淺談如何做好高校檔案管理工作

摘 要 檔案管理是高校教育的重要組成部分，它是學(xué)校開展教學(xué)活動的真實記錄，是重要的信息資源，檔案管理在高校建設(shè)和發(fā)展中起著決定性的作用。高校檔案蘊含著豐富的文化內(nèi)涵，具有很強的保存價值與一定的查證作用，包含了高校工作的方方面面，可以為高校的工作和活動提供可靠的信息基礎(chǔ)，使高校的各項工作能夠順利進行。

關(guān)鍵詞 檔案管理 高校 素質(zhì) 信息化

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

高校檔案資料是高校廣大教職員工進行招生、教學(xué)、管理、學(xué)生學(xué)習(xí)等活動所形成的對學(xué)校以及社會來說具有保存價值及意義的各種文字、圖表、影像等不同形式的真實的原始記錄。高校是培養(yǎng)人才的重要基地，檔案資料記錄了學(xué)校教育的歷史，通過分析利用這些歷史資料，可以有效地提高教育管理和教學(xué)水平，為學(xué)校教學(xué)工作的改革提供重要依據(jù)，可以很好的推進學(xué)校教學(xué)工作的進行。檔案管理工作是每所高等學(xué)校管理不可缺少的一個環(huán)節(jié)，更是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。本文就如何做好高校檔案管理工作，提出幾點個人建議。

1要重視高校檔案管理工作

時代發(fā)展日新月異，檔案管理工作承擔(dān)著記錄和傳承的職責(zé)，高校檔案是展示學(xué)校自身形象和價值觀建設(shè)成果的重要載體，因此在廣泛的社會文化背景之下，高校檔案工作要努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨特的文化氛圍，與各種德育活動相結(jié)合，成為校園文化建設(shè)的重要基地，最大范圍反映學(xué)校的文化歷史面貌。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，并要倡導(dǎo)全校教職員工認識到學(xué)校檔案管理工作的重要地位，充分發(fā)揮檔案管理在校園文化建設(shè)、服務(wù)育人等方面的作用，并且把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長遠機制當(dāng)中，提高全體教職工的建檔意識，營造人人重視和維護學(xué)校檔案工作的良好氛圍。檔案管理工作涉及范圍廣，部門多，需要得到全體人員的配合。只有全體教職員工統(tǒng)一思想，高度重視檔案管理工作，才能夠確保檔案的管理質(zhì)量。

2要建立完善的檔案管理工作制度

目前，檔案管理工作在高校的地位還沒有達到應(yīng)有的高度，想要保證高校檔案管理工作的順利進行，必須建立嚴格的規(guī)章管理制度。高校檔案以多種形式詳細記錄了管理、實踐、教學(xué)等活動的各個環(huán)節(jié)，具體的體現(xiàn)了高校的發(fā)展過程，是認知及掌握高校發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)依據(jù)，是學(xué)校的重要信息資源。

首先檔案管理要嚴格遵守國家檔案管理部門制定的標準，開展高機制，高效率的工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標準上。其次檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，從高校檔案管理工作的實際出發(fā)，制定一系列的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案管理工作的標準化、制度化。

3要加強檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力直接影響到檔案工作的質(zhì)量如何，學(xué)校應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，加強對管理人員理論知識和各項技能的培訓(xùn)和創(chuàng)新，要利用多種方法，增強檔案管理人員的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)。學(xué)校檔案管理人員要積極參加專業(yè)的教育培訓(xùn)，積累經(jīng)驗并開拓進取，更要不斷加強業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，全面提高自己本身的綜合素質(zhì)能力，這樣才能勝任檔案管理工作，使自己成為綜合型的優(yōu)秀的檔案管理人才。一名優(yōu)秀的檔案管理人員不僅要做到能夠刻苦鉆研相關(guān)的專業(yè)理論知識，還要在實際工作中靈活運用并掌握各種管理技能和技巧，了解相關(guān)工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀以及發(fā)展新動態(tài)，勇于創(chuàng)新，運用檔案學(xué)科不斷發(fā)展的新理論和新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案管理工作，不斷提高自己的工作的能力。

檔案管理人員還需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任心，要有嚴格的保密意識。要忠于職守、愛崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，嚴謹務(wù)實，認真負責(zé)，并且不貪圖名利、愿意為他人服務(wù)。

4要提高檔案管理信息化水平

隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)水平的突飛猛進，信息化建設(shè)也是高校檔案管理的客觀需求及必然走向。將繁多的檔案資料和各種管理過程數(shù)字化，通過先進的信息管理系統(tǒng)運作和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資料高效合理的配置并有效的開發(fā)利用，提高檔案資料的存儲能力，擴大傳播范圍，達到檔案信息資源的社會共享，充分發(fā)揮高校檔案信息的社會經(jīng)濟效益。高校的檔案管理工作內(nèi)容繁雜、強度較大，而提高檔案管理的信息化水平能夠使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理，極大提高檔案管理的工作質(zhì)量及效率，并且還可以借用信息通訊技術(shù)把檔案數(shù)據(jù)盡快傳遞給各級領(lǐng)導(dǎo)、各二級學(xué)院和相關(guān)部門，更快捷、更有效、更準確地為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、以及學(xué)生工作提供全方位的最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者簡介：郭春艷（1976～），女，漢族，籍貫山東省濰坊市諸城市，講師，從事教學(xué)秘書工作。

參考文獻

[1] 陳成瑾.適應(yīng)社會發(fā)展需要，做好新時期人事檔案管理[J].城建檔案，2015（09）.

[2] 肖蓉.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J].中國管理信息化，2017（03）.

[3] 白晶.高校檔案管理工作中存在的問題及強化措施[J].工作指導(dǎo)，2017（11）.