省級黨校檔案開發(fā)利用工作中存在的問題及對策研究

杜敏

檔案利用是檔案工作的最終目的，也是檔案工作實現(xiàn)自身社會價值的必然途徑?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出要深化和拓展檔案利用服務，進一步提高用戶認知度和用戶滿意度。作為黨校開展各項工作的真實記錄和存儲中央、省市重要文獻資料及全省干部培訓資料的重要寶庫，省級黨校的檔案工作是黨校黨政、教學、科研、管理等獲取全方位信息利用服務的基本保障。但重管理、輕利用，檔案需求不斷增長與開發(fā)利用不夠充分的矛盾依舊存在，并隨著網(wǎng)絡、信息技術(shù)的快速發(fā)展和信息觀念的不斷更新日益凸顯。以天津市委黨校為視角，通過挖掘和分析省級黨校檔案利用服務中存在的問題，提出切實可行的對策來強化黨校檔案的利用服務功能，將“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，是當前省級黨校檔案工作的重要職責和使命。

一、天津市委黨校檔案工作的基本情況介紹

天津市委黨校是天津市黨員領導干部培訓的主渠道、主陣地，也是服務政府和地方經(jīng)濟社會發(fā)展的重要智庫。天津市委黨校擁有大量的文件資料檔案、行政檔案和教學科研檔案。據(jù)調(diào)研，天津市委黨?，F(xiàn)有檔案17129卷，共計27840件。其中永久保存的9298卷，共計11996件;長期保存的9711卷，共計9840件;短期保存的有273卷，共計8157件。檔案類別涵蓋黨政類、教學類、科研類、出版類、基建類、設備類、會計類、照片類、音像類、實物類、磁性類和中央、市委的文件資料類等12大類。

黨校領導非常重視檔案工作。黨校設有專門放置各類檔案的檔案室、校史展示室和日常服務檔案查詢的接待室。檔案的日常管理、維護和查詢服務也有專門人員負責。目前，為配合“智慧校園”和“高質(zhì)量紅色學府”的建設目標，黨校檔案工作也在“智慧校園”總體建設規(guī)劃的統(tǒng)一部署下逐步推進信息化和數(shù)字化，并在今年機關(guān)數(shù)字檔案示范單位的評選中以96.6分的高分成為天津市第二家機關(guān)數(shù)字檔案室示范單位。

二、天津市委黨校檔案開發(fā)利用工作中存在的問題

從整體看，黨校的檔案種類、數(shù)量較多，收集和整理工作井然有序，信息化、數(shù)字化建設也在逐步推進。但從細處來看，特別是檔案的開發(fā)利用服務來看，情況卻不容樂觀。

（一）檔案的利用主體單一，利用率低

黨校檔案工作主要為全校和區(qū)縣黨校的全體教師提供檔案查詢服務。但在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，許多老師包括本校的老師并不知道檔案室的具體辦公地點，也不清楚檔案室能夠提供哪些服務。目前，檔案的利用主體多是之前在黨?；蚴菂^(qū)黨校接受函授教育或在職研究生教育的學員，查詢的檔案內(nèi)容和范圍也多是教學類的學歷驗證查詢。檔案的功能基本停留在“存”上，即檔案的收集、整理和保管上，“展”和“用”的功能都較低，沒有發(fā)揮檔案為教學、科研、資政提供信息支撐和輔助的功能。

（二）提供的檔案利用形式單一

隨著計算機和移動網(wǎng)絡的普及和應用，人們獲取信息的渠道和交流信息的方式都發(fā)生了巨大的變化，手機和電腦越來越成為人們獲取信息的主要途徑。黨校雖然已實行無紙化辦公，有自己的專有網(wǎng)站，但提供檔案查詢的方式卻非常落后，只有到校查詢一種，沒有開辟如網(wǎng)絡或微信等民眾更加青睞的新型查詢方式。檔案管理的模式也沿用傳統(tǒng)的實體檔案管理模式，依舊采用備案卷目錄、全引目錄、專題卡片等檢索工具進行人工調(diào)閱檢索。因此，在天津市大規(guī)模排查干部學歷的工作中，黨校的檔案查閱服務一時難以應對近十二萬五千份的干部學歷查驗需求，即使加班加點、緊急增調(diào)人手也天天出現(xiàn)嚴重的排隊等候和不能臨近預約等現(xiàn)象，一些檔案資料在被反復調(diào)閱的過程中也出現(xiàn)了不可避免的磨損和損壞等情況。

