“走出去、帶回來”，加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，推動檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化

【摘要】本文通過分析本單位基層檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問題和不足，得出通過打造專業(yè)、規(guī)范、有序的檔案工作團(tuán)隊(duì)、加強(qiáng)前端控制和優(yōu)化檔案工作流程等以推動本單位檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化的結(jié)論，以期為本行業(yè)其他基層檔案機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)建設(shè)提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】培訓(xùn)；檔案工作；業(yè)務(wù)建設(shè)；規(guī)范化

【中圖分類號】C29 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

為推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理、提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，筆者作為檔案工作業(yè)務(wù)骨干被所在檔案機(jī)構(gòu)外派參加了某省級檔案干部業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)省份、先進(jìn)城市檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)及做法，旨在推動本單位檔案工作實(shí)踐的規(guī)范化。在此，特別感謝領(lǐng)導(dǎo)給我這個(gè)彌足珍貴的學(xué)習(xí)機(jī)會，使自己的業(yè)務(wù)技能得以充實(shí)和拓展。總體感受是獨(dú)學(xué)而無友，孤陋而寡聞”。此次培訓(xùn)的針對性、實(shí)用性和操作性都很強(qiáng)，一方面使我的業(yè)務(wù)技能得到提升，系統(tǒng)、規(guī)范地學(xué)習(xí)了檔案管理的實(shí)際操作知識，另一方面也提供了一個(gè)和同行業(yè)交流溝通的機(jī)緣，開闊了視野，加強(qiáng)了同行業(yè)交流，通過交流對比明確了優(yōu)勢，也發(fā)現(xiàn)了問題，從而在后續(xù)工作中揚(yáng)長補(bǔ)短，推進(jìn)我校的檔案管理工作進(jìn)一步走向正規(guī)。

一、學(xué)習(xí)概況

本次培訓(xùn)歷經(jīng)10天，為封閉式集中授課和實(shí)訓(xùn)。參訓(xùn)學(xué)員主要來自某省級（中）直機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、駐各地辦事處等共76人次。

本次培訓(xùn)班主要由四川省檔案局承辦，四川檔案學(xué)校培訓(xùn)部具體實(shí)施。四川省檔案學(xué)校是全國唯一開設(shè)“檔案管理”專業(yè)的中職學(xué)校，與其他院?！案摺⒋?、上”的檔案學(xué)專業(yè)高等教育相比，四川檔案學(xué)校的檔案管理專業(yè)更注重檔案管理實(shí)務(wù)，這次培訓(xùn)課程安排也更貼近一線檔案工作實(shí)際，主要內(nèi)容如下：

（1）公文處理與寫作。

此課程旨在增強(qiáng)檔案工作人員的“文檔一體化”意識，規(guī)范歸檔流程，知其然、知其所以然，增強(qiáng)預(yù)估檔案價(jià)值的能力，使收入庫房的檔案是真正能夠提供利用，能夠真正發(fā)揮價(jià)值的材料。

（2）《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）的解讀；

（3）《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號令）的解讀；

（4）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）的規(guī)范操作；

（5）《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T22-2018）的解讀；

（6）科學(xué)技術(shù)檔案案卷的一般要求；

（7）檔案信息化建設(shè)；

（8）電子文件歸檔與管理；

（9）參觀檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場。

二、筆者所在單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)存在的不足

（一）宏觀的整體層面

近年來，筆者所在單位檔案機(jī)構(gòu)著力推進(jìn)檔案資源整合、檔案人員培訓(xùn)、檔案管理體系建立等基礎(chǔ)性工作。我校檔案管理工作在組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)幾個(gè)方面取得較大進(jìn)展，但由于我校檔案工作基礎(chǔ)薄弱，檔案管理又是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)工作，檔案工作流程有待優(yōu)化，而且檔案實(shí)際工作缺乏權(quán)威、專業(yè)的專家有針對性地進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案管理規(guī)范化程度欠缺。此外，由于檔案管理中心不具備行政監(jiān)管作用，各歸檔單位的收集歸檔工作缺乏有效的考核和監(jiān)督機(jī)制，很難保證檔案工作的順利開展。

（二）微觀的具體檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

1.歸檔整理過程中存在有若干不規(guī)范、不合理之處

（1）加工檔案過程中，檔案盒、卷、頁常有修改的痕跡；加蓋歸檔章的工序不僅耗費(fèi)人力且效果欠佳。

（2）館藏檔案結(jié)構(gòu)需要優(yōu)化?，F(xiàn)有館藏檔案中文書檔案居多，其他門類和載體的檔案少，且也多按照文書檔案進(jìn)行裝訂和保管；未嚴(yán)格按照歸檔文件目錄進(jìn)行長期、短期、永久的分類。

