企業(yè)辦公室秘書(shū)工作存在的問(wèn)題與對(duì)策探討

李紅江

【摘 要】秘書(shū)是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個(gè)行政職位，尤其是行政部門(mén)及其領(lǐng)導(dǎo)人的秘書(shū)更是一個(gè)比較重要的行政職位。秘書(shū)也是辦公室的重要組成人員，做好辦公室秘書(shū)工作對(duì)企業(yè)有著十分重要的作用。本文介紹了行政辦公室秘書(shū)工作的職責(zé)和要求，分析了行政企業(yè)辦公室秘書(shū)工作存在的問(wèn)題，闡述了做好辦公室秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；辦公室；秘書(shū)工作；存在問(wèn)題；思考

秘書(shū)工作安排事務(wù)的機(jī)構(gòu)或者幫助部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作。辦公室是企業(yè)的綜合管理部門(mén)，在企業(yè)管理過(guò)程中發(fā)揮著樞紐作用，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮著參謀助手作用，辦公室工作的好壞直接影響著單位的辦事效率和對(duì)外形象，而秘書(shū)又是辦公室的重要組成人員，筆者結(jié)合自己幾年來(lái)的工作實(shí)踐，就企業(yè)秘書(shū)工作談一些粗淺的看法和建議。

一、企業(yè)辦公室秘書(shū)工作的職責(zé)和要求

辦公室秘書(shū)工作的主要職責(zé)大致有：輔助參謀、協(xié)調(diào)溝通、接人待物、撰寫(xiě)公文文書(shū)、文件管理、傳達(dá)信息、會(huì)議組織以及協(xié)助主任做好辦公室日常工作。秘書(shū)工作的這些職責(zé)決定了辦公室秘書(shū)工作人員必須具備各種素質(zhì)，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)從事辦公室秘書(shū)工作者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高，要求從事辦公室秘書(shū)工作者具備扎實(shí)的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度、較強(qiáng)的交際能力、熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)、良好的心理承受能力以及較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任心。這樣，可以看出企業(yè)對(duì)秘書(shū)工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室秘書(shū)工作在現(xiàn)代企業(yè)中有著越來(lái)越重要的作用。

二、當(dāng)前企業(yè)行政辦公室秘書(shū)工作存在的問(wèn)題

（一）辦公室事務(wù)過(guò)于繁雜，影響秘書(shū)工作

以大多數(shù)基層辦公室來(lái)說(shuō)，是一個(gè)綜合性辦公室，集合了辦文、辦會(huì)、人事勞資、后勤服務(wù)等職責(zé)，幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會(huì)沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，存在信息報(bào)送不及時(shí)、上下渠道不夠暢通等問(wèn)題，難以真正起到參謀助手作用。

（二）辦公室秘書(shū)人員少，工作負(fù)擔(dān)重、質(zhì)量低

近年來(lái)，企業(yè)單位秘書(shū)人員短缺已成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，并已影響了工作的正常開(kāi)展。目前，大多數(shù)企業(yè)辦公室主要從事秘書(shū)工作的人員只有一人，其中的辛苦只有干過(guò)的人才會(huì)明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉(zhuǎn)”是家常便飯，可以說(shuō)是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。

（三）秘書(shū)人員素質(zhì)偏低，跟不上企業(yè)的工作要求

由于行業(yè)特點(diǎn)等各方面的原因，企業(yè)辦公室秘書(shū)人員的素質(zhì)已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的要求。首先是是秘書(shū)專業(yè)知識(shí)欠缺?，F(xiàn)在大多基層辦公室的秘書(shū)人員多半是半路出身，沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)過(guò)秘書(shū)專業(yè)知識(shí)，雖然有些企業(yè)近年來(lái)也招聘了一些秘書(shū)專業(yè)人員，但一方面人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面秘書(shū)的成長(zhǎng)本身需要一個(gè)過(guò)程，很難立即成為行家里手。其次是知識(shí)更新過(guò)慢。秘書(shū)人員出外機(jī)會(huì)較少，培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，知識(shí)更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了秘書(shū)人員自身素質(zhì)的提高。

（四）信息調(diào)研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好

客觀上由于辦公室事務(wù)多，沒(méi)有時(shí)間，但更多的是秘書(shū)人員主觀上對(duì)信息調(diào)研工作難以重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到調(diào)查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調(diào)研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導(dǎo)致信息調(diào)研工作跟不上新形勢(shì)下工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

三、做好企業(yè)行政辦公室秘書(shū)工作的實(shí)踐思考

辦公室秘書(shū)工行政作在現(xiàn)代企業(yè)里發(fā)揮的越來(lái)越重要的作用，那么做好辦公室秘書(shū)工作就顯得尤為重要了，下面就如何做好辦公室的秘書(shū)工作來(lái)談?wù)勎业囊恍┧伎己拖敕ā?/p>

（一）科學(xué)調(diào)整職能定位，加強(qiáng)秘書(shū)工作的組織建設(shè)

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)對(duì)行政秘書(shū)工作的要求也越來(lái)越高，企業(yè)員工特別是有些領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該改變傳統(tǒng)的對(duì)秘書(shū)工作的看法，不應