二維碼技術在科技檔案管理中的應用研究

張肖會，宋崢嶸，熊 鷹，晁熳璐

(江蘇省科學技術情報研究所 江蘇南京210042)

科技檔案館是長期和永久保存科學技術檔案的機構，不同于國家的綜合性檔案館，屬于科技文化事業(yè)單位。這里保存的科技檔案主要是指政府機關、高校、科研院所等單位產(chǎn)生的專業(yè)科技檔案，這類檔案在管理和應用上具有很大的相似性。

科技檔案館主要工作包括對專業(yè)科技檔案的采集、歸檔、保存、管理、服務等。由于檔案工作不容易出顯著成果，檔案部門在整個單位處于邊緣地位而很難被領導重視，進而導致檔案工作的工作環(huán)境、條件以及信息化進程比較落后。目前，大多科技檔案館室的檔案接收、信息核對、檔案整理、編目和利用上依然是靠人工記錄，錄入大量信息、文字等，不僅造成檔案管理工作量大，而且很容易出現(xiàn)差錯，造成數(shù)據(jù)的不完整、不準確[1]，另外也使得檔案信息系統(tǒng)效能無法充分發(fā)揮，致使信息化進程滯后。

二維碼技術作為一種新興的信息存儲、識別技術，具有高密度編碼，信息容量大；編碼范圍廣；容錯能力強，具有糾錯功能；譯碼可靠性高；保密、防偽性能好；成本低，易制作，持久耐用等優(yōu)勢[2-3]。因此，可以結合二維碼的技術優(yōu)勢，探討二維碼技術在檔案管理中的應用。

本項研究就是基于科技檔案館檔案管理工作實際，通過采用信息化手段，在檔案信息化管理系統(tǒng)中引進二維碼技術，進而加以合理利用，以達到簡化檔案管理流程，減少檔案管理工作量，提高檔案管理及檔案利用效率，提升檔案館整體管理水平的目的。

1 研究內(nèi)容及技術路線

如圖1所示，通過查閱研讀大量相關的文獻資料，初步形成基本的理論框架?；跈n案館工作實際，梳理整個檔案管理流程，摸清現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)架構及功能模塊，結合二維碼技術的特點和優(yōu)勢，探索并研究二維碼技術能夠介入的檔案管理環(huán)節(jié)，然后開展對基于二維碼技術的檔案信息管理系統(tǒng)的基本架構及功能模塊的設計，制定基于二維碼技術的檔案信息管理系統(tǒng)的初步方案并研究其可行性。

圖1 技術路線圖Fig.1 Technology roadmap

2 二維碼技術用于檔案管理的基本架構

我館檔案管理流程主要包括：立項歸檔—收集、交接、整理、統(tǒng)計工作—借閱—鑒定銷毀。在以上管理流程中好多環(huán)節(jié)手續(xù)復雜，而且一些人工錄入及人工操作環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)差錯。二維碼技術作為一種新興的技術具有編碼密度高，信息容量大，編碼范圍廣，容錯能力強，譯碼可靠性高，保密、防偽性能好，容易制作且成本很低等諸多特點。將二維碼技術應用到上述各個環(huán)節(jié)，不但可以簡化檔案管理流程，減少檔案管理的工作量，而且可以提高檔案管理的效率，保障檔案管理的準確性和安全性。

為探索將二維碼技術嵌入到檔案信息化管理平臺，以簡化檔案管理流程，減少重復勞動，提高工作效率，基于檔案管理流程深入研究了二維碼技術能夠應用的環(huán)節(jié)并搭建了基本架構[4]，如圖2所示。

圖2 基本架構圖Fig.2 Basic architecture diagram

①立項歸檔。歸檔時就會進行檔案編號，也就是每份檔案有自己對應的檔號。一份完整的檔案包括從立項到結題所形成的應該歸檔的一系列文件材料。在二維碼系統(tǒng)中著錄檔案信息，就可以生成檔案信息對應的二維碼，打印二維碼貼在檔案材料和檔案盒上，就可以實現(xiàn)對這份材料以及這盒檔案的跟蹤。另外，二維碼系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)是互聯(lián)互通的，這樣在二維碼系統(tǒng)中著錄的信息就可以自動在檔案信息管理系統(tǒng)中顯示，在進入檔案管理的下一環(huán)節(jié)或者下一步操作時無需重復錄入。有了二維碼系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通后，歸檔時的材料分類、查缺補漏、歸檔進度都可以一目了然，高效且準確。檔案整理人員、歸檔人員、經(jīng)手人、系統(tǒng)管理員等都有對應的二維碼，這些檔案人員可以通過掃二維碼登錄檔案信息管理系統(tǒng)進行整理、歸檔等，系統(tǒng)可以記錄每個檔案管理環(huán)節(jié)中檔案人員的各種操作和行為，便于分清責任，簡化流程，有效規(guī)范檔案人員的各種操作行為，真正追蹤檔案的形成過程。

