高校學籍檔案、教學檔案與學生檔案及其關(guān)系研究

■ 李青照 王曉慧 李國紅

關(guān)鍵字：學籍檔案 教學檔案 學生檔案關(guān)系

做好高校學籍檔案管理是學校大學生就業(yè)服務的最根本工作之一，是畢業(yè)生與用人單位之間的重要紐帶。如今，很多師生對高校學籍檔案的特點、范圍和作用認識不清，很容易與教學管理中的教學檔案、學生管理中的學生檔案相混淆，在使用這些檔案的過程中出現(xiàn)檢索困難，重要價值檔案查找不全、遺漏等現(xiàn)象。三者之間雖內(nèi)容不同，卻存在著一定的包含、轉(zhuǎn)化、補充、證明的關(guān)系。本文擬對學籍檔案、教學檔案、學生檔案進行概念、內(nèi)容、管理與作用這四方面的比較及關(guān)系研究，為檔案管理者與利用者在日常管理與使用中提供參考。

一、高校學籍檔案、教學檔案與學生檔案

（一）高校學籍檔案

高校是高等院校的簡稱，我國高校包括各類普通高等學校和成人高等學校，本文所研究的高校側(cè)重普通高等學校。1977年恢復高考后，我國高校學籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、常態(tài)化軌道。

1、高校學籍檔案的概念與內(nèi)容

高校學籍檔案是指高校從事本科學生、?？茖W生和博士/碩士研究生的學籍管理活動中直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的歷史記錄。高校學籍檔案可以從廣義和狹義兩方面理解，狹義的高校學籍檔案僅指記錄和反映高校學生學籍信息（姓名、性別、出生日期、民族、證件號碼、學校名稱、層次、專業(yè)、入學時間、離校時間等內(nèi)容）的材料，如學生登記表、學籍卡、學信網(wǎng)登記的學籍信息等。廣義的高校學籍檔案不僅包括記錄和反映高校學生學籍信息的材料，還包括與高校學生學籍活動有關(guān)的各種材料。根據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學校學生學籍管理辦法》和2017年教育部第41 號令《普通高等學校學生管理規(guī)定》，高校學生學籍管理活動涉及入學與注冊、考核與成績記載、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學、休學與復學、退學、畢業(yè)與結(jié)業(yè)及學業(yè)證書管理七個方面。

從高校學籍檔案管理實踐來看，其內(nèi)容可分為兩類，一種是以學院、專業(yè)等屬性為單位集中保存的，反映多個學生學籍情況的綜合學籍檔案，如錄取新生簡明登記表、成績冊、畢業(yè)資格審查表、畢業(yè)生領(lǐng)證簽名冊、畢業(yè)生檔案去向等材料；一種是以學生為單位集中保存的，反映某個學生學籍情況的個人學籍檔案，如報考登記表、學生登記表、個人成績單、畢業(yè)生登記表、學位材料、個人獎懲材料等。

2、高校學籍檔案的管理與作用

高校學籍檔案一般由高校的招生、教務、研究生培養(yǎng)、就業(yè)指導等相關(guān)部門形成并按年度進行管理。學生畢業(yè)后，綜合學籍檔案與個人學籍檔案的管理方式和發(fā)揮的作用不盡相同。

綜合學籍檔案由檔案形成部門按照規(guī)定要求整理歸檔后，移交高校檔案館進行統(tǒng)一保管并提供利用。該類學籍檔案的作用主要體現(xiàn)在三個方面：第一，反映學生學習經(jīng)歷，是進行學歷認證、出國留學、干部政審的重要憑證，第二，記錄學生學歷情況，是干部人事檔案補充檔案材料的重要依據(jù)；第三，反映學籍管理活動，是高校按規(guī)定招錄培養(yǎng)學生的重要體現(xiàn)；第四，充實檔案館藏內(nèi)容，是高校檔案館發(fā)揮服務職能的重要載體。

