淺談高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制

孫小喬

摘要：為了適應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展，企業(yè)規(guī)范管理意識和科學(xué)管理水平也日漸提高，目前隨著我國經(jīng)濟(jì)市場的不斷變化和發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行內(nèi)部控制管理也有著十分重要的作用，對于推進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。本文主要針對高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制進(jìn)行分析，有利于更加規(guī)范高校后勤采購與付款內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步促進(jìn)高校后勤管理的水平。

關(guān)鍵詞：高校后勤;物資采購;付款;內(nèi)部控制

隨著2000年進(jìn)行高校后勤社會化改革以來，我國高校后勤的發(fā)展速度正在逐年提高。對于高校后勤部門來說，盈利是次要的，主要目的就是為了進(jìn)一步穩(wěn)定和服務(wù)學(xué)校。因此對于高校后勤物資采購與付款方面相關(guān)的內(nèi)部控制工作就顯得十分重要。

一、高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制重要性

高校中的后勤部門主要工作內(nèi)容就是要保證全校師生的吃喝住行問題能夠有所解決，所以后勤部門在工作的過程中主要工作內(nèi)容就是物資采購，特別是對農(nóng)副產(chǎn)品的采購。但是農(nóng)副產(chǎn)品的來源渠道多種多樣而且具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)工作人員素質(zhì)不統(tǒng)一，因此在進(jìn)一步完善后勤單位物資和財產(chǎn)的完整和安全方面也大大的增加了成本核算數(shù)量。在此基礎(chǔ)上必須要加強對采購與付款的內(nèi)部控制制度的健全[1]。首先，保證采購與付款內(nèi)部控制制度完善，這樣可以大大減少采購問題的發(fā)生，一般情況下內(nèi)部控制制度的主要辦事原則就是要依靠多層次的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以及規(guī)律連貫的經(jīng)辦手續(xù)，從而能夠進(jìn)一步加強高校后勤管理業(yè)務(wù)采購與付款的透明度和真實度。其次，再進(jìn)一步完善采購與付款的內(nèi)部控制制度也可以有效的降低成本。在高校后勤利用，采購與付款的內(nèi)部控制制度效果也比較明顯，特別是相關(guān)飲食采購工作方面。由于農(nóng)產(chǎn)品價格飄忽不定，不同城市不同地點的價格都會有所差異，因此在原材料采購的過程當(dāng)中，會產(chǎn)生許多不確定的因素，因此需要通過內(nèi)部控制制度來進(jìn)一步穩(wěn)定成本管理。

二、高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制的制定與實施

以全日制普通本科院校為例，該學(xué)校創(chuàng)辦于90年代初期，屬于一所財經(jīng)類院校。在學(xué)校中一共有18個學(xué)院，29個本科專業(yè)。經(jīng)過統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)該校有15000左右的全日制在校本科學(xué)生，500左右研究生，2000左右教職工人。隨著國家的支持和本校師生的不斷努力，近年來有200多個不同級別的課題，是經(jīng)過國家審核批準(zhǔn)的，教研成績豐富。另外學(xué)校內(nèi)部還具有省級的優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊以及國家級教學(xué)團(tuán)隊，同時還組建了科技創(chuàng)新團(tuán)隊。相關(guān)博士人數(shù)為400人左右，教授數(shù)量為100人左右，專任教師數(shù)量為1000人左右。另外還對校外以及國外其他出名的專家到學(xué)校任教。在這種情況下，學(xué)校后勤部發(fā)展在內(nèi)部采購與付款環(huán)節(jié)也出現(xiàn)了一些問題，具體內(nèi)容如下。

（一）采購的內(nèi)部控制

1.建立一個招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)管理小組，將后勤部門的物資采購工作交給這個小組人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。在招標(biāo)采購過程當(dāng)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要加強對招標(biāo)工作的監(jiān)督和管理，并且還要確定貨源。2.建立一個招標(biāo)考評工作小組。在這個小組內(nèi)工作的工作人員必須要對有關(guān)招標(biāo)物資采購的信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理和記錄，并且將參加招標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)計，隨后還要考察相關(guān)經(jīng)銷單位以及貨源的可靠性，保證相關(guān)經(jīng)銷單位等商業(yè)信譽等方面的情況較好。在充分了解，經(jīng)銷單位的企業(yè)信譽以及物資情況之后，在進(jìn)行投票決定，最終簽訂物資采購的貨源。其中，招標(biāo)采評的過程主要有七點。第一，相關(guān)采購部門需要在物資采購供應(yīng)合同期滿前的一個月，將采購招標(biāo)工作計劃進(jìn)行制定提出。第二，根據(jù)多途徑多渠道的方式，來發(fā)布各類采購物資的公開招標(biāo)信息，充分利用好網(wǎng)絡(luò)資源，大范圍的在網(wǎng)上進(jìn)行信息發(fā)布。第三，要對相關(guān)參與投標(biāo)的供應(yīng)商，提交的食品衛(wèi)生許可證，本人身份證，工商登記許可證以及法定代表人的證件進(jìn)行收集和檢查，如果情況特殊的話，可以要求對方提供產(chǎn)品樣品，在進(jìn)行審核合格之后發(fā)放標(biāo)書[2]。第四，相關(guān)招標(biāo)小組要對各類供應(yīng)商的投標(biāo)書和各類資質(zhì)證件的復(fù)印件進(jìn)行收集。第五，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要對經(jīng)銷單位的生產(chǎn)廠家，價格，物資品種，質(zhì)量，供應(yīng)能力以及相關(guān)單位的商業(yè)信譽和資質(zhì)進(jìn)行實地考察和審核。對于一些特殊的食物要求經(jīng)銷商未提供一定的實物樣本來進(jìn)行檢查，例如，面粉大米或者食用油。第六在投標(biāo)競爭的過程當(dāng)中要嚴(yán)格遵守公開，公正，公平競爭的原則。在審查同一種類產(chǎn)品的時候，首先要關(guān)注的要素為產(chǎn)品的質(zhì)量，產(chǎn)品價格是第二關(guān)注點，最后還要根據(jù)供貨商的誠信程度進(jìn)行擇優(yōu)選擇。第七，對于一些大量的物資可以根據(jù)總量劃分成不同的份額，從中標(biāo)單位中擇優(yōu)選擇最好的進(jìn)行同時送貨，這樣也有利于培養(yǎng)中標(biāo)單位之間的良性競爭，中標(biāo)之后要按照雙方都能夠接受的條款進(jìn)行合同的簽訂，雙方都要嚴(yán)格遵守合同內(nèi)容，供貨商要在合同要求的時間內(nèi)將相關(guān)物資進(jìn)行供應(yīng)，不可以擅自更改物資的種類以及價格。3.建立一個價格評定小組。該小組主要負(fù)責(zé)的內(nèi)容就是對相關(guān)采購合同進(jìn)行執(zhí)行和跟進(jìn)工作。并且對當(dāng)前市場等相關(guān)信息進(jìn)行及時有效的收集和了解，要對物資的價格和質(zhì)量進(jìn)行定期或者不定期的組織評價，這樣也有利于進(jìn)一步考核供應(yīng)商的商業(yè)信譽，也有利于對客戶的意見進(jìn)行及時的反饋和處理。

