合規(guī)促會獎業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展

徐樅

3月19日-21日， 第十三屆中國（上海）國際會獎旅游博覽會暨第五屆中國國際商旅大會（IT&CM China and CTW China）在上?？鐕少彆怪行呐e行，19日晚，一場主題為“提升服務(wù)標準，促進亞太區(qū)會獎業(yè)發(fā)展”的會獎專業(yè)論壇如期舉行。參與嘉賓有拜耳（中國）有限公司會議活動管理運營部高級經(jīng)理徐思，馬來西亞樺鋒旅游公司董事總經(jīng)理梁偉虹，上海錦江旅游控股有限公司會獎會展中心副總經(jīng)理、總裁助理林宇，泰康保險集團股份有限公司采購物控部供應(yīng)商主管李鋒，康輝集團國際會議展覽有限公司總經(jīng)理許勁喬，主持人為中國商務(wù)會展聯(lián)盟副秘書長賈紫薇。本期思想?yún)R將該論壇主要內(nèi)容進行整理，將嘉賓主要觀點呈現(xiàn)給大家。（備注：論壇開始前，中國貿(mào)促會商業(yè)行業(yè)委員會秘書長姚歆作了關(guān)于“會獎服務(wù)行業(yè)呼喚標準化”的演講，演講提到了會獎業(yè)的一些行業(yè)標準的擬定）

賈紫薇：公司如何操作一些大型的會獎活動，是否會外包給更加專業(yè)的第三方服務(wù)商？

徐思：我所在的這個部門，也就是拜耳（中國）有限公司會議活動管理運營部，它負責整個拜耳集團在中國所有分支機構(gòu)會議活動的運營和管理，當公司某個會議的預(yù)算在八萬以上，這個項目就會自動轉(zhuǎn)到我們這個部門來，其中具體事項由我們部門統(tǒng)一規(guī)劃管理。

我們公司有非常專業(yè)的會議策劃運營團隊，但我們并不是自己去執(zhí)行項目，例如自己去和會展中心、酒店、車隊等等進行溝通洽談，我們主要是將活動委托給國內(nèi)專業(yè)的旅行社來進行操作。但也有些非常著名的企業(yè)，例如瑞士的一家大型制藥企業(yè)，他們在“葛蘭素史克事件”后成立了自己的會獎部門，并且停止了和專業(yè)的MICE團隊的合作，這樣做會導(dǎo)致被服務(wù)對象對服務(wù)質(zhì)量的要求減低，盡管這個部門人員都具備非常專業(yè)的技能，但是和有一個非常有經(jīng)驗的旅行社來支持他們做一些項目，結(jié)果還是有差異。

另外，如果一家大型企業(yè)沒有一個會議活動管理部門，而是把會議活動直接外包給供應(yīng)商，目前很多外資企業(yè)的總部是這樣操作，他們可能會有很大的服務(wù)商來幫助他們對全國的會議活動進行管理，本部只留一兩個人對該服務(wù)商進行管理，但在中國，到目前為止，還沒有一家公司能夠有這樣的體量能夠接待一家大型外資企業(yè)在中國的全部會議活動。但是相信在未來，中國會出現(xiàn)更多大體量的旅行社能夠幫助大型的外資企業(yè)開展會議活動，由1-2家服務(wù)商來直接與總部進行對接，這樣也能夠避免花費大量的人力財力致力于公司內(nèi)部會獎部門的打造。

李鋒：對于我們公司而言，一些小型會議是由各個部門來自行操作，對于一些大型會議活動，一般是外包給會展公司，沒有一個專門的部門來做管理。

賈紫薇：企業(yè)在和供應(yīng)商簽訂合同時會遇到什么樣的糾紛？該如何解決？

徐思：旅行社和大型外資企業(yè)在簽訂合同時屬于劣勢方，像大型外資企業(yè)的相關(guān)合同都有自己的模板，完成采購前期的背景調(diào)查等事項后，在簽訂合同的階段，旅行社能夠再去談判的空間比較小，基本以公司的模板為主。這其中，賬期就是一個主要的問題，外資企業(yè)的總部在國外，一個大型項目的確認過程就非常繁雜，會造成付款的時間較長，這就需要外資企業(yè)在中國的負責人能夠清晰透明的將項目對總部闡述清楚；另外，還有一個現(xiàn)象，甲方企業(yè)在招標過程中，多家供應(yīng)商進行競標，最后中標的只有一家，甲方企業(yè)很難保證落標創(chuàng)意的亮點不會被使用，這就對其他落標供應(yīng)商不公平，但是這類現(xiàn)象可以提前在合同上體現(xiàn)并且避免，這也是未來中國會獎人共同努力的方向。

