政府信息公開(kāi)背景下的檔案管理工作探索

呂會(huì)蘋(píng)

摘 要：隨著數(shù)字化信息技術(shù)和通訊技術(shù)的推廣應(yīng)用，為打造“陽(yáng)光政府”，提高政府公信力，信息公開(kāi)成為現(xiàn)代政府改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)及必然趨勢(shì)。檔案管理作為國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，工作人員直接管控檔案實(shí)體和檔案信息，并提供相應(yīng)服務(wù)。新時(shí)期，在政府信息公開(kāi)背景下檔案管理工作尚有不足，全面提高檔案管理水平，建立完善檔案運(yùn)行管理制度，可提高檔案利用效率及品質(zhì)，便于更好地為政府各項(xiàng)工作提供服務(wù)，保障民眾知情權(quán)。筆者分析政府信息公開(kāi)背景下檔案管理工作存在的不足并提出優(yōu)化策略，以全面改進(jìn)政府檔案管理工作，推動(dòng)國(guó)家可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：政府信息公開(kāi) 背景 檔案管理 探索

中圖分類號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）05-00-01

前言

檔案管理（Archives management）又稱檔案工作，政府作為國(guó)家進(jìn)行統(tǒng)治及開(kāi)展社會(huì)管理的機(jī)關(guān)，以表達(dá)國(guó)家意志、發(fā)布命令、處理事務(wù)為己任，擔(dān)負(fù)著管控社會(huì)公共事務(wù)的行政職能，在開(kāi)展日常工作時(shí)涉及眾多檔案、信息、文件整理、歸納及保管工作，工作內(nèi)容瑣碎且壓力繁重，傳統(tǒng)管理模式無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，影響政府工作的正常開(kāi)展。為更好地開(kāi)發(fā)利用政府檔案信息，優(yōu)化檔案管理工作，迎合時(shí)代發(fā)展的腳步，緊抓機(jī)遇，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，本文從檔案管理的重要性、新時(shí)期面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略等方面進(jìn)行論述，以期為后續(xù)檔案管理工作提供參考。

一、政府信息公開(kāi)的必要性

政府信息是與行政行為相關(guān)的信息，關(guān)乎政府運(yùn)行方方面面，公民通過(guò)政府公開(kāi)信息不僅能了解國(guó)家發(fā)展，應(yīng)對(duì)危機(jī)事件，挽救政府形象，同時(shí)可制約權(quán)力濫用及腐敗問(wèn)題，促進(jìn)政府工作安全高效開(kāi)展?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)及多媒體技術(shù)的發(fā)展為政府信息公開(kāi)提供技術(shù)支持。在信息共享時(shí)代，政府與公民共享信息資源已成為新時(shí)期時(shí)代發(fā)展的必然要求[1]。近年來(lái)，隨著國(guó)民素質(zhì)的提升，依法治國(guó)的大力推進(jìn)，越來(lái)越多的公民要求政務(wù)公開(kāi)，通過(guò)監(jiān)督管控，強(qiáng)化廉政建設(shè)，規(guī)范政府行為，全力打造陽(yáng)光政府，以便更好地為民眾謀福利。

二、檔案管理工作存在的不足

1.檔案管理制度及查閱制度不完善

政府信息公開(kāi)背景下，公民均可自行查詢檔案信息，但過(guò)去因缺乏完善檔案管理制度，限制檔案管理工作的公開(kāi)性。國(guó)家檔案法規(guī)定民眾可于三十年后查詢與個(gè)人利益相關(guān)且未涉及國(guó)家利益的檔案信息，因時(shí)間年限導(dǎo)致信息過(guò)于滯后。當(dāng)下各地政府均設(shè)置相應(yīng)檔案查詢規(guī)定，加之民眾個(gè)人認(rèn)知不足，影響政府信息公開(kāi)工作的開(kāi)展。如民眾需要提取或利用檔案時(shí)需要層層審批，耗時(shí)長(zhǎng)，常給民眾工作生活帶來(lái)諸多不便。國(guó)家檔案局發(fā)布第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第五章信息化建設(shè)第五十五條規(guī)定機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。

2.檔案密級(jí)界限不明確

根據(jù)國(guó)家事務(wù)秘密程度政府檔案信息可劃分為絕密·核心、絕密、機(jī)密、秘密四個(gè)等級(jí)，不同等級(jí)牽涉的工作內(nèi)容及利益均有不同，絕密·核心為國(guó)家最重要的秘密僅為軍隊(duì)機(jī)關(guān)使用;絕密是十分重要的國(guó)家秘密，一旦泄露將會(huì)損害國(guó)家安全和利益，涉及政府軍事工作;機(jī)密為重要國(guó)家機(jī)密，多為國(guó)家研制的藥品、工藝、技術(shù);秘密為一般國(guó)家秘密，政府開(kāi)展檔案管理工作時(shí)雖注意保護(hù)國(guó)家機(jī)密和公民個(gè)人信息，但密級(jí)界限過(guò)于籠統(tǒng)，影響政府信息公開(kāi)、民眾查詢及檔案利用工作的正常開(kāi)展，稍有不當(dāng)將會(huì)泄露國(guó)家機(jī)密，影響政府工作的安全性[2]。