（二）采購控制流程

1.高校后勤部門的財務(wù)部門，項目核算人員要根據(jù)當(dāng)天的成本支出信息以及倉庫管理人員提出的物資情況進(jìn)行總結(jié)和統(tǒng)計，并且將最終結(jié)果提供給倉儲人員。

2.在相關(guān)生產(chǎn)部門需要根據(jù)高校的實際情況，對備料單進(jìn)行填寫，還要根據(jù)第二天所需要的物資數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計和記錄，最終將相關(guān)信息提供給倉儲人員[3]。

3.根據(jù)后勤部門的生產(chǎn)經(jīng)營需要，倉儲人員要對不同的貨物制定不同的授權(quán)規(guī)定，并且要將需要的產(chǎn)品種類列成一個表格并交給采購部門，采購部門要按照采購列表進(jìn)行物資購買，而且還要將采購?fù)ㄖ獑嗡偷截攧?wù)部門來進(jìn)行歸納整理。

4.在倉儲人員對相關(guān)采購?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行審核之后，采購部門要根據(jù)采購?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行物品訂購單的填寫，在填寫的過程當(dāng)中必須要按照所需要的物品，數(shù)量，時間，名稱，價格，規(guī)格，地址以及廠商名稱進(jìn)行準(zhǔn)確的填寫，并且還要對相關(guān)訂購單的編號進(jìn)行規(guī)定，最終由被授權(quán)的采購員進(jìn)行簽字。最后將相關(guān)訂購單送到倉儲人員進(jìn)行統(tǒng)計和歸納。

5.在采購的物資到達(dá)之后，采購部門要將相關(guān)物品的信息及時通知倉儲人員，并且由倉儲人員對物品進(jìn)行審查，入庫。在物品審查的過程當(dāng)中，倉儲人員要根據(jù)訂購單上要求的物品名稱，數(shù)量，質(zhì)量，規(guī)格以及到貨時間進(jìn)行核對和驗收，驗收之后再由倉儲人員進(jìn)行驗收單的填寫。

（三）付款的內(nèi)部控制

1.在進(jìn)行物資采購的付款預(yù)算的時候，是需要由高校后勤部的各個領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)高校的實際情況以及合同上的內(nèi)容進(jìn)行制定。在對相關(guān)信息了解之后，進(jìn)行編制，并且將整體的預(yù)算支付表進(jìn)行上報。2.在進(jìn)行實體物資采購的過程當(dāng)中，必須要按照采購的流程來給予相關(guān)管理部門一定的付款審批權(quán)，并且要明確。3.在倉儲人員對相關(guān)物品資料進(jìn)行驗收之后，需要開具一定的入庫單，因此采購人員要根據(jù)這個入庫單以及供應(yīng)商開具的發(fā)票，送往相關(guān)采購部以及實體負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審批，在審批完成之后再交給財務(wù)部門。4.財務(wù)部門在接收到相關(guān)的發(fā)票以及入庫單之后要根據(jù)采購合同規(guī)定的檢驗報告，付款條件，計量報告，采購發(fā)票，結(jié)算憑證，驗收證明等內(nèi)容進(jìn)行審核。5.在財務(wù)部門對相關(guān)材料的供貨憑證及相關(guān)審核結(jié)果了解以后，要求對供應(yīng)商的預(yù)付賬款情況進(jìn)行開發(fā)支票。6.如果發(fā)生退款情況，需要根據(jù)相關(guān)的退款管理制度進(jìn)行及時的收回，保證能夠追回貨物貨款。

三、結(jié)束語

總的來說，加強后高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制工作有著十分重要的意義，能夠推動高校后勤部門的順利發(fā)展，從而能夠為高校各項部門的順利進(jìn)行以及相關(guān)科研工作順利進(jìn)行提供了保證，有利于高校的進(jìn)一步發(fā)展，也有利于高校后勤部的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王照飛.高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制探究[J].現(xiàn)代國企研究，2015 （10）.

[2]宋清芝.淺談高校后勤物資采購與付款的內(nèi)部控制[J].科技資訊，2010 （31）：228-229.

[3]陳良.基于內(nèi)部控制視角的高校物資采購管理研究——以高校食堂物資采購為例[J].商業(yè)會計，2018 （9）：61-62.