做好勞動(dòng)仲裁檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐舉措分析

李曉華

摘 要：本文立足我國勞動(dòng)人事爭議案件數(shù)量多、內(nèi)容復(fù)雜的實(shí)際情況，分析勞動(dòng)仲裁檔案規(guī)范化管理的舉措，以進(jìn)一步規(guī)范勞動(dòng)仲裁檔案管理。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)仲裁 檔案管理 舉措

規(guī)范化，作為現(xiàn)代檔案信息化時(shí)代的一個(gè)管理概念，首先是一種意識(shí)、一種理念，是一種認(rèn)真的態(tài)度，還是一種精益求精的文化。我們所要做的，就是怎樣把這種理念、意識(shí)貫穿到勞動(dòng)仲裁檔案管理實(shí)踐中去。正基于此，規(guī)范化管理檔案工作對(duì)于提升勞動(dòng)仲裁檔案的利用率、發(fā)揮檔案管理工作的自身價(jià)值具有重要的作用。

一、勞動(dòng)仲裁檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理是勞動(dòng)仲裁檔案信息資源的需要

檔案是勞動(dòng)仲裁案件的真實(shí)記錄，是勞動(dòng)仲裁持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它對(duì)案件辦理有促進(jìn)作用，檔案的收集、整理、保管、編研等工作已經(jīng)和勞動(dòng)仲裁案件分不開。過去，我國的仲裁檔案只停留在收集、整理、保管等一般性工作上?，F(xiàn)今，要通過檔案的規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步地為未來的勞動(dòng)仲裁案件提供有效的資源管理和原始決策依據(jù)。

（二）加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)是為勞動(dòng)仲裁案件審理提供有效服務(wù)的重要路徑

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的意識(shí)在不斷加強(qiáng)，檔案資源的利用價(jià)值也越來越受到重視，如何加強(qiáng)檔案的管理、加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)就越來越受到關(guān)注。仲裁檔案是重要的社會(huì)文化資源，要高效利用檔案，就要有效合理地對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

二、當(dāng)前勞動(dòng)仲裁檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)和重視程度都有待提高

當(dāng)前，檔案人員兼職較多。大多數(shù)勞動(dòng)人事仲裁單位沒有設(shè)立專職檔案人員，檔案人員多為兼職，或僅由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開展檔案歸檔和保管工作，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和技能欠缺。由于兼職人員仍有其他工作等因素，大多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理的工作重視程度也不高。

（二）信息化程度較低

勞動(dòng)人事仲裁單位沒有開發(fā)或購買功能齊全、成熟配套的檔案管理系統(tǒng)軟件，主要采用單機(jī)操作開展檔案工作。有的單位對(duì)檔案目錄進(jìn)行電子化，有的單位對(duì)檔案目錄和部分重要檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化，但信息化程度不高。

三、如何做好勞動(dòng)仲裁檔案規(guī)范化管理

（一）定期組織培訓(xùn)，提高辦案人員檔案管理能力

勞動(dòng)人事爭議檔案記載了勞動(dòng)人事糾紛的詳細(xì)內(nèi)容和處理結(jié)果。因此，一些檔案管理人員誤認(rèn)為該類檔案的查詢和再使用率不高，便出現(xiàn)對(duì)該類檔案管理不細(xì)致的情況。我們知道，勞動(dòng)人事爭議檔案一旦因缺乏規(guī)范的管理，造成內(nèi)容的缺損，就會(huì)對(duì)勞動(dòng)人事爭議案件的進(jìn)一步處理工作造成不必要的麻煩。為提高辦案人員檔案管理能力，有關(guān)單位要定期組織辦案人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和相關(guān)政策，并集中研究檔案管理方法。要通過定期培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，進(jìn)而對(duì)仲裁案卷歸檔工作做到心中有數(shù)，能以最快、最簡單的方式進(jìn)行檢索，方便仲裁部門和群眾及時(shí)查詢。對(duì)資料不全的仲裁案件無法及時(shí)歸檔，也要標(biāo)明原因，找到解決問題的辦法或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來決定。

（二）提高檔案管理信息化程度

在勞動(dòng)仲裁信息化的過程中，要利用信息化來充分地進(jìn)行檔案的開發(fā)與利用，利用信息化網(wǎng)絡(luò)手段建立健全檢索體系和檔案的資料匯總，這樣可以隨時(shí)隨地快速的為使用者提供所需要的檔案。在勞動(dòng)仲裁檔案管理的規(guī)范化管理過程中將檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)充分融合，檔案管理工作才能夠提高效率。因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，要求需要具備服務(wù)意識(shí)，要掌握現(xiàn)代管理的技能，而現(xiàn)代信息技術(shù)是提升工作效率的關(guān)鍵之一。檔案管理工作非常煩瑣重復(fù)性的工作很多，檔案管理工作的強(qiáng)度也很大，通過利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段來進(jìn)行檔案整理，可以達(dá)到事半功倍的效果。但是同時(shí)隨之而來的就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，為了保證系統(tǒng)安全，要制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，完善電子文件的登錄管理，在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，將勞動(dòng)仲裁檔案的信息安全，檔案管理人員職責(zé)和電子設(shè)備管理等充分考慮，建立完善的信息化檔案管理。

（三）提高檔案管理人員的重視程度

檔案的工作往往是一些單位會(huì)容易忽視的一環(huán)，檔案的管理工作看似簡單，但實(shí)際上是相當(dāng)煩瑣的。要提升檔案管理人員對(duì)檔案的重視，勞動(dòng)仲裁檔案的管理人員要提升檔案管理人員的素質(zhì)，勞動(dòng)仲裁部門要重視對(duì)勞動(dòng)仲裁檔案管理的重視程度，不要將勞動(dòng)仲裁檔案管理工作邊緣化，明確勞動(dòng)仲裁檔案管理的重要性，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度，在配置相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備以及充足的檔案管理人員，只有檔案管理人員和勞動(dòng)仲裁部門共同配合對(duì)檔案管理進(jìn)行重視，才可以提升勞動(dòng)仲裁的檔案管理水平。在勞動(dòng)仲裁部門和勞動(dòng)仲裁檔案管理人員對(duì)檔案管理重視的前提下，國家相關(guān)的部門要發(fā)布相應(yīng)的檔案管理政策，從國家層面提升整個(gè)宏觀對(duì)檔案管理工作重視，才能夠在檔案管理人員個(gè)人心中增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭成龍.新形勢(shì)背景下勞動(dòng)爭議仲裁工作檔案管理方法分析[J].信息系統(tǒng)工程，2017（3）：58—58.