服裝外貿(mào)跟單流程優(yōu)化探討

周苗苗 馬曉曉 樓亞芳

摘要：服裝外貿(mào)跟單中的每個環(huán)節(jié)緊緊相連，若一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會影響后面的作業(yè)進(jìn)度的實施。各作業(yè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，也是服裝外貿(mào)能否成功的關(guān)鍵。本文對服裝外貿(mào)跟單流程做整體分析，并提出運(yùn)用信息化系統(tǒng)對外貿(mào)流程進(jìn)行有效的管理和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：服裝；外貿(mào)跟單；優(yōu)化

一、項目意義

我國是世界上紡織服裝生產(chǎn)進(jìn)出口的大國，對我們寧波地區(qū)而言，紡織服裝是我們的支柱產(chǎn)業(yè)，尤為重要。近幾年受到了各類因素的影響，紡織服裝進(jìn)出口額增長幅度有所降低，但總體上仍保持相當(dāng)高的量。

隨著歐美等國家不斷增加紡織服裝品的技術(shù)貿(mào)易壁壘，對它們的環(huán)保、安全等性能要求也越來越高，進(jìn)而也對我國紡織服裝品的生產(chǎn)相應(yīng)地提出了更高的要求。在這種情況下，服裝跟單工作顯得越發(fā)重要了，這是因為服裝外貿(mào)的核心就是取得并完成客戶訂單。服裝跟單就是以客戶的服裝訂單為依據(jù)，跟蹤服裝生產(chǎn)加工過程，并對客戶訂單里的產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量，以及交貨期負(fù)責(zé)。它是連接客戶與企業(yè)、企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與市場的橋梁與紐帶，是一項集復(fù)雜性、多變性、協(xié)調(diào)性和綜合性為一體的工作。服裝跟單的好壞直接關(guān)系到已獲取的訂單能否按時、按質(zhì)量完成，能否按時或及時全數(shù)收回貨款，進(jìn)而會影響到企業(yè)的利潤與存亡。

二、當(dāng)前我國服裝外貿(mào)流程的現(xiàn)狀及存在的問題

當(dāng)前服裝外貿(mào)企業(yè)跟單階段崗位劃分不一。目前主要有以下三種：

（1）業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)跟單（理單）、生產(chǎn)跟單、質(zhì)檢（QC）四個環(huán)節(jié)完全分開，由四個部門或組協(xié)調(diào)完成。

（2）業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)跟單（理單），生產(chǎn)跟單兼QC，由三個部門或組協(xié)調(diào)完成。

（3）業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)跟單兼生產(chǎn)跟單和QC，由兩個部門或組協(xié)調(diào)完成。

由于服裝跟單涉及的方面廣，內(nèi)容多，時間長，牽涉的部門環(huán)節(jié)多，又缺乏專業(yè)型綜合人才，所以服裝外貿(mào)跟單設(shè)置有業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)跟單，生產(chǎn)跟單和質(zhì)檢（QC）崗位。從表面上看，各個部分分開執(zhí)行任務(wù)，業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)與客戶溝通、談判、接單、簽訂合同；業(yè)務(wù)跟單（理單）負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)員接來的訂單進(jìn)行翻譯和整理，并及時接收客戶的意見反饋；生產(chǎn)跟單負(fù)責(zé)訂單的生產(chǎn)和質(zhì)量貨期；QC負(fù)責(zé)所有貨物的質(zhì)量檢驗。雖然每個部分都分工明確，各有所長，部門里的人也各盡其職，可以更好地完成工作，但在實際工作中卻沒有達(dá)到這種理想的效果。管理上把外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程分割成一段段的環(huán)節(jié)，忽略了系統(tǒng)的整體性。企業(yè)內(nèi)部里的業(yè)務(wù)部門與職能部門之間有嚴(yán)格的工作分工，業(yè)務(wù)的洽談從報價開始到合同的簽訂履行，一級一級往上報，層層審批，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，效率低，責(zé)任不明確，收匯跟蹤不及時，不利于貨款的回籠，甚至?xí)霈F(xiàn)逾期收匯和呆壞賬的現(xiàn)象； 在履行合同的過程中，貨物裝運(yùn)、單據(jù)繕制和交單議付一整套業(yè)務(wù)流程由職能部門承擔(dān)，且手工操作效率低，準(zhǔn)確性差，這一環(huán)節(jié)與業(yè)務(wù)部門的工作分隔開來，不利于及時與用戶保持聯(lián)系，通知用戶裝運(yùn)情況； 當(dāng)使用CFRICPT等貿(mào)易術(shù)語簽約時，不利于及時通知用戶投保，從而導(dǎo)致企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量難以令用戶滿意，甚至造成不必要的損失。

三、流程梳理

流程優(yōu)化要求對現(xiàn)行的企業(yè)流程進(jìn)行認(rèn)真深入的反省，重新思考，并要求利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，確定核心工作流程，取消不必要的工作流程和步驟，縮短工作時間，提高工作效率，減少人員，降低流程成本。梳理優(yōu)化后的流程框架如圖1所示。

