案例解讀：印刷設(shè)備企業(yè)如何解決庫存問題

趙艷豐

K公司的庫存管理問題

K公司是國內(nèi)起步較早、規(guī)模較大的印刷設(shè)備制造廠，旗下的小型絲印機(jī)產(chǎn)品在業(yè)界具有廣泛的知名度。然而近幾年，該公司暴露出了許多庫存問題，使得企業(yè)庫存量總是高于安全庫存，滯銷情況明顯，具體表現(xiàn)如下：

1.庫存總量大、周轉(zhuǎn)時(shí)間長

為了提高服務(wù)水平，以保證能夠滿足經(jīng)銷商以及客戶的需求，K公司會(huì)保留大量成品庫存。這些庫存不僅增加了倉庫面積，還大大增加了管理難度，導(dǎo)致庫存管理成本不斷增加，占用了大量流動(dòng)資金，增加了企業(yè)負(fù)擔(dān)。

此外，我國印刷設(shè)備行業(yè)的庫存周轉(zhuǎn)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于發(fā)達(dá)國家，企業(yè)要想將資金不斷增值，就要將資金處于不斷的流動(dòng)狀態(tài)。而K公司的庫存周轉(zhuǎn)時(shí)間過長，使得企業(yè)流動(dòng)資金停留在庫存管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，不僅不可增值，還會(huì)增加經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等。舉例來說，K公司的部分原材料是進(jìn)口件，進(jìn)口件的訂貨周期較長，一般為3個(gè)月左右。如果K公司接到一個(gè)數(shù)量較大的訂單，由于原材料的訂貨周期過長，使得產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間延長，對(duì)于已經(jīng)生產(chǎn)好的成品庫存就會(huì)增加存儲(chǔ)時(shí)間，庫存管理成本驟然升高，利潤大大降低。

2.庫存信息更新不及時(shí)

K公司在日常收貨與發(fā)貨時(shí)，對(duì)于庫存信息的錄入不及時(shí)，直接導(dǎo)致庫存信息不準(zhǔn)確。例如，公司的倉庫收貨人員在接收到完工的產(chǎn)品時(shí)，通常會(huì)將入庫單累計(jì)到一定數(shù)量后，才統(tǒng)一錄入到庫存管理系統(tǒng)中。而發(fā)貨人員在將產(chǎn)品發(fā)出時(shí)，操作也是如此。所以這種信息錄入方式會(huì)導(dǎo)致庫存信息更新不及時(shí)，進(jìn)一步使得庫存管理系統(tǒng)中顯示的信息與倉庫中實(shí)際成品庫存數(shù)量不符。

另一方面，印刷設(shè)備企業(yè)的正常運(yùn)行需要對(duì)各種信息進(jìn)行分析，這些信息包括：原材料單價(jià)及其走勢(shì)，成品庫存數(shù)量及其需求預(yù)測(cè)數(shù)量，原材料實(shí)際采購數(shù)量，供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)信息等。而K公司在信息搜集方面，并沒有專門的人員進(jìn)行搜集和處理，手段比較落后。

3.實(shí)際庫存與安全庫存差距大

作為一家印刷設(shè)備業(yè)內(nèi)的資深企業(yè)，K公司對(duì)安全庫存水平的設(shè)置卻不合理，產(chǎn)品庫存總是低于或高于安全庫存范圍的狀態(tài)。若安全庫存水平過高，會(huì)增加庫存成本，由于資金缺乏流動(dòng)性，會(huì)大大增加庫存資金風(fēng)險(xiǎn)；若安全庫存水平過低，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)脫銷的狀況，會(huì)降低客戶服務(wù)水平，影響企業(yè)的良好形象。所以我們企業(yè)需合理設(shè)置并盡量減少成品安全庫存水平，使其以一種靈活的方式存在。

4.庫存水平與銷售情況不匹配

庫存一個(gè)重要的作用就是保證銷售，而由于印刷設(shè)備市場(chǎng)存在銷售的淡旺季，企業(yè)需要對(duì)淡旺季的銷量進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而決定每種產(chǎn)品庫存的數(shù)量。K公司對(duì)于銷售淡旺季庫存數(shù)量的估計(jì)存在誤差，導(dǎo)致庫存水平與銷售情況不匹配。在旺季會(huì)出現(xiàn)銷售缺貨的狀況，而在銷售淡季時(shí)，由于庫存的降速比較慢，資金浪費(fèi)嚴(yán)重。