（3）永久保管的歸檔文件未嚴(yán)格按照不銹鋼夾或者封套裝訂的方式裝訂。

（4）部分卷盒以及卷皮無案卷題名，盒內(nèi)缺少備考表。

2.檔案工作的協(xié)調(diào)一致性對檔案工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)提出要求

檔案管理工作是個(gè)有機(jī)整體，檔案工作從收集到歸檔、整理、鑒定、裝訂、裝盒、上架入庫、歸檔文件目錄的造冊整理、電子資源的掛接與開放，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會影響整體效果。

（1）前期材料收集不齊全、不完整，后期將不齊全、不完整的材料進(jìn)行歸檔整理上架，不僅在利用時(shí)無法有效發(fā)揮檔案的憑證性價(jià)值，后期那些遺漏的材料隔年隔月被送到檔案管理中心時(shí)，給檔案工作人員增加不必要的工作量，而且影響檔號的編制，讓工作完全限于被動。

（2）對收集來的材料不加鑒別就予以接收進(jìn)館，而且沒有切合實(shí)際進(jìn)行短期、長期、永久的分類，那么，館藏?cái)?shù)量就會越集越多，造成館舍與庫架緊張，管理成本增加，同時(shí)精品檔案被淹沒在大量無效材料的堆砌中，從而喪失檔案管理真正的意義。

（3）檔案利用環(huán)節(jié)，如果利用完未及時(shí)上架，散放于人員普遍可出入的辦公或接待區(qū)域，不僅致使辦公接待區(qū)域散亂無序，影響整體的檔案工作形象，而且易致檔案泄密或丟失。即便未有丟失，也大大降低了工作效率，為其他檔案利用工作徒增工作量。

高校的檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致、嚴(yán)密的多環(huán)節(jié)工作，這些環(huán)節(jié)一環(huán)扣一環(huán)，哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題都會影響檔案管理的整體效果。我校檔案工作團(tuán)隊(duì)人手有限，所以，檔案管理工作的整個(gè)團(tuán)隊(duì)更要盡職盡責(zé)，保證自己負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)不掉鏈、不出錯，在具體的工作中協(xié)作合力、相互配合，保證檔案收集齊全，應(yīng)歸盡歸，各項(xiàng)工作井然有序。

（三）對本單位檔案管理實(shí)際工作的幾點(diǎn)建議

1.提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，打造“專業(yè)、規(guī)范、有序”的檔案工作團(tuán)隊(duì)

根據(jù)當(dāng)前我校檔案工作人員的實(shí)際情況，我校將多途徑、多方式努力提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。一是所有工作人員包括學(xué)生助理，在進(jìn)行工作前應(yīng)由專人進(jìn)行簡單的培訓(xùn)，并實(shí)行“老人帶新人”的辦法逐漸過渡到能夠獨(dú)立承擔(dān)各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作，實(shí)體檔案本身不是可以練手的地方，減少因不熟練、不專注對檔案材料造成的污損；二是加強(qiáng)對已有專職檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，通過到其他高校調(diào)研、交流，組織講座、專題研討等方式，為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)提升的機(jī)會；三是引導(dǎo)檔案工作人員積極主動地通過專題講座、網(wǎng)絡(luò)授課等方式獲取檔案專業(yè)知識和實(shí)際操作技能，提升檔案素養(yǎng)；四是利用對口支援的資源，請先進(jìn)高校檔案管理的專家來我校掛職指導(dǎo)檔案管理工作，通過“走出去、請進(jìn)來”，通過專家對我校檔案工作人員針對性的指導(dǎo)，使我校檔案工作人員找到差距，奮力將我校檔案工作的落后局面發(fā)展成后發(fā)優(yōu)勢，共同推進(jìn)我校檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，逐漸形成我校檔案工作的特色和優(yōu)勢。

2.加強(qiáng)前端控制和檔案工作流程的優(yōu)化，扎實(shí)推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理

檔案工作是高校各項(xiàng)工作中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，而不僅僅是一項(xiàng)保管性行為。然而，檔案管理是門學(xué)問，不是隨隨便便就能做好，也不是閉門造車憑想象、憑經(jīng)驗(yàn)就能做好。檔案如何組卷、如何整理、如何裝訂都有明確的國標(biāo)、行標(biāo)可循。通過加強(qiáng)檔案管理的前端控制，在內(nèi)部的業(yè)務(wù)研討會議上，大家共同討論并找出適合本單位具體情況的檔案工作流程，并更新實(shí)施于實(shí)際檔案工作中。

