EPC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制初探

李蘭平

【摘要】當(dāng)前，我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，在建筑行業(yè)的工程項(xiàng)目管理方面也實(shí)現(xiàn)了長足的發(fā)展和深遠(yuǎn)的進(jìn)步，在工程項(xiàng)目檔案管理方面進(jìn)行了大膽的嘗試和不斷的探索，有越來越多的企業(yè)不斷創(chuàng)新項(xiàng)目管理模式和方法，并取得了十分理想的成效。當(dāng)前，從某種意義上來說，EPC總承包項(xiàng)目檔案管理模式已經(jīng)成為我國工程承包市場上大力推行的總承包模式之一?；诖耍疚闹胤治龊脱芯縀PC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制等相關(guān)方面的內(nèi)容，希望為相關(guān)從業(yè)者提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】EPC總承包項(xiàng)目 檔案管理 過程控制

1 EPC總承包項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)涵

EPC總承包項(xiàng)目檔案管理主要指的是總承包工程項(xiàng)目檔案從收集、歸檔、整理編目、妥善保管一直到向相關(guān)的企業(yè)檔案部門進(jìn)行移交，在整個(gè)過程中都需要總承包商的設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、調(diào)試、試運(yùn)行、監(jiān)理等一系列相關(guān)方面的工程參建單位共同參與，團(tuán)結(jié)協(xié)作，這是一項(xiàng)需要各個(gè)部門進(jìn)行緊密協(xié)作的系統(tǒng)性工程。參與的任何一個(gè)方面都要充分完善自身的工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)有效的交流和互動(dòng)，形成合力。

2 EPC總承包項(xiàng)目檔案管理的主要職責(zé)

2.1對(duì)于分包商檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)：

（1）整個(gè)總包工程項(xiàng)目建立檔案管理系統(tǒng)，建立建全統(tǒng)一的檔案管理制度規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

（2）指導(dǎo)并監(jiān)督分包商們，將工程檔案管理同步到工程建設(shè)工作中；執(zhí)行統(tǒng)一的檔案整編標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

（3）將總承包工程項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任制；項(xiàng)目文件材料的收集，管理納入工程建設(shè)計(jì)劃中，納入各部門的崗位責(zé)任制與職責(zé)范圍，定期考核；將檔案管理納入到合同之中，將檔案移交完整與否和工程款結(jié)算相掛鉤。

2.2.檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交職責(zé)：

（1）指導(dǎo)總包工程項(xiàng)目各部門工程建設(shè)的前期文件、項(xiàng)目現(xiàn)場管理、施工、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等各類文件材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，并及時(shí)向企業(yè)檔案部門移交檔案。

（2）接收分包商文件材料的檔案歸檔，并進(jìn)行審核、驗(yàn)收。對(duì)總包項(xiàng)目的全部檔案進(jìn)行整理并匯總。

（3）按照業(yè)主及EPC合同相關(guān)規(guī)定，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向業(yè)主檔案部門移交工程項(xiàng)目竣工檔案。

3 EPC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制分析

3.1.工程前期收集和整理以下資料：可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件、項(xiàng)目選址及其報(bào)批文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書及其報(bào)批文件、招投標(biāo)文件、合同評(píng)審及談判記錄、合同、協(xié)議書，各種往來函件等。

3.2.設(shè)計(jì)階段所涉及的文件資料主要包括：基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、工程設(shè)計(jì)計(jì)算書、概預(yù)算材料和相關(guān)的信函等等。

3.3.采購階段的檔案信息主要包括：設(shè)備的采購合同文件、工程采購合同文件、采購詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)文件、招標(biāo)/評(píng)標(biāo)/中標(biāo)文件及其記錄、設(shè)備檢驗(yàn)文件等等。

3.4.施工階段所涉及的檔案信息主要包括：開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、施工計(jì)劃、施工招投標(biāo)中標(biāo)文件、施工分包合同、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工程開工審批文件等。

3.5.設(shè)備試運(yùn)行階段檔案管理的過程控制主要包括：機(jī)組試運(yùn)行計(jì)劃和方案、啟動(dòng)驗(yàn)收鑒定書、工作報(bào)告、調(diào)試試驗(yàn)大綱、審核意見，機(jī)組并網(wǎng)發(fā)電的請(qǐng)示、批復(fù)等文件。