產(chǎn)生庫存問題的原因

眼下，諸多的庫存管理問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了K公司的經(jīng)營利潤，企業(yè)管理層急需找到解決一系列庫存問題的有效方案。而在制定出有效解決方案之前，必須先研究引起庫存問題的原因，只有把這些背后的原因都搞清楚了，我們才能“對(duì)癥下藥”根除問題。

1.缺少合理的庫存控制方法

K公司在庫存管理方面缺少合理的庫存控制方法，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是成品安全庫存量的設(shè)置不合理，二是庫存控制策略過于簡單化。

對(duì)于成品安全庫存量的設(shè)置，K公司一般都是憑借以往生產(chǎn)經(jīng)營過程中的經(jīng)驗(yàn)，很少通過精確的預(yù)測(cè)與計(jì)算對(duì)安全庫存量進(jìn)行設(shè)置，這就導(dǎo)致成品安全庫存量出現(xiàn)過高或過低的狀況，從而使得實(shí)際庫存量與安全庫存量存在較大差距；另一方面，K公司對(duì)于庫存的管理通常采用統(tǒng)一的庫存控制方法，不同的成品庫存不能進(jìn)行差異化控制，這就會(huì)導(dǎo)致成品庫存總量的持續(xù)增加，且?guī)齑婀芾硇实拖碌葐栴}。

2.忽略對(duì)供應(yīng)商的管理

K公司在印刷設(shè)備行業(yè)打拼多年，與公司存在業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商數(shù)量較多，但公司卻忽略了與供應(yīng)商之間的合作與協(xié)調(diào)，缺乏完善的供應(yīng)商管理體系。比如，K公司所需原材料的種類很多，但對(duì)供應(yīng)商的績效信息掌握非常有限。在原材料供應(yīng)方面出現(xiàn)問題時(shí)，采購部門缺少足夠的數(shù)據(jù)來證明哪些是經(jīng)常出現(xiàn)的供應(yīng)問題，以及哪些供應(yīng)商在合作方面不積極。如果某供應(yīng)商總是出現(xiàn)交貨延遲的狀況，就會(huì)極大地影響生產(chǎn)線作業(yè)，在一定程度上會(huì)導(dǎo)致企業(yè)成品庫存周轉(zhuǎn)時(shí)間的增加。

K公司還缺少對(duì)于供應(yīng)商的激勵(lì)與淘汰制度。雖然公司與其大部分供應(yīng)商都保持著長期合作的友好關(guān)系，但一些供應(yīng)商恰恰就借著這種穩(wěn)定的合作關(guān)系大打人情牌，在供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格與服務(wù)等方面逐漸欠缺，最終對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品造成不良影響。所以，K公司應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資源重新進(jìn)行整合，建立有效的激勵(lì)與淘汰制度，將不合格的供應(yīng)商及時(shí)淘汰，并做到“手起刀落”，絕不心軟。

3.缺乏有效的信息管理系統(tǒng)

K公司對(duì)于各方面信息，例如成品庫存數(shù)量及種類、收發(fā)貨時(shí)間、銷售信息、供應(yīng)商信息等的搜集、整理、分析手段比較落后，缺乏有效的信息管理系統(tǒng)。尤其員工對(duì)成品庫存收發(fā)貨信息以及種類數(shù)量信息輸入不重視，加大了企業(yè)進(jìn)行庫存管理的難度。

4.績效評(píng)價(jià)機(jī)制不健全

庫存管理涉及到很多部門，但所涉及的各部門的績效考核指標(biāo)不統(tǒng)一，K公司各部門的工作人員一般都會(huì)從自身的利益出發(fā)對(duì)庫存進(jìn)行管理，通常不會(huì)從公司的整體利益出發(fā)來考慮問題。例如，采購部門為了降低采購成本會(huì)購買質(zhì)量略低的材料，使得成品質(zhì)量下降。如果質(zhì)量達(dá)不到客戶的要求，企業(yè)的銷售量自然會(huì)減少，導(dǎo)致庫存積壓。