高效的工作方式不是快，而是一次就做對，對于檔案管理中心目前的工作而言尤其如此。優(yōu)化工作流程，爭取一次就把事情做對，不管是在上傳文件附件還是文件的查漏補(bǔ)缺，還是給紙質(zhì)檔案上加蓋歸檔章或打頁碼，所有的事情應(yīng)該排除干擾、集中精力，爭取一次把事情做好，不返工、不修改、不重復(fù)?？焖俑咝У赝瓿晒ぷ髦笤匍_始休息，或者進(jìn)行下一項(xiàng)工作。所有檔案工序經(jīng)過測試和實(shí)踐最優(yōu)化，經(jīng)所有工作人員確認(rèn)固化并加強(qiáng)。如有變化，根據(jù)實(shí)際情況統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)意見進(jìn)行修正。一方面要做好日常工作憑證，來往文件以及接手工作做好記錄，凡材料收進(jìn)、移出要有據(jù)可查，接收資料及時(shí)處理，拒絕口頭上的交付；二是檔案收集整體過程中增強(qiáng)前瞻性，加強(qiáng)前端控制，避免后期返工，提高檔案工作效率。

好記性不如爛筆頭，除此以外，做好每項(xiàng)經(jīng)手工作記錄，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)生助理的管理，前后交接班的工作做好記錄和交接，每天在崗時(shí)間內(nèi)都做了什么，包括但不限于著錄文件的檔號起止等細(xì)微事項(xiàng)。通過回溯式“撥亂返正”，在做好各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理中心的各項(xiàng)事務(wù)逐漸修正規(guī)范。

3.開發(fā)已有檔案資源，拓展檔案宣傳教育途徑

檔案管理中心在做好日常檔案管理和建設(shè)工作的同時(shí)，還將開發(fā)老照片檔案、實(shí)物檔案等已有館藏資源，通過開展室內(nèi)展覽、網(wǎng)絡(luò)展覽、流動展覽， 編制民大紀(jì)念冊，制作校友紀(jì)念品，開展檔案專題知識講座或知識競賽等活動積極開展檔案的宣傳、教育工作。通過建立網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，及時(shí)快捷地為廣大師生提供便捷的文件、電子檔案等的查詢利用服務(wù)。同時(shí)依據(jù)現(xiàn)有成果，積極拓展高校檔案社會化服務(wù)，宣傳檔案工作取得的成績，及時(shí)推介檔案專題成果和檔案宣傳教育，提高社會對檔案工作的認(rèn)知度和認(rèn)可度，提升全校師生和校友的檔案意識和檔案素養(yǎng)。

總之，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性、長久性的工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利行千秋的事業(yè)。從收集到上架入庫只是完成了萬里長征的第一步。把檔案收集進(jìn)館并不是檔案工作的目的，而是要發(fā)揮檔案職能，利用檔案服務(wù)于人民、服務(wù)于社會。檔案是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考資料。不起眼的一張紙質(zhì)檔案就可能改變一個(gè)人的命運(yùn)、一份合同材料檔案也可能為單位挽回上千萬的損失，這樣的檔案利用服務(wù)案例在檔案工作中經(jīng)常遇到。圍繞中心、服務(wù)大局，是新形勢下高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的前提和要求，高校檔案管理者要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，自覺圍繞高校教學(xué)、科研、改革這些中心工作，找準(zhǔn)檔案工作服從和服務(wù)于高校深化改革轉(zhuǎn)型發(fā)展這個(gè)大局的切入點(diǎn)。

檔案事業(yè)不僅需要“仰望星空”的檔案學(xué)界大拿，更需要“腳踏實(shí)地”的一線檔案工作者。作為基層檔案工作者，筆者將以此次培訓(xùn)學(xué)習(xí)為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提升檔案利用服務(wù)水平，拓展檔案服務(wù)寬度，從思想觀念上突出檔案利用服務(wù)的主動性、細(xì)致性和科學(xué)性，用自己的實(shí)際行動踐行“為黨管檔、為校守史、為民服務(wù)”的宗旨。

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作者簡介：李麗（1988-），女，漢族，河南鎮(zhèn)平人，檔案學(xué)碩士，西藏民族大學(xué)圖書館，館員，研究方向：高校檔案管理與利用服務(wù)。