3.缺乏專業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

因政府及組織調(diào)動(dòng)，政府檔案管理部門(mén)缺乏穩(wěn)定管理團(tuán)隊(duì)，加之該項(xiàng)工作過(guò)于瑣碎，多數(shù)員工沿用傳統(tǒng)工作模式，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期時(shí)代發(fā)展的需要，員工綜合素質(zhì)和工作能力有限，部分員工機(jī)械化開(kāi)展收集、整理、歸檔、鑒定、存儲(chǔ)及提供利用工作，主動(dòng)性較差，工作時(shí)馬虎大意，影響工作質(zhì)量及進(jìn)度。

三、優(yōu)化策略

1.完善檔案管理制度及查閱制度

立足政府信息公開(kāi)背景下檔案管理工作中存在的不足，于政府部分設(shè)置意見(jiàn)箱，結(jié)合公民建議和需求，咨詢專家學(xué)者，與檔案室工作人員及其他部門(mén)工作人員交流溝通，在滿足民眾知情權(quán)的同時(shí)完善檔案管理制度，認(rèn)真學(xué)習(xí)政府檔案管理?xiàng)l例，在遵循檔案管理原則基礎(chǔ)上細(xì)化管理制度和查詢制度，并在公民查詢檔案信息時(shí)分發(fā)使用條例，詳細(xì)講解查詢制度，在保證其合理使用檔案信息的同時(shí)保障公民合法權(quán)益及政府信息安全性[3]。此外，可組建專業(yè)監(jiān)控團(tuán)隊(duì)，實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案管理工作及查詢制度，保證公民檔案使用權(quán)。

2.明確檔案密級(jí)界限

組織政府檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，明確檔案密級(jí)界限，在符合時(shí)代發(fā)展需求的前提下嚴(yán)格劃分檔案密級(jí)界限，大力開(kāi)展宣教工作，提高公民認(rèn)知度，保證其準(zhǔn)確掌控檔案管理工作細(xì)節(jié)及檔案文件密級(jí)界限，便于在信息公開(kāi)，保護(hù)國(guó)家機(jī)密，維護(hù)政府安全的前提下，提高檔案管理質(zhì)量及使用效率。

3.提高員工綜合素質(zhì)

新時(shí)期，終身學(xué)習(xí)已成為社會(huì)成員適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值的必要條件，政府信息公開(kāi)背景下檔案管理工作人員仍沿用傳統(tǒng)工作模式，加之綜合素質(zhì)較低無(wú)法應(yīng)對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)，為保證檔案管理工作高效開(kāi)展，需要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力和個(gè)人素質(zhì)再培訓(xùn)工作，提高工作人員準(zhǔn)入門(mén)檻，從而招聘更多高素質(zhì)專業(yè)性人才，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，就職期間不定期進(jìn)行再培訓(xùn)，針對(duì)新時(shí)期檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，強(qiáng)化工作人員檔案管理意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，提高員工工作積極性，打造高素質(zhì)專業(yè)團(tuán)隊(duì)以便更好地應(yīng)對(duì)時(shí)代的挑戰(zhàn)。更新檔案管理軟硬件設(shè)備，購(gòu)進(jìn)新設(shè)備時(shí)講解使用方法及注意事項(xiàng)，從而提高工作質(zhì)量。此外，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，實(shí)施新舊員工幫帶管控，提高員工綜合素質(zhì)和檔案管理質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

政府信息公開(kāi)是國(guó)家信息資源利用工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，可促進(jìn)政務(wù)透明化，便于打造服務(wù)型、法治型政府。立足時(shí)代發(fā)展需要，準(zhǔn)確把握檔案管理工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)性完善檔案管理工作，優(yōu)化管理制度，明確檔案密級(jí)界限，組建穩(wěn)健管理團(tuán)隊(duì)，在充分利用國(guó)家信息資源的前提下為公民提供服務(wù)，維持政府和社會(huì)有序運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]陳智兵.基于政府信息公開(kāi)背景的檔案開(kāi)放問(wèn)題探索[J].蘭臺(tái)世界，2016（s1）：71-72.

[2]廖淑梅.淺談?wù)畔⒐_(kāi)背景下檔案管理制度優(yōu)化[J].中外交流，2016（18）：97-97.

[3]梁宇慧.政府信息公開(kāi)背景下檔案管理制度優(yōu)化[J].環(huán)球市場(chǎng)，2017（4）：57-57.