賈紫薇：供應(yīng)商在與甲方進行溝通時，有哪些地方需要注意？有哪些點很難達到共識，解決辦法是什么？

許勁喬：現(xiàn)在很多會展公司已經(jīng)到達了生死存亡的地步，它們必須先解決活下來的問題，才能進一步去更好地發(fā)展。供應(yīng)商在談判的過程中是絕對的劣勢，我們收到的合同幾乎百分之九十九不可更改，即使我們法務(wù)部提出很多不同意見，包括一些不是談判性的合同更改意見，最后可能都是不了了之。其實我們供應(yīng)商現(xiàn)在在對相關(guān)合同問題的實際操作中，幾乎是沒有什么可以回旋的余地。

一些關(guān)于會議產(chǎn)業(yè)的案件立案后，法院其實也會非常困惑，他們也需要重新梳理有關(guān)這個產(chǎn)業(yè)的信息，才能更好地做出判斷，這也說明了相應(yīng)法律法規(guī)的不夠完善，合規(guī)性不能更好的體現(xiàn)。也是從2013年后，很多會展公司成立了專門的法律部、合規(guī)部，這些部門也被投入了很多人力和資本，使得甲乙方在溝通時更加順暢。但這其中也會有一些小的問題，其中最明顯的就是賬期問題。通常來講，我們現(xiàn)在百分之五十的客戶賬期在3個月左右，醫(yī)藥公司可能會長些，在6-9個月。就這點而言，我們認為延遲付款是一個非常正常的現(xiàn)象，這樣可以約束供應(yīng)商的一些服務(wù)質(zhì)量問題。但是，賬期過長有時也會從側(cè)面影響項目的完成，因為這個產(chǎn)業(yè)鏈非常長，我們屬于乙方，另外還有丙方、丁方。相對來講現(xiàn)在能活下來的乙方，背后會有一個比較龐大的資金在支持，但是我們下游供應(yīng)商并不都是這樣，所以我們現(xiàn)在采取的措施就是，我們會跟甲方爭取最好的賬期，但是即使甲方不按時付給我們項目款，我們也會及時向我們的下游供應(yīng)商支付我們的費用，我對我們的供應(yīng)商賬期最長不超過三個月，這樣來保證項目的正常進行。

林宇：上海錦江旅游控股有限公司的客戶很多都是世界五百強企業(yè)，這些企業(yè)的優(yōu)勢在，它們的制度較為完善，部門較為齊全，采購業(yè)務(wù)比較集中，而且非常開放，我們可以非常輕松的與其進行業(yè)務(wù)對接。在與一些企業(yè)簽訂合同時，雖然大體上無法更改，但是其中會有一些可以溝通的條款。例如，很多公司會在合同里保留審計的權(quán)利，他們會來查賬，基于這點，合規(guī)上會花費很多功夫，一些企業(yè)的合規(guī)部門需要花多長時間來進行核查，而這也會對賬期造成影響。旅行社在前期溝通時將可以接受企業(yè)合規(guī)部門操作的時間表明給對方，并盡可能地征得同意，這也是縮短賬期的方法；另外，以前通常是甲方給到一個定制版合同，我們非常被動的接受，慢慢的我們也會從這些合同中總結(jié)出一些相同的地方，然后自己做一些合同，這些合同可以幫助到一些沒有合同模板的企業(yè)，幫助他們進行參考，來更好的使項目進行下去；最后，在和大客戶對接的時候，我們法務(wù)的力量非常弱，但是我們在內(nèi)部一定會有一個流程，流程中法務(wù)會告訴我們諸如“合同有幾個點我們想改但是改不了”等問題，并且存在風險。這些我們都需要在項目前清楚掌握，提前制定好應(yīng)對方案。