②收集、交接、整理、統(tǒng)計等。嵌入了二維碼系統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)，可通過線上掃描每份檔案的二維碼來實現(xiàn)檔案收集、交接等。即檔案整理人員首先登錄檔案信息管理系統(tǒng)，對每份要歸檔的檔案材料進行信息著錄，著錄后每份檔案材料就有了對應的二維碼；檔案接收人員只要掃描檔案材料上的二維碼進行接收確認，就可以完成交接，這樣系統(tǒng)就記錄了此次交接的過程，即哪些檔案在何時由誰進行了接收。整理過程中，通過搭建檔案庫房與檔案柜以及與每份檔案之間的二維碼聯(lián)系來對檔案庫房的庫存、檔案柜的柜存及每份檔案的位置進行統(tǒng)計和識別，從而實現(xiàn)更精細、更準確地管理整個庫房，方便后面的檔案查詢、借閱等。

③借閱。借閱者可通過借閱瀏覽界面進行填報借閱申請，審核通過后會發(fā)送代表個人身份信息的二維碼，掃二維碼就可以識別個人身份，借閱者可憑借此二維碼來館借閱。另外，也可以通過上傳有領導批示的借閱/調(diào)閱申請等，進行借閱。

④鑒定銷毀。對于到期需要鑒定銷毀的檔案，可通過線上操作選定要鑒定銷毀的檔案，將檔案的狀態(tài)改為“鑒定銷毀”，在系統(tǒng)中這些檔案就被默認為鑒定銷毀狀態(tài)。在這批檔案出庫的時候，只要掃描檔案二維碼進行出庫確認，就可以完成出庫操作和統(tǒng)計，既方便、快捷又高效、準確。

3 二維碼技術在檔案管理中的實用功能

二維碼系統(tǒng)通過跟蹤、記錄檔案管理各個流程中人的各種行為，從而可追溯檔案的整個生成及流轉過程。基于二維碼的檔案管理系統(tǒng)最終能夠實現(xiàn)的功能包括：①二維碼身份識別，一鍵登錄，一鍵簽名；②信息著錄一次，系統(tǒng)中就能打印出二維碼，后續(xù)工作無需重復錄入；③可追溯誰歸檔誰上架，何時歸檔何時上架，哪些該歸檔未歸檔，該接收未接收的等；④信息檢索更便捷、準確；⑤通過搭建信息互動平臺可實現(xiàn)用戶或檔案工作人員的線上線下交流和互動；⑥可通過檔案數(shù)據(jù)庫對科技成果、申報企業(yè)的各種資質(zhì)、科技數(shù)據(jù)等進行統(tǒng)計和分析；⑦信息更新更便捷。

4 本項研究的重點和難點

目前，二維碼技術在檔案管理中的應用尚未普及，二維碼技術在檔案應用中編碼規(guī)則及技術規(guī)范尚無通用標準[5]；研究并確定適合我館檔案工作實際的二維碼編碼規(guī)則/標準是一項艱巨的任務，也是這個課題的重要研究內(nèi)容之一。

二維碼技術雖然目前還未在檔案管理中普及，但是已經(jīng)應用到圖書館管理領域[6-8]，隨著信息化產(chǎn)品和信息技術的多樣化，檔案信息化要求以及檔案管理人員信息化觀念的增強，二維碼技術在檔案管理中也必將得到應用，現(xiàn)在是深度研究開發(fā)基于二維碼的檔案信息管理平臺的良好契機。

5 總結與展望

二維碼技術作為一種新興的技術具有諸多優(yōu)越性，探索二維碼技術在檔案管理各個環(huán)節(jié)中的應用，有利于改變目前科技檔案管理中存在的混亂、不規(guī)范的現(xiàn)狀，簡化檔案管理流程，減少檔案管理的工作量，提高檔案管理的效率，從而保障檔案管理的準確性和安全性。探索并研究二維碼技術在檔案管理中的應用給檔案管理提供了一種新的技術手段，為檔案資源的開發(fā)利用提供了一種新的途徑，只有把檔案工作規(guī)范科學地管理起來，才能做到更好的為公眾提供服務，同時不被信息時代所淘汰。