào)閱都采用人工手工操作，沒有建立相互聯(lián)系的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理的工作效率低。部分事業(yè)單位沒有專門的檔案儲(chǔ)藏室，導(dǎo)致檔案的儲(chǔ)存和調(diào)用都會(huì)出現(xiàn)問題，出現(xiàn)霉變蟲蛀等現(xiàn)象，影響檔案的使用。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

（一）完善事業(yè)單位信息化檔案管理制。度要完善事業(yè)單位檔案管理的信息化制度，就要提高檔案管理的信息化程度，制定合理的信息化整改政策，為檔案工作信息化的開展給予全面的支持和制度保障。檔案管理人員要做好信息化的管理和控制，在內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置上，提升檔案管理部門的獨(dú)立性，提供軟硬件設(shè)施，安排信息技術(shù)人員對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的落實(shí)進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督，建立以信息化為核心的檔案管理體系，在檔案資料的收集整理和入檔等環(huán)節(jié)中都要及時(shí)地納入信息化檔案中，將檔案管理工作的信息化程度記入考核檔案，進(jìn)入考核制度。建立一條完整的檔案收集、整理、保存、查閱等的信息化制度鏈條。

（二）完善信息化的檔案管理工作方式。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案管理的工作方式，完善工作流程，應(yīng)用信息化思路開展檔案管理工作，轉(zhuǎn)變以往以人工為主的操作方式和紙質(zhì)檔案為主的信息承載方式，提高檔案管理的信息化水平。逐步落實(shí)信息化政策，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，利用信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索功能，做好數(shù)據(jù)查閱、對(duì)比、分析等工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加詳實(shí)全面的檔案信息服務(wù)。

（三）完善信息化檔案管理的人員配置。檔案管理信息化的程度與檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)有很大的關(guān)系。在實(shí)際的工作過程中，根據(jù)檔案管理信息化的程度，要配備一套全面的信息化人才體系，針對(duì)檔案管理信息化的要求，全面優(yōu)化人才隊(duì)伍，引進(jìn)專業(yè)的信息化人才，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的信息化培訓(xùn)，提高管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。提高信息技術(shù)人才的待遇，對(duì)于檔案管理的工作環(huán)境和軟硬件設(shè)施做好充分支持，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就要加大對(duì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施投入。不斷引入軟硬件設(shè)施，對(duì)檔案管理工作配置必要的設(shè)備和器具，保證工作環(huán)境的恒溫恒濕。不斷的更新數(shù)據(jù)庫(kù)，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和信息容量。定期殺滅病毒，做好防火墻建設(shè)，注意檔案信息管理的安全性和保密性。

（五）提高對(duì)檔案管理信息化工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念。事業(yè)單位要重視檔案管理的信息化問題。對(duì)于檔案管理的信息化的方式和政策要及時(shí)進(jìn)行討論和總結(jié)設(shè)計(jì)，制定信息化方案，將事業(yè)單位的檔案管理信息化工作與事業(yè)單位其他工作同步有序進(jìn)行，成立專門的檔案管理信息化隊(duì)伍，對(duì)檔案管理的信息化工作進(jìn)行調(diào)查，完善檔案管理信息化的方案。加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入和建設(shè)，并設(shè)定必要的考核機(jī)制，在事業(yè)單位中樹立起重視檔案管理信息化的觀念。

（六）加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案的利用。只有利用好事業(yè)單位的檔案，才能使檔案“活”起來，才能使檔案得到更好的保存。在建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，加入檢索、查閱等功能，促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)檔案資料的調(diào)閱使用，幫助事業(yè)單位做出更加科學(xué)精確的決策，使檔案信息不止承載事業(yè)單位的歷史，也能為事業(yè)單位深化改革、優(yōu)化發(fā)展做出貢獻(xiàn)，才能提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化歷程。

三、總結(jié)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位必須開展檔案管理的信息化工作。建設(shè)檔案管理信息化體系，構(gòu)建事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，培育信息化檔案管理人才，做好事業(yè)單位檔案的管理和利用工作，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加人力、財(cái)力和物資投入，加強(qiáng)檔案的安全性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。