個人學籍檔案的管理分兩種情況。本科、?？茖W歷層次的個人學籍檔案（報考登記表、學生登記表、成績單、畢業(yè)生登記表等）一般僅有一份，學生畢業(yè)后歸入學生個人檔案袋密封后轉(zhuǎn)遞；研究生學歷層次的個人學籍檔案（研究生登記表、研究生培養(yǎng)登記表、成績單、畢業(yè)研究生登記表、學位申請書、論文評閱書、答辯會議記錄及決議等）一般有兩份，學生畢業(yè)后，其中一份連同研究生報考登記表、專家推薦書、個人獎懲材料等裝入學生個人檔案袋密封后轉(zhuǎn)遞，另一套則由研究生培養(yǎng)部門以學生為單位進行整理歸檔后，移交高校檔案館進行統(tǒng)一保管并提供利用。該類學籍檔案的主要作用在于轉(zhuǎn)化為學生個人檔案的一個重要組成部分，完整反映學生在高校學習的經(jīng)歷。而高校檔案館保存的一套研究生個人學籍檔案，其作用與綜合學籍檔案基本一致。

（二）高校教學檔案

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學校檔案管理辦法》中明確指出，高校文件材料的歸檔范圍有黨群、行政、學生、教學、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版、外事、財會類十一個類別。其中，教學檔案在各類高校檔案中數(shù)量最多，體現(xiàn)高校主要職能和管理活動，是高校檔案的一個重要組成部分。

1、高校教學檔案的定義與內(nèi)容

高校教學檔案指各類高校從事教學管理、教學實踐、教學研究等活動直接形成的具有保存價值的歷史記錄。根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》（DA/T 10- 1994）行業(yè)標準中關(guān)于高校教學檔案的分類方法，高校教學檔案可劃分為教學工作綜合、學科與實驗室建設(shè)、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學位、畢業(yè)生、教材八個類別。

2、高校教學檔案的管理與作用

高校教學檔案類別多、數(shù)量大，其歸檔單位涉及高校教務、學科建設(shè)、研究生培養(yǎng)、就業(yè)指導等行政部門，以及各個學院、研究院（所）等教學與科研單位。各歸檔單位按照規(guī)定和要求對教學檔案進行整理歸檔后，定期移交高校檔案館進行統(tǒng)一保管并提供利用。教學檔案中應歸入學生個人檔案的文件材料，按各高校相關(guān)規(guī)定進行歸檔。

相對于高校學籍檔案而言，高校教學檔案涵蓋的內(nèi)容更全面，從宏觀管理和全局發(fā)展的高度反映了某所高校開展的有教學有關(guān)的全部工作，其作用主要體現(xiàn)在以下方面：第一，是反映高校教學管理、實踐、研究等活動全過程的真實記錄，是高校發(fā)展歷程的有力印證；第二，是展現(xiàn)高校辦學實力和師資水平的原始材料，是衡量高校教學水平和教學質(zhì)量的重要依據(jù)；第三，是承載高校教學活動實踐經(jīng)驗和教訓的客觀記錄，是促進高校不斷提高教學管理水平的寶貴資源。

（三）高校學生檔案

2013年9月1日《中小學生學籍管理辦法》正式實施前，我國對學生學籍管理的重點在于加強大學生的學籍管理，出臺了多個專門的管理辦法，而對于幼兒園、小學、中學學生的學籍管理未作出統(tǒng)一要求。我們所講的學生檔案一般指中學和大學階段的學籍檔案，即中學學生檔案和高校學生檔案?！吨行W生學籍管理辦法》實施后，實行“一人一籍，籍隨人走，終身不變”原則，從而實現(xiàn)我國基礎(chǔ)教育與高等教育學籍管理工作的有機銜接。

1、高校學生檔案的概念與內(nèi)容

高校學生檔案指高校在學生管理活動中形成的，以學生個人為單位集中保存的，記錄和反映學生個人經(jīng)歷、學習成績、思想品德、黨團關(guān)系、家庭調(diào)查、社會實踐、身體狀況等方面情況的歷史記錄。高校學籍檔案既包括在高校就讀期間形成的，應按相關(guān)規(guī)定和要求歸入學生個人檔案的高校學籍檔案，也包括在高校學習期間形成的黨籍檔案（入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表等黨員材料），以及思想政治考察鑒定材料、政審材料、體檢表、報到證等材料。此外，還包括高校錄取學生提檔時通過機要轉(zhuǎn)遞或?qū)W生自帶（確保檔案密封完整）的方式接收的中學學生檔案，內(nèi)容有入黨入團材料、高中畢業(yè)生學生登記表、思想品德考核表、加分證明、社會實踐表、體育合格證、學生體檢表、助學貸款材料等。學生畢業(yè)后，高校學生檔案和中學學生檔案合并，形成一套完整的學生檔案。