（三）檔案信息化建設滯后，信息資源不互通

隨著網(wǎng)絡和信息技術(shù)的快速發(fā)展，無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍，檔案工作也正經(jīng)歷從紙質(zhì)到電子，從實體到數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程。檔案信息化、數(shù)字化就是這個變革中的必經(jīng)過程。當前，伴隨智慧校園的總體部署，黨校已制定檔案數(shù)字化建設規(guī)劃。但由于制定時間較晚，檔案數(shù)量太多，人手嚴重不足，檔案經(jīng)費有限等諸多因素影響，目前檔案數(shù)字化工作只能對教學類檔案中的學歷信息進行掃描和錄入，信息化建設也只能進行學歷查詢系統(tǒng)的開發(fā)。其他類別的電子檔案資源不僅不能實現(xiàn)多部門間的互聯(lián)互通和實時的在線歸檔、在線移交與接收，在移交時還要將電子檔案打印成紙質(zhì)檔案才能完成歸檔和存儲工作。

（四）服務意識欠缺，檔案資源開發(fā)不足

檔案工作具有很強的服務屬性。黨校歷來重視檔案的保密和管理工作，嚴格遵照保密條例限制文件的查閱資格和范圍。但并不是所有檔案資料都有這個限制。受傳統(tǒng)檔案封閉和半封閉管理模式的影響，黨校對檔案利用工作重視不足，缺乏對檔案利用的基本宣傳和主動服務、主動開發(fā)的意識。除了檔案人員，黨校的教職工對檔案的印象都比較模糊，只知道許多檔案有密級，查閱手續(xù)不僅繁瑣，還要承擔泄密的風險，幾乎沒人會去關(guān)注和查閱檔案。這就造成黨校大量的檔案資源 “存而無用”，既沒有專業(yè)人員的系統(tǒng)開發(fā)，也不能通過教師的智慧轉(zhuǎn)化成活的信息和有價值的諫言。檔案的利用服務基本處于“等客上門”的被動狀態(tài)，檔案深層次的價值沒有被挖掘出來。受此影響，黨校的教職工在日常工作中也沒有養(yǎng)成分類整理和分類歸檔的習慣，許多本應留存的重要信息被隨手丟棄或處理，一些檢查用的表格反倒被整理成冊，作為重要的資源歸檔建檔。

三、提高黨校檔案開發(fā)利用服務的現(xiàn)實路徑

（一）加大宣傳力度，強化檔案意識

檔案利用是檔案工作的核心，想要提高檔案利用率，就要先做好檔案的宣傳和服務工作。作為檔案的主管部門，檔案室要主動承擔起檔案的宣傳責任，既要強化自身的服務意識，做到主動宣傳、主動服務、“引客上門”，也要學會借腦、借力、借勢宣傳。一方面，可以和黨校的網(wǎng)絡部、校史辦、圖書館等部門合作，借助黨校自身的網(wǎng)站優(yōu)勢和智慧校園的建設規(guī)劃，在黨校網(wǎng)站的主頁、微信主頁和校史館、圖書館的醒目位置設置檔案專欄，既積極宣傳檔案工作，也提供檔案在線查詢服務，幫助大家逐漸消除對檔案的神秘感和距離感，提高檔案在黨校的關(guān)注度和影響力。另一方面，要擴大檔案的宣傳渠道，豐富宣傳形式和內(nèi)容?？梢越柚v座、檔案展示、檔案日、現(xiàn)場咨詢、微信每日推送、院校專刊、微視頻等形式積極宣傳黨校檔案的收集、整理、保管、查詢使用和注意事項，幫助大家了解和掌握檔案的歸檔建檔、查詢使用和保密要求，不斷提高黨校全體教職員工整體的檔案意識和檔案法制意識。

（二）加快信息化建設，用活用好檔案資源

檔案信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時全面、簡單快速的收集和轉(zhuǎn)化，節(jié)省歸檔建檔查檔時間，減少檔案人員的重復勞動，便與加工利用，方便查找提取，不僅可以極大豐富可收集利用的檔案資源，確保檔案的準確性和完好度，也便于檔案的開發(fā)利用和成果的快速成型。當前，黨校正處在 “智慧校園”的建設期，檔案信息化一定要利用好這個機會，主動推動黨校檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。一方面，主動和天津市檔案局尋求合作，充分利用對方的信息化技術(shù)、設備和經(jīng)驗，共同開發(fā)和利用黨校的檔案資源，并結(jié)合黨校實際制定一套能夠支撐檔案管理和服務的信息化管理制度，不斷推動黨校檔案資源的信息化、數(shù)字化。同時以院?；驒n案局咨政課題的形式出資支持和鼓勵教師主動開發(fā)和利用黨校的檔案資源，在不違背檔案保密條例的基礎上，盡可能地將黨校的檔案資源轉(zhuǎn)化成教學或科研資源，不斷推動“死檔案”向“活信息”“ 檔案庫”向“思想庫”的轉(zhuǎn)化。另一方面，要面向全體教職員工和學員開發(fā)諸如網(wǎng)頁版、微信版、手機APP等可以隨時隨地在線查詢和下載打印的檔案在線服務形式，方便教師和學員多途徑地獲取想要的檔案信息。同時，充分運用VR/AR技術(shù)或具有3D感互動界面的網(wǎng)絡多媒體技術(shù)全方位、多角度的展現(xiàn)黨校檔案的開發(fā)成果，在提高檔案利用服務的趣味性、體驗性、互動性的同時不斷吸引和挖掘黨校檔案的潛在利用主體。

