大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策研究

房霞

【摘 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和移動(dòng)終端的普及，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)急劇增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，人們的工作、學(xué)習(xí)都深受大數(shù)據(jù)的影響，各企業(yè)的檔案管理也不例外。因此，企業(yè)如何做好大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)工作，受到社會(huì)各界的共同關(guān)注。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景；檔案信息；問(wèn)題；對(duì)策研究

一、大數(shù)據(jù)概述

1.大數(shù)據(jù)的定義。大數(shù)據(jù)的概念最早是由全球著名的咨詢公司麥肯錫所提出，但是關(guān)于大數(shù)據(jù)的具體定義，每個(gè)人的看法各有不同。有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種依托信息技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理和分析的形式；也有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是通過(guò)計(jì)算機(jī)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)一些有參考價(jià)值的信息進(jìn)行分析，至今對(duì)大數(shù)據(jù)仍未有一個(gè)統(tǒng)一的界定概念。

2.大數(shù)據(jù)的特征。雖然大數(shù)據(jù)并未有一個(gè)統(tǒng)一的界定概念，但是其擁有自己專屬的4種特性。

（1）大量的數(shù)據(jù)。如今許多人通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜尋自己想要的信息，或者在互聯(lián)網(wǎng)活動(dòng)中會(huì)留下許多有關(guān)于自己的個(gè)人信息。依據(jù)以上兩點(diǎn)，計(jì)算機(jī)可以從中獲得數(shù)量繁多的各類數(shù)據(jù)。

（2）低密度價(jià)值。以前人們只需在一個(gè)相對(duì)有限的范圍內(nèi)，搜尋自己想要的各類信息，但是隨著大數(shù)據(jù)內(nèi)容的增加，人們需要從一個(gè)較大的范圍內(nèi)搜尋自己所需要的信息內(nèi)容。對(duì)比之下，數(shù)據(jù)的可利用性呈現(xiàn)了低密度價(jià)值。

（3）較快的處理速度?；ヂ?lián)網(wǎng)資源容納了越來(lái)越多的信息內(nèi)容，為了滿足用戶的搜尋體驗(yàn)以及更好地管理這些信息，就需要提高信息的處理速度，只有較快的信息處理速度才可以顯示出大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高效信息管理優(yōu)勢(shì)。

（4）多種數(shù)據(jù)模式。在傳統(tǒng)信息化模式下，數(shù)據(jù)的表現(xiàn)方式主要為圖文和表格，但是在大數(shù)據(jù)背景下，有動(dòng)畫、音頻等多種數(shù)據(jù)模式。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.提升檔案管理效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)可以運(yùn)用檔案信息管理系統(tǒng)合理分析企業(yè)內(nèi)部的信息內(nèi)容，研究不同數(shù)據(jù)之間存在的因果聯(lián)系，使企業(yè)可以站在科學(xué)的角度，對(duì)企業(yè)內(nèi)部未來(lái)的人力資源狀況進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測(cè)?？傮w而言，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作中所經(jīng)過(guò)的每個(gè)流程都可以在大數(shù)據(jù)的背景下進(jìn)行，使企業(yè)的人力資源工作始終在具有科學(xué)理論依據(jù)的情況下完成，從而提高了檔案管理工作的效率，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

2.實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。早期的企業(yè)檔案管理工作，往往是在工作人員常年積累的工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上開(kāi)展的，僅能為企業(yè)人力資源管理工作提供有限的幫助。然而在大數(shù)據(jù)的幫助下，企業(yè)可以針對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行相關(guān)人員培訓(xùn)，對(duì)人員比例、崗位職責(zé)等內(nèi)容進(jìn)行信息化處理，將其系統(tǒng)地記錄在檔案中，并對(duì)這些信息內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)對(duì)比，實(shí)現(xiàn)量化的管理模式。在這種管理模式下，企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作更具科學(xué)性。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.信息內(nèi)容來(lái)源過(guò)于簡(jiǎn)單。信息內(nèi)容來(lái)源只有檔案，內(nèi)容所覆蓋的信息十分有限，且具有較高的相似性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。①對(duì)檔案信息的填寫不足以體現(xiàn)個(gè)人特征。②在個(gè)人考核評(píng)價(jià)內(nèi)容中，也存在抄襲現(xiàn)象，許多企業(yè)員工的評(píng)價(jià)內(nèi)容十分相似，無(wú)法看出個(gè)人特征。③檔案撰寫的內(nèi)容篇幅有限，每位員工僅書寫一份工作總結(jié)，就是年度考核表，所填寫的文字部分僅占據(jù)A4紙張面積的2/3大小，無(wú)法詳細(xì)反映每位員工在全年中的工作業(yè)績(jī)，且受限于檔案的保密要求，當(dāng)事人無(wú)法通過(guò)查閱自身檔案，檢查檔案內(nèi)容是否齊全，更不能做到隨時(shí)補(bǔ)充和完善。

