水利工程項(xiàng)目管理模式下的電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用思路

王騰飛 林華虎 葉朋 王美

1 概述

1.1 應(yīng)用背景

項(xiàng)目管理總承包是水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理的發(fā)展趨勢，其檔案工作涉及全面、內(nèi)容豐富，并且在工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)都發(fā)揮著重要作用。作為項(xiàng)目管理總承包在保證工程檔案資料完整的同時，要重視各方檔案工作，強(qiáng)化過程管理，發(fā)揮檔案工作的紐帶作用，促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目圓滿完成。但隨著國際經(jīng)濟(jì)的大力發(fā)展及我國改革開放政策的實(shí)施，我國水利工程建設(shè)規(guī)模越來越大，投資額越來越高，工程越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)需要。因此，引進(jìn)水利工程電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)用到工程建設(shè)中，成為必然的趨勢。

水利工程電子檔案系統(tǒng)，總體上覆蓋水利工程建設(shè)全過程檔案資料形成、采集、整理和歸檔，實(shí)現(xiàn)全生命周期管理模式下的檔案過程管理工作，滿足水利工程建設(shè)檔案“同步開始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收”，切實(shí)提升水利工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理信息化水平。

銅仁市大興水利樞紐工程作為中水北方勘測設(shè)計(jì)研究有限責(zé)任公司承接的項(xiàng)目管理總承包業(yè)務(wù)，投入了大量的管理力量和技術(shù)力量，以優(yōu)質(zhì)檔案為導(dǎo)向，以竣工檔案驗(yàn)收為目標(biāo)實(shí)施工程建設(shè)檔案工作。工程建設(shè)前期就編制大興水利樞紐工程建設(shè)檔案管理制度及管理實(shí)施細(xì)則，以水利工程質(zhì)量評定驗(yàn)收規(guī)程、規(guī)范為基礎(chǔ)，利用電子文件模板規(guī)范日常行文版式，力求參建各方工程建設(shè)資料規(guī)范、一致。從制度上、技術(shù)上保證檔案形成、收集、整理完整性和系統(tǒng)性。過程中編制《大興水利樞紐工程檔案分類與編號方案》指導(dǎo)各參建單位檔案整編工作，并開發(fā)工程竣工檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施項(xiàng)目管理總承包PMC模式下工程建設(shè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合工程檔案工作實(shí)際與應(yīng)用，研究當(dāng)前檔案信息化工作趨勢，分析PMC模式下如何進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)實(shí)施，促進(jìn)電子檔案在水利工程建設(shè)的推廣及應(yīng)用。

1.2 依據(jù)和原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)在專業(yè)技術(shù)上依據(jù)GB/T 50328—2016《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》、DA/T 28—2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、GB/T 11822—2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等國家和行業(yè)規(guī)范，以及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》（水辦[2010]80號）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》（水辦[2008]366號）等水利行業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和辦法，保證系統(tǒng)設(shè)計(jì)的技術(shù)基礎(chǔ)無偏差。

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中充分考慮系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、硬件設(shè)備、軟件設(shè)計(jì)等多方面的優(yōu)化，技術(shù)上采用結(jié)構(gòu)化、模塊化設(shè)計(jì)原則，基于Java的B/S技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)；系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)顯示三大層次，各部分相對獨(dú)立，保證系統(tǒng)的擴(kuò)展性；便捷的系統(tǒng)安裝和實(shí)施，低成本的系統(tǒng)維護(hù)，符合互聯(lián)網(wǎng)時代的用戶需求和操作習(xí)慣。

功能上要綜合化、集成化。內(nèi)容包括項(xiàng)目管理、工程管理、數(shù)據(jù)管理、安全管理和系統(tǒng)管理；可進(jìn)行多個工程項(xiàng)目的管理，便于管理大量的水利工程建設(shè)項(xiàng)目；為多個施工單位跨部門的大規(guī)模應(yīng)用，提供工程資料集中、統(tǒng)一和安全的管理，系統(tǒng)分別形成施工、監(jiān)理、建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察等單位工程文件目錄和工程建設(shè)管理有關(guān)人員的職責(zé)分配；針對每一個工程項(xiàng)目分別設(shè)定文件管理流程，根據(jù)有關(guān)人員的工作職責(zé)分配工程建設(shè)形成的文件進(jìn)行一對一跟蹤管理。

系統(tǒng)性能上安全穩(wěn)定，運(yùn)行穩(wěn)健，準(zhǔn)確可靠，可維護(hù)性、可擴(kuò)展性強(qiáng)。

1.3 研究意義

（1）建設(shè)公司工程總承包與項(xiàng)目管理工程建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，管理公司所承接的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的檔案信息。