（三）構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，從源頭整合檔案資源

黨校的檔案工作一般由辦公室牽頭，組織人事處、教務處、科研處、學員處等多個職能部門共同負責。平時，各個部門的檔案信息互不分享，彼此獨立，只有年底歸檔時，各個職能部門才會依照學校的統(tǒng)一部署將紙質(zhì)檔案交由檔案室統(tǒng)一管理，電子檔案依舊由各個職能部門自己留存。檔案重復收集、重復建立的現(xiàn)象在所難免，檔案資源呈現(xiàn)“各自為政”的信息孤島狀態(tài)。特別是當前，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和無紙化辦公的普及和應用，黨校電子文件的產(chǎn)生速度和產(chǎn)生數(shù)量都急劇增加，電子檔案的利用需求不斷增多，但檔案重復收集、重復建立，無處查詢、查詢不便的問題卻更加突出。只有構(gòu)建和開發(fā)黨校檔案管理系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫，從源頭上整合黨校的檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的共建共享，才能解決黨校檔案信息資源“各自為政”“存而不用”的問題。首先，要建立全省統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，打通各個職能部門和省區(qū)縣黨校的檔案信息聯(lián)系渠道，由檔案管理系統(tǒng)自動完成各個職能部門和黨校零散電子文件的收集和整合。黨校和各個職能部門要密切配合，確定好檔案管理系統(tǒng)的專用人員，嚴格依照檔案管理系統(tǒng)的要求廣泛收集，及時上傳檔案信息，盡可能的做到應收盡收、全面覆蓋，應傳盡傳、及時規(guī)范。其次，要系統(tǒng)開發(fā)黨校檔案信息數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一實現(xiàn)電子檔案的集中存儲、分類管理和數(shù)據(jù)共享，共同推動黨校檔案信息的存量數(shù)字化、增量電子化和利用網(wǎng)絡化。

（四）強化檔案隊伍建設，為檔案信息化、數(shù)字化提供智力支持

黨校專門從事檔案工作的專業(yè)人員較少，除了長期負責檔案管理的兩名老師外，其他檔案人員多是從其他部門臨時借調(diào)過來幫忙進行學員學歷認證工作的輪值人員，人員數(shù)量和輪值時間都不固定。而長期負責檔案管理的兩名老師除了檔案工作外，還要兼顧其他工作。這也是黨校檔案數(shù)字化進程較慢，檔案服務形式單一的主要原因。做好檔案工作，關(guān)鍵在人。當前，黨校檔案工作急需熟悉檔案知識、計算機操作、網(wǎng)絡維護和數(shù)據(jù)庫知識的復合型人才來為黨校檔案信息化和數(shù)字化提供智力支持和運行保障。因此，黨校必須要高度重視檔案隊伍建設，積極通過校內(nèi)崗位調(diào)整或是公開招聘等形式，廣泛吸納既熱愛檔案事業(yè)又熟悉計算機、信息網(wǎng)絡技術(shù)的專業(yè)型、復合型人才來充實黨校的檔案隊伍。同時，黨校要不斷加強檔案人員的繼續(xù)教育、思想教育和專業(yè)培訓工作，不斷提升現(xiàn)有專兼職檔案隊伍的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，進一步強化“以人為本、服務為先”的檔案發(fā)展原則，通過定人，定編、定崗、定計劃的方式進一步明確和細化檔案人員的職責分工，不斷提升黨校利用服務的能力和水平。

四、結(jié)語

檔案利用是檔案工作的根本目的和價值，既是推動檔案工作不斷向前發(fā)展最有力的、最活躍的因素，也是檢驗整個檔案工作諸方面好、壞、優(yōu)、劣的測試標尺和客觀標準。只有真正重視檔案開發(fā)利用工作，認真分析查找并切實解決影響檔案開發(fā)利用和滿足檔案需求不斷增長的深層次原因，深入挖掘黨校檔案資源的巨大潛能 ，才能促進黨校檔案的開發(fā)利用，充分發(fā)揮黨校檔案的資源優(yōu)勢和服務社會、服務民眾、服務教科咨的基礎性和支撐性作用。

基金項目：2018年天津市檔案調(diào)研課題“中共天津市委黨校檔案管理中需求與開發(fā)利用研究”階段性成果

（作者單位：中共天津市委黨校）