第一招：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

我們可以采用ABC分類法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)分：A類供應(yīng)商，也就是重點(diǎn)型供應(yīng)商；B類供應(yīng)商，可稱為優(yōu)先型供應(yīng)商；C類供應(yīng)商，即一般型供應(yīng)商。A類供應(yīng)商掌握企業(yè)的核心物資的供應(yīng)或者供應(yīng)量很大，與企業(yè)進(jìn)行長期的合作，對(duì)這類供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)照。C類供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的物資的供應(yīng)量很小，有的可能只是一次性的交易，對(duì)這類供應(yīng)商的管理不必投入太多心思。而對(duì)B類供應(yīng)商的管理則處于A類與C類之間即可。

如何保持和維護(hù)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，也是供應(yīng)商管理的主要內(nèi)容。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行恰當(dāng)?shù)募?lì)可以提高供應(yīng)商與企業(yè)的配合程度，加強(qiáng)供應(yīng)商與企業(yè)之間長期合作的伙伴關(guān)系，保證物資的正常供應(yīng)。

K公司可以從價(jià)格、訂單數(shù)量、信譽(yù)方面進(jìn)行正面激勵(lì)，也可以通過淘汰機(jī)制對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行負(fù)激勵(lì)。價(jià)格激勵(lì)機(jī)制對(duì)于供應(yīng)商的激勵(lì)效果最為明顯，較高的價(jià)格可以提高供應(yīng)商的積極性，但是在制定價(jià)格激勵(lì)機(jī)制時(shí)要考慮到物資質(zhì)量以及交貨時(shí)間、服務(wù)水平等先決條件。大量的訂單也可以對(duì)供應(yīng)商起到激勵(lì)的作用，并且能夠使供應(yīng)商降低價(jià)格水平，減少企業(yè)的采購成本。淘汰機(jī)制則是一種負(fù)激勵(lì)的方式，淘汰機(jī)制的存在可以增加供應(yīng)商的危機(jī)感，提高合作意識(shí)，也可以使整個(gè)供應(yīng)鏈更具活力。

第二招：加強(qiáng)信息管理

為了避免出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息不對(duì)稱的情況，加快共享市場(chǎng)、銷售、庫存等重要信息，K公司應(yīng)引入專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)采集銷售、生產(chǎn)、采購等部門的相關(guān)信息，以便企業(yè)能夠?qū)κ袌?chǎng)變化做出快速響應(yīng)，調(diào)整各部門的工作計(jì)劃。

以往，很多印刷設(shè)備企業(yè)（包括K公司）都習(xí)慣采用物料需求計(jì)劃（MRP）系統(tǒng)，以滿足采購計(jì)劃對(duì)于物料的需求。但隨著生產(chǎn)方式以及物料管理逐漸的信息化，面對(duì)市場(chǎng)的快速發(fā)展形勢(shì)，MRP已經(jīng)不能適應(yīng)印刷設(shè)備行業(yè)庫存控制的發(fā)展方向。K公司急需引進(jìn)企業(yè)資源計(jì)劃信息管理系統(tǒng)。企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）以滿足客戶需求為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了信息流、物流、資金流、業(yè)務(wù)流等的結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)為平臺(tái)，利用計(jì)劃、控制等管理職能，將銷售、采購、計(jì)劃、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)燃癁橐惑w，做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)管理。

ERP信息管理系統(tǒng)的導(dǎo)入，可以保證庫存信息的準(zhǔn)確及時(shí)錄入，加強(qiáng)信息反饋，提高庫存管理績效。引入信息管理系統(tǒng)后，K公司還應(yīng)對(duì)信息搜集渠道進(jìn)行改善，并建立信息中心，保證有專門人員負(fù)責(zé)信息的搜集、整理、分析、傳遞和利用。并最終根據(jù)市場(chǎng)需求信息、每一季度的實(shí)際銷售信息等，對(duì)庫存量以及銷售量進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)庫存控制系統(tǒng)與市場(chǎng)需求同步變化，減低庫存成本，提高客戶服務(wù)水平。

第三招：完善績效評(píng)價(jià)體系

K公司目前的績效評(píng)價(jià)體系不健全，會(huì)阻礙庫存控制的順利實(shí)施，目前公司急需建立統(tǒng)一的績效評(píng)價(jià)體系。印刷設(shè)備企業(yè)在設(shè)立績效評(píng)價(jià)體系時(shí)，應(yīng)以整個(gè)庫存控制流程的成本為基礎(chǔ)，各部門的績效考核指標(biāo)的設(shè)立也應(yīng)從公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)，不僅要考慮到各部門對(duì)于庫存物資單價(jià)、質(zhì)量、供應(yīng)等方面，還應(yīng)將企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率及機(jī)會(huì)成本等方面考慮進(jìn)來。