2、高校學生檔案的管理與作用

學生檔案可以理解為干部人事檔案的前身。高校畢業(yè)生持報到證參加工作后，學生檔案轉(zhuǎn)遞到用人單位的組織或人事部門，待畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級后獲得干部身份，其檔案即轉(zhuǎn)化為干部人事檔案，由用人單位的組織或人事部門按照《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)要求進行管理；升學的學生檔案轉(zhuǎn)遞至錄取高校，由高校相關(guān)部門進行管理；待業(yè)的學生檔案轉(zhuǎn)遞至高?；驊艏诘氐娜瞬欧罩行倪M行托管。

干部人事檔案分為十大類，高校學生檔案的內(nèi)容涉及考核鑒定、學歷學位、黨團、表彰獎勵、處罰處分、其他材料六大類?？梢姡咝W生檔案是干部人事檔案的重要組成部分。轉(zhuǎn)化為干部人事檔案的學生檔案，發(fā)揮著干部人事檔案的重要作用。一是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，直觀地反映干部的學習能力和思想品德表現(xiàn)；二是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，如實地體現(xiàn)干部的學習經(jīng)歷和參加工作情況；三是社會信用體系的重要組成部分，真實記錄了干部的學歷學位獲得情況。

二、三者之間的關(guān)系

根據(jù)上述分析和高校學籍檔案、高校教學檔案、高校學生檔案關(guān)系示意圖（圖1）可以看出，三者存在包含、轉(zhuǎn)化、補充與證明關(guān)系：

（一）包含與轉(zhuǎn)化關(guān)系

高校教學檔案包含高校學籍檔案，高校學生檔案包含高校學籍檔案中的部分內(nèi)容。

高校學籍檔案是高校教學檔案的一個重要組成部分。高校學籍檔案由綜合類學籍檔案和個人學籍檔案兩部分組成，其中：綜合類學籍檔案分兩個階段進行管理并提供利用，學生就讀期間一般由高校綜合類學籍檔案形成部門管理，學生畢業(yè)后一般移交高校檔案館統(tǒng)一管理；個人學籍檔案亦分為兩個階段進行管理，學生就讀期間一般由高校綜合類學籍檔案形成部門管理，學生畢業(yè)后歸入學生檔案進行轉(zhuǎn)遞（注：除按要求歸入學生檔案的個人學籍檔案材料外，以學生為單位單獨歸檔的研究生個人學籍檔案一般移交高校檔案館統(tǒng)一管理）。此時，高校個人學籍檔案轉(zhuǎn)化為高校學生檔案。完整的高校學生檔案由中學學籍檔案、就讀各學歷層次高校的個人學籍檔案組成。

（二）補充與證明關(guān)系

高校學籍檔案中的綜合類學籍檔案材料和個別個人學籍檔案作為教學檔案的重要內(nèi)容，由高校檔案館管理并提供利用。高校學生檔案轉(zhuǎn)為干部人事檔案后，由用人單位組織人事部門管理，并按干部人事檔案工作和干部人事檔案管理相關(guān)要求進行管理，不斷增加和補充工作中形成的新材料。

高校教學檔案和高校學生檔案中收集的有關(guān)學生學習經(jīng)歷的檔案材料內(nèi)容絕大多數(shù)是唯一的，二者共同反映了學生的學習經(jīng)歷和取得學歷學位的真實情況，是互相補充、互相證明的關(guān)系。一旦某一部分保存的檔案出現(xiàn)缺失的情況，可在學歷認證和補檔工作中起到互相印證的作用。

總之，高校學籍檔案、高校教學檔案、高校學生檔案之間聯(lián)系緊密，容易混淆，正確區(qū)分三者之間的概念、內(nèi)容和關(guān)系有利于進一步做好相關(guān)的檔案管理和服務工作，也有利于檔案利用者更準確地查詢利用相關(guān)檔案，從而提高相關(guān)檔案的利用效率。