四、流程優(yōu)化的基本方向

跟單流程優(yōu)化是打造供應(yīng)鏈管理能力的重要一環(huán)，最終目的是通過流程優(yōu)化改變目前業(yè)務(wù)運(yùn)作中不合理的部分，使業(yè)務(wù)員的個人資源和能力轉(zhuǎn)換為組織資源和能力，在集約化運(yùn)作的基礎(chǔ)上開展供應(yīng)鏈管理，從而使重構(gòu)后的業(yè)務(wù)流程能最大限度地發(fā)揮集團(tuán)的整體資源優(yōu)勢，并在最大程度上提高工作效率。

1.信息化

建立一套以合同為主線，由計算機(jī)來完成對企業(yè)內(nèi)外部的信息處理和管理，使出口業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上使企業(yè)內(nèi)部的工作形成一個有機(jī)的整體，大大提高工作效率，使企業(yè)結(jié)構(gòu)清晰，提高企業(yè)的反應(yīng)速度，增強(qiáng)企業(yè)適應(yīng)市場的能力；同時管理信息系統(tǒng)將改變集權(quán)式的組織結(jié)構(gòu)，并要求企業(yè)進(jìn)行必要的人員調(diào)整，再造后的業(yè)務(wù)流程，可以解決企業(yè)內(nèi)部管理存在的許多問題，同時彌補(bǔ)不足。

這個系統(tǒng)涵蓋了從詢價接單到收款完成的整個流程。訂單下發(fā)之前分別對客戶及產(chǎn)品進(jìn)行管理 ，建立客戶資料、搜集與整理客戶信息；產(chǎn)品管理：了解產(chǎn)品工藝 ，對產(chǎn)品價格熟悉。根據(jù)這兩方面進(jìn)行報價并形成訂單。形成訂單之后，下生產(chǎn)單到工廠，經(jīng)審核后，產(chǎn)生物料需求BOM表 ，根據(jù)物料情況排定生產(chǎn)計劃。在原材料充足的情況下，做排產(chǎn)安排，系統(tǒng)協(xié)助進(jìn)行生產(chǎn)工序管理，領(lǐng)料并生產(chǎn)。同時還包括對生產(chǎn)過程的監(jiān)管及品質(zhì)檢驗，合格的產(chǎn)品入倉庫，不合格的需要重新返工或者產(chǎn)品召回。在物料不充足的情況下，需要原材料的采購。原材料的采購即需要對供應(yīng)商進(jìn)行管理。先請購、后采購，收到原材料后進(jìn)行材料的檢驗，合格的入庫備用，不合格的退回至供應(yīng)商。供應(yīng)商提供貨物后會開具發(fā)票，即產(chǎn)生相應(yīng)的付款。產(chǎn)品檢驗合格入庫后要做產(chǎn)品發(fā)貨管理 ，安排物流進(jìn)行發(fā)貨。后面開具發(fā)票做收款催款作業(yè)。這種供應(yīng)式的信息化管理系統(tǒng)極大地方便了每個環(huán)節(jié)的有效進(jìn)行。對于客戶管理、訂單管理、生產(chǎn)計劃管理、采購管理、庫存管理、財務(wù)管理、發(fā)貨管理、物流管理 、出口作業(yè)管理及單證管理 、產(chǎn)品管理以及郵件管理，所有的作業(yè)模塊都必須經(jīng)過上級主管以上人員的審核才可以進(jìn)行下面環(huán)節(jié)的作業(yè)，這樣從根本上限制了員工的權(quán)限，也杜絕了資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。每個人分工明確 ，責(zé)任落實到個人。其次，通過系統(tǒng)可以清楚地看到公司和客戶的一個基本聯(lián)絡(luò)狀態(tài)，而且可以根據(jù)不同客戶不同市場的具體情況 ，及時調(diào)整公司的外貿(mào)策略。因此通過信息化系統(tǒng)管理與控制，能使企業(yè)的管理更為有效，流程更為優(yōu)化。

2.以人為本

為了保證企業(yè)流程再造的成功，必須樹立以人為本的管理理念，人才是企業(yè)的核心資源，加強(qiáng)員工的教育培訓(xùn)，激發(fā)其斗志，企業(yè)才會有活力。外貿(mào)企業(yè)擁有一批懂得國際貿(mào)易業(yè)務(wù)的人才，這是企業(yè)的優(yōu)勢，然而電子商務(wù)的發(fā)展，對從事國際貿(mào)易的從業(yè)人員提出了新的要求； 企業(yè)的流程再造需要一支高素質(zhì)的再造隊伍。所以，企業(yè)要花大力氣提高員工的技能，豐富其知識，更新其觀念。只有企業(yè)的人才跟上了知識經(jīng)濟(jì)的步伐，企業(yè)才可能在市場經(jīng)濟(jì)中立于不敗之地。

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作者簡介：

周苗苗（1999.12- ），女 ，漢族 ，浙江溫州，浙江紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院，學(xué)生；

樓亞芳，女，漢族，浙江東陽，浙江紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副教授，碩士研究生，研究方向：服裝外貿(mào)、服裝市場營銷。