2.資金分配不合理。企業(yè)管理層主要思考的問(wèn)題在于，如何在這種情況下謀求更高層次的發(fā)展，只能選擇將更多的經(jīng)費(fèi)投放在人才培養(yǎng)以及科研等領(lǐng)域。此外，企業(yè)管理層不重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，不能投入足夠的經(jīng)費(fèi)，使有的企業(yè)缺乏基本的檔案保管硬件設(shè)施，有的企業(yè)只配備了電腦與掃描儀，個(gè)別企業(yè)雖然采用了較為先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)，擁有了專屬的服務(wù)器，但是其卻并未與互聯(lián)網(wǎng)和其他系統(tǒng)相連接，無(wú)法自動(dòng)收集大數(shù)據(jù)信息，更無(wú)從談起使用云計(jì)算等技術(shù)。

3.不能充分利用檔案。目前，各企業(yè)中的檔案信息主要用于企業(yè)日常管理中的信息統(tǒng)計(jì)，偶爾可以滿足外界的信息查詢需求。檔案管理系統(tǒng)中的主要信息是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，所含的信息內(nèi)容量較小，只能反映當(dāng)前人力資源現(xiàn)狀，無(wú)法借用大數(shù)據(jù)進(jìn)行人力資源管理過(guò)程中的細(xì)節(jié)量化，更不能預(yù)估企業(yè)人力資源的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

4.缺乏相應(yīng)的企業(yè)檔案管理人員。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷繁榮，企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模正在逐年增多，需要進(jìn)行管理的檔案數(shù)量呈直線上升趨勢(shì)，企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作內(nèi)容日益增加?，F(xiàn)階段，許多企業(yè)內(nèi)部缺乏相應(yīng)的檔案管理人員，即便設(shè)置了專人進(jìn)行管理，但這些人員往往缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，甚至有的企業(yè)聘用兼職人員進(jìn)行檔案管理，這些人員礙于本職工作，沒(méi)有足夠的精力完成檔案管理工作。

5.檔案管理工作的信息化程度較低。近幾年，雖然已經(jīng)有一些企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，但是仍然存在企業(yè)內(nèi)信息化水平較低的現(xiàn)象，例如有的企業(yè)僅將信息化水平停留在打印檔案目錄的階段。如此一來(lái)，不僅無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行分類與匯總，而且也無(wú)法檢索所需的檔案信息，甚至有的企業(yè)使用紙質(zhì)檔案來(lái)完成檔案管理工作。此外，由于部分企業(yè)的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通過(guò)手工完成，浪費(fèi)人力。

四、改善企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)企業(yè)教職工的檔案管理意識(shí)。檔案資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展十分重要，因此，企業(yè)應(yīng)從管理層做起，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度。在日常工作中，企業(yè)應(yīng)通過(guò)有效的宣傳和教育手段，向企業(yè)員工普及檔案管理的相關(guān)知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。在這種氛圍下，從事檔案管理工作的人員才能從內(nèi)心深處對(duì)這份工作產(chǎn)生熱愛(ài)之情，才能將這份工作做到盡善盡美。

2.增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化程度。近年來(lái)，隨著企業(yè)對(duì)檔案管理工作的改革，檔案管理逐漸走向信息化。現(xiàn)階段，所強(qiáng)調(diào)的檔案管理信息化，是指用電子化載體代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，用動(dòng)態(tài)管理模式代替靜態(tài)展示模式。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要注意聽(tīng)取檔案管理人員所提出的種種意見(jiàn)，選取適用本企業(yè)管理模式的管理軟件，逐步提高信息化建設(shè)水平，完成信息化建設(shè)工作。

3.健全檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)。若想合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，要做到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)開(kāi)放。針對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司的工程管理而言，如果將企業(yè)的工程管理檔案信息同時(shí)存放于一個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)中，建設(shè)一個(gè)大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺(tái)。在此平臺(tái)上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對(duì)相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入對(duì)比，例如可以分析出工程實(shí)際工期進(jìn)度和計(jì)劃工期進(jìn)度的差距，方便工程管理方及時(shí)進(jìn)行工期施工調(diào)整，加快工程施工進(jìn)度。

五、結(jié)語(yǔ)

以大數(shù)據(jù)為背景下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的歷程。在該過(guò)程中，企業(yè)要意識(shí)其重要性與必要性，使檔案管理信息化建設(shè)為其人力資源、工程管理等工作提供強(qiáng)有力的支撐。現(xiàn)階段，全國(guó)范圍內(nèi)的多個(gè)企業(yè)及事業(yè)單位的檔案數(shù)字化工作正處在建設(shè)與驗(yàn)收階段，相信在不久的將來(lái)，數(shù)字化、大數(shù)據(jù)化的檔案必將全面建成。

【參考文獻(xiàn)】

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