我們公司在碰到問題時，基本不會采取仲裁的方式，因為仲裁沒有第二次第三次調(diào)解的機會，通常我們會和客戶商量在所在地的法院進行調(diào)解。但是根據(jù)我的經(jīng)驗，更多MICE項目的糾紛最終不是靠法律來解決，還是需要通過雙方自行進行協(xié)商。

賈紫薇：馬來西亞樺鋒旅游公司作為一個外方服務(wù)機構(gòu)，在服務(wù)中國的會獎團隊時，還會有一個文化的差異問題出現(xiàn)以及兩國之間的法律法規(guī)或者約定俗成的規(guī)章制度的差異，您在工作中會遇到哪些問題？

梁偉虹：主要有三個問題，首先，現(xiàn)在很多大型企業(yè)進行會獎活動時，酒店和場地都是直采，我們境外DMC只能收取很小的一部分操作費，但是實際操作中，我們的工作并不止這些，可能會造成付出和收入不等的情況；另外，在接項目時，我們會有一些代付款，這些代付款有時比我們的服務(wù)費還高，并且這些費用的結(jié)算需要和整個項目保持一致，這也會對我們造成壓力；最后，我們丙方往往是最被動的，項目進行得是否順暢幾乎是看甲乙雙方的談判效率，這對我們也很不利。

李鋒：泰康保險集團股份有限公司屬于世界五百強企業(yè)，因為每個甲方乙方的情況都不一樣，合同需要多次的制定審查。另外，與我們公司合作的供應(yīng)商很多都有十多年的時間，溝通起來較為容易，產(chǎn)生的合同糾紛也較少，有問題及時溝通，及時解決。

賈紫薇：如果以后糾紛出現(xiàn)，并且無法協(xié)商解決時，除了法律途徑，是否希望出現(xiàn)一個像貿(mào)促會這樣的機構(gòu)制定相關(guān)規(guī)范并進行調(diào)解，這樣又是否能讓會獎市場更健康地發(fā)展？

許勁喬：現(xiàn)階段的行業(yè)規(guī)范來之不易。這么多年來，會獎行業(yè)背后只有一條《旅游法》在做支撐，未來是否會立法也不得而知，沒有一個具體的評判標準，這會給行業(yè)帶來很多的不安感。會獎行業(yè)的高速發(fā)展必然會帶來一些問題，如果沒有一套健全的、規(guī)范的、賦予行政力量的管理體系來監(jiān)管整個市場，讓整個會獎市場更加合規(guī)，第二個、第三個葛蘭素史克事件必然還會出現(xiàn)，所以，一個類似貿(mào)促會這樣的非常中立的、權(quán)威的第三方來對行業(yè)進行評估非常有必要。

徐思：像貿(mào)促會這樣的能夠保護合同雙方利益的機構(gòu)出現(xiàn)非常有利于市場發(fā)展，通過相關(guān)規(guī)范的制定與推廣使得市場更加條理化。另外，我認為，甲乙雙方一定都不希望走到通過法律來解決問題的這一步，如果能有這樣的一個橋梁能夠幫助大家能夠更順暢的溝通，這非常有利于行業(yè)發(fā)展。

梁偉虹：對于境外的DMC，我也有這樣的同感，如果是貿(mào)促會能夠介入并且制定標準的程序，當問題出現(xiàn)時，我們就不用馬上在進入法律途徑。像貿(mào)促會這樣權(quán)威的、耳熟能詳?shù)臋C構(gòu)也能夠使合作的多方更加具有安全感。

李鋒：如果有貿(mào)促會這樣一個機構(gòu)制定相關(guān)標準，讓更多的評估能夠落地，做一些合規(guī)方面的認證，這能夠使甲乙雙方的合作更加規(guī)范順暢。

林宇：我還想提兩個建議，首先，我們原來做過ISO9001的認證，但是這個標準適用于所有行業(yè)，并不僅僅針對會獎行業(yè)，我覺得后期應(yīng)該有類似貿(mào)促會這樣的機構(gòu)依據(jù)會獎行業(yè)的特殊性來針對性制定相關(guān)標準，這樣的標準更容易被行業(yè)所接受；另外，現(xiàn)在更多的MICE業(yè)務(wù)會和國外的DMC產(chǎn)生聯(lián)系，我們也可以建立一些數(shù)據(jù)庫，收錄一些較好的、能夠認可我們標準的DMC，這樣也能使相應(yīng)業(yè)務(wù)進行的更加快捷。