3.6.工程竣工驗(yàn)收階段所涉及的檔案信息主要包括：竣工驗(yàn)收文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及會(huì)議文件、最終接收證書、履約合格證及相關(guān)文件、工程設(shè)計(jì)總結(jié)、工程施工總結(jié)等。

4加強(qiáng)工程檔案管理工作的過程控制的方法

4.1.總包工程的檔案管理與工程建設(shè)同步開展，共同促進(jìn)。EPC總承包項(xiàng)目所涉及的工期特別長，制項(xiàng)目眾多，并且相關(guān)的參與單位和具體工作存在著比較明顯的交叉問題，這使得檔案管理工作面臨很大的難度，特別容易產(chǎn)生文件丟失的問題，為了在最大程度上確保EPC總承包項(xiàng)目檔案收集的完整性和及時(shí)性，要有效確保檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的初期，檔案部門就要委派專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，針對(duì)項(xiàng)目各個(gè)階段的文件材料都維持在每道工序結(jié)束階段，及時(shí)歸集，在最大程度上確保歸檔文件材料的完整性及時(shí)性。

4.2.根據(jù)具體情況進(jìn)一步建立健全工程總承包文件跟蹤管理網(wǎng)絡(luò)。把內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為主體，有效通過INTERNET網(wǎng)和電子郵件與各分包商進(jìn)行緊密的溝通和聯(lián)系，根據(jù)總承包項(xiàng)目的工作程序和檔案工作自身的特點(diǎn)，布網(wǎng)、建點(diǎn)、設(shè)人，以點(diǎn)接線以線聯(lián)網(wǎng)，確保網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目。

4.3.與工程技術(shù)、管理人員等相關(guān)方面進(jìn)行有效的聯(lián)系。檔案人員要深入到施工現(xiàn)場與相關(guān)的工程技術(shù)管理人員進(jìn)行緊密的溝通和密切的聯(lián)系，通過多種方式進(jìn)行技術(shù)交流，督促相關(guān)人員對(duì)于項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入細(xì)致的記錄，同時(shí)，在編制文件材料中涉及檔案方面的問題進(jìn)行有針對(duì)性的解答，指導(dǎo)具體的案卷編制方法，以滿足檔案管理的要求。

5 EPC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制工作中需要注意的問題

5.1.在實(shí)踐的過程中要有針對(duì)性的嚴(yán)格根據(jù)國家檔案局和相關(guān)的行業(yè)及業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，來制定出相對(duì)應(yīng)的與本工程實(shí)際情況相符合的檔案管理制度，進(jìn)一步明確各自的職責(zé)和工作范圍，并和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制有效連接。例如：文件材料如果沒有按照相關(guān)的要求進(jìn)行歸檔，就不能展開相對(duì)應(yīng)的工程結(jié)算。

5.2在工程總承包項(xiàng)目的初始階段，總包項(xiàng)目部一定要有針對(duì)性的把檔案管理工作提到領(lǐng)導(dǎo)議事日程中來，并從根本上確保每一個(gè)負(fù)責(zé)人都具備檔案工作的分管責(zé)任。

5.3.由于工程總承包項(xiàng)目所涉及的單位十分復(fù)雜，并且各個(gè)分包商都不具備基本的專職檔案人員，在這樣的情況下，總包項(xiàng)目部一定要針對(duì)分包商的人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們的職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)有效提升，為后續(xù)的檔案管理和歸檔工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

6結(jié)語

綜上所述，有針對(duì)性的對(duì)于EPC總承包項(xiàng)目檔案管理之過程控制工作進(jìn)行有效的分析和研究是十分重要而且必要的，在工程總承包項(xiàng)目當(dāng)管理的過程中要統(tǒng)一規(guī)定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件等一系列相關(guān)方面內(nèi)容，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，在最大程度上有效確保整個(gè)工程總承包項(xiàng)目檔案管理的有效性和一致性，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)有序的推進(jìn)。