以物流部門為例，K公司在制定績效考核指標(biāo)時(shí)，要將淺層次和深層次的因素同時(shí)考慮進(jìn)來。淺層次的指標(biāo)包括庫存物料配送的及時(shí)性、準(zhǔn)確率，收發(fā)貨時(shí)間要求以及員工的服務(wù)水平等。深層次的指標(biāo)包括不良庫存的情況、呆滯庫存的數(shù)量和種類、庫存周轉(zhuǎn)周期以及次數(shù)等，并提高物流部門對(duì)這些工作的重視程度。

第四招：提高銷售預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性

對(duì)市場(chǎng)需求進(jìn)行準(zhǔn)確預(yù)測(cè)是優(yōu)化庫存控制的先決條件，而目前K公司對(duì)需求預(yù)測(cè)的方法、組織和管理還存在缺陷。

長年以來，K公司習(xí)慣被動(dòng)地接受市場(chǎng)需求，然而我們要警惕，市場(chǎng)需求的波動(dòng)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生不良庫存。因此對(duì)未來一段時(shí)間內(nèi)的市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)是一項(xiàng)重要工作，而這項(xiàng)工作是要通過銷售預(yù)測(cè)來實(shí)現(xiàn)的，可見，銷售預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性對(duì)企業(yè)庫存控制起到關(guān)鍵性作用。

關(guān)于銷售預(yù)測(cè)的方法很多，有定性分析也有定量分析，不同的銷售預(yù)測(cè)方法將直接影響預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性。筆者建議印刷設(shè)備企業(yè)采取指數(shù)平滑法來進(jìn)行操作。指數(shù)平滑法是生產(chǎn)預(yù)測(cè)中的一種常見方法，也是所有預(yù)測(cè)方法中應(yīng)用最多的一種。它是通過計(jì)算銷售數(shù)據(jù)的指數(shù)平滑值，配合一定的時(shí)間序列預(yù)測(cè)模型對(duì)未來的銷售額進(jìn)行預(yù)測(cè)。結(jié)合K公司的行業(yè)背景和歷史銷售數(shù)據(jù)，建議選擇二次指數(shù)平滑法來進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)（即在第一次指數(shù)平滑值的基礎(chǔ)上再做一次指數(shù)平滑的方法）。而且考慮到印刷設(shè)備市場(chǎng)在每年的固定季節(jié)會(huì)有傳統(tǒng)的銷售旺季，故屆時(shí)需要對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果進(jìn)行一點(diǎn)點(diǎn)修正。

另外，銷售預(yù)測(cè)管理要從收集市場(chǎng)信息開始，包括宏觀市場(chǎng)分析、細(xì)分市場(chǎng)分析、競(jìng)品價(jià)格走勢(shì)等，直到做出月度銷售預(yù)測(cè)、年度銷售預(yù)測(cè)為止，而且預(yù)測(cè)過程中應(yīng)包括預(yù)測(cè)的編制、修訂、確認(rèn)以及輸出等環(huán)節(jié)。印刷設(shè)備企業(yè)若要開展有效的預(yù)測(cè)管理，還必須明確各崗位的職責(zé)，讓預(yù)測(cè)擔(dān)當(dāng)人員去接受多方面的培訓(xùn)，他們不僅要了解、跟蹤、分析市場(chǎng)信息，還要清楚供應(yīng)鏈各個(gè)生產(chǎn)節(jié)點(diǎn)上所需要錄入的準(zhǔn)確信息。

目前，K公司雖然有預(yù)測(cè)擔(dān)當(dāng)人員，但并沒有對(duì)他們進(jìn)行準(zhǔn)確性方面的考核機(jī)制。因此，企業(yè)急需設(shè)計(jì)相應(yīng)的績效考核體系，主要的考核指標(biāo)就是預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率。為了保證其他相關(guān)人員的配合，特別是市場(chǎng)分析以及競(jìng)品信息的提供者，也需要設(shè)計(jì)輔助的績效指標(biāo)來綜合保障。

總之，庫存管理對(duì)于印刷設(shè)備企業(yè)來說十分重要。我們企業(yè)要積極采取行動(dòng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，通過一系列有效的庫存管理，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力。

作者單位：大連交通大學(xué)