（2）建設(shè)面向建設(shè)工程各參建單位的工程電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)全周期檔案信息規(guī)范化、流程化信息管理，提高工程檔案建設(shè)效率、質(zhì)量，保證建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收。

2 需求分析

2.1 水利工程建設(shè)檔案管理的宏觀需求

目前，水利工程開展檔案管理的時間相對較短，相對其他行業(yè)來說，其在法規(guī)制度建設(shè)上還明顯跟不上發(fā)展進(jìn)度，并且也只是針對一些國家重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)檔案管理制度。到目前為止，我國在基層水利工程檔案管理上仍未建立一套全面性、系統(tǒng)性、操作性的檔案管理制度，造成相關(guān)檔案管理人員在實(shí)際管理工作中缺乏相應(yīng)的制度約束，致使檔案管理工作執(zhí)法力度不夠，無法對管理工作進(jìn)行有效約束。

水利工程建設(shè)規(guī)模、性質(zhì)和地域上的不同，其檔案資料的復(fù)雜程度也相應(yīng)不同，企事業(yè)單位常用的檔案管理軟件在水利工程建設(shè)檔案管理中往往不適用，也很難開發(fā)出一套能夠適用于所有大大小小的水利工程建設(shè)的相關(guān)管理軟件，而且開發(fā)適用于不同需求的管理軟件也需要耗費(fèi)大量的資金成本。

現(xiàn)階段大多數(shù)水利工程建設(shè)在檔案管理上僅僅是內(nèi)部使用一些小規(guī)模的管理軟件，對外仍然采用紙質(zhì)文檔，一些建設(shè)單位所謂的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也僅僅是將紙質(zhì)文檔掃描轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。

2.2 水利工程電子檔案管理的需求

2.2.1 應(yīng)用需求

可進(jìn)行多個工程項(xiàng)目的管理，便于管理大量的水利工程建設(shè)項(xiàng)目。

從使用的角度，作為系統(tǒng)的工作中心，用戶根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況，進(jìn)行工程檔案分類和編號，制定本項(xiàng)目工程管理模板或直接引用系統(tǒng)內(nèi)置的工程管理模板，通過預(yù)設(shè)好的分類，形成各類竣工檔案模板（安全、測量、報告單、評定、匯總、統(tǒng)計(jì)、試驗(yàn)、施檢、監(jiān)理管理、建設(shè)方管理…）。

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)各類竣工文檔的實(shí)時收集、整理、歸納、分類存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)等電子化管理，建立完善的水利工程竣工資料電子版。

設(shè)置用戶權(quán)限，根據(jù)使用人員對文件增加、刪除、修改等權(quán)限管理，并對用戶在系統(tǒng)進(jìn)行了任何操作都有記錄痕跡保留，形成用戶對系統(tǒng)的操作流水記錄。

系統(tǒng)使用的開發(fā)工具和內(nèi)部模塊設(shè)計(jì)需保障電子簽名、與外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換等應(yīng)用提供了技術(shù)保障。

B/S技術(shù)架構(gòu)，便捷的系統(tǒng)安裝和實(shí)施，低成本的系統(tǒng)維護(hù)，符合水利工程項(xiàng)目管理的用戶需求和操作習(xí)慣。

2.2.2 基本目標(biāo)

（1）滿足工程總承包與項(xiàng)目管理公司對各個總包項(xiàng)目的工程建設(shè)檔案管理。

（2）滿足工程參建各方通過網(wǎng)絡(luò)和授權(quán)用戶使用。

（3）滿足工程建設(shè)過程中文件報送流程規(guī)范化、資料數(shù)字化、組卷自動化、應(yīng)用信息化。

（4）滿足與公司總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)無縫鏈接。

（5）滿足與公司檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。

（6）連接BIM與GIS橋梁，服務(wù)于水利水電工程信息管理，為數(shù)字水利、智慧水利提供更多的基礎(chǔ)信息。

3 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)思路

3.1 總體框架

3.1.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

3.1.2 工程文件管理流程

系統(tǒng)基本流程：

第一步：進(jìn)行表格導(dǎo)入（主要有業(yè)主管理表、監(jiān)理管理表、安全表、報告單、測量表、匯總表、評定表、施檢表、試驗(yàn)表、統(tǒng)計(jì)表、總評表等，公路項(xiàng)目3 000張左右）、每一張表格的表頭數(shù)據(jù)引用、自動計(jì)算設(shè)定等、設(shè)定數(shù)據(jù)字典里面的數(shù)據(jù)和根據(jù)行業(yè)不同設(shè)定使用分類模板。

第二步：基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)配置完成后，建立項(xiàng)目、建立使用單位（業(yè)主單位、總承包單位、監(jiān)理單位和施工單位），然后使用單位引用設(shè)定好的模板，相關(guān)參建單位就可以開始使用本系統(tǒng)。

第三步：工程文件資料的形成。利用系統(tǒng)定制模板各參建單位根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定角色完成每一份工程文件資料的形成及閉環(huán)，至少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、流程化的工程資料管理目標(biāo)，達(dá)到工程建設(shè)全周期各類文件資料的完整性、統(tǒng)一性及其便利的查詢、檢索、瀏覽。

第四步：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，制定其工程建設(shè)檔案分類與代碼，建立建設(shè)全周期工程資料與竣工檔案之間邏輯關(guān)系，通過系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)竣工檔案組卷自動化、歸檔智能化。

3.2 功能設(shè)計(jì)

功能設(shè)計(jì)主要分為項(xiàng)目管理、工程管理、數(shù)據(jù)管理、安全管理和系統(tǒng)管理。

3.2.1 項(xiàng)目管理

可進(jìn)行多個工程項(xiàng)目的管理，便于管理大量的水利工程建設(shè)項(xiàng)目。

3.2.2 工程管理

從使用的角度，作為系統(tǒng)的工作中心，用戶根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際情況，進(jìn)行工程檔案分類和編號，制定本項(xiàng)目工程管理模板或直接引用系統(tǒng)內(nèi)置的工程管理模板，通過預(yù)設(shè)好的分類，形成各類竣工檔案（安全、測量、報告單、評定、匯總、統(tǒng)計(jì)、試驗(yàn)、施檢、監(jiān)理管理、建設(shè)方管理…）。

3.2.2.1 模板管理

每一類都有對應(yīng)的電子表格，填報安全資料有對應(yīng)的安全表格，填報評定有對應(yīng)的評定表格，每一類別需要用到什么表格、用到多少張表格，根據(jù)需要系統(tǒng)能預(yù)先設(shè)置。

3.2.2.2 分類整理

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程信息、文檔分類方法以及文檔進(jìn)行增加、刪除、修改、合卷、拆卷、插卷、查閱、導(dǎo)入、打印以及統(tǒng)計(jì)等。

3.2.2.3 檢索查閱

實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)全部文檔進(jìn)行分類查找和按文檔內(nèi)容進(jìn)行全文檢索。

3.2.3 數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理主要有三部分：表格管理、數(shù)據(jù)字典、模板管理。

3.2.3.1 表格管理

能將使用的規(guī)范表格按照分類導(dǎo)入系統(tǒng)，然后通過表格管理設(shè)置引用、計(jì)算、匯總等。通過表格管理，實(shí)現(xiàn)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)引用、自動計(jì)算設(shè)定等功能，極大地提高了使用同類表格的填寫效率。

3.2.3.2 數(shù)據(jù)字典

通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典定義常量，便于計(jì)算、引用方面應(yīng)用，提高應(yīng)用效率。

3.2.3.3 模板管理

對具體工程檔案分類預(yù)定義每一分類用到的規(guī)范表格，實(shí)現(xiàn)施工單位根據(jù)項(xiàng)目需求選用表格，無需重復(fù)設(shè)定。

3.2.4 竣工檔案管理

通過設(shè)定建設(shè)全周期工程資料與竣工檔案之間邏輯關(guān)系，實(shí)現(xiàn)竣工檔案組卷自動化、歸檔智能化，在形成電子檔案的同時還可以根據(jù)用戶需求，按照國家相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)制作、打印檔案資料、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、巻封、備考表、脊背等直接裝訂形成整齊劃一的紙質(zhì)案卷。

3.2.5 安全管理

設(shè)置用戶權(quán)限，根據(jù)使用人員對文件增加、刪除、修改等權(quán)限管理，并對用戶在系統(tǒng)進(jìn)行了任何操作都有記錄痕跡保留，形成用戶對系統(tǒng)的操作流水記錄。

3.2.6 系統(tǒng)管理

實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫備份還原、log日志下載查看、與總承包項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)中文書管理模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)同步和系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置等。

4 結(jié)語

建設(shè)在項(xiàng)目管理總承包（PMC）模式下水利工程建設(shè)檔案全過程信息化管理的《水利工程電子檔案系統(tǒng)》，服務(wù)于中水北方勘測設(shè)計(jì)研究有限責(zé)任公司所承擔(dān)的水利工程檔案建設(shè)，繼而為公司智慧水利提供更多的基礎(chǔ)信息，并在實(shí)際應(yīng)用和水利行業(yè)進(jìn)行推廣過程中不斷積累、完善，爭取成為水利行業(yè)電子檔案的標(biāo)桿、標(biāo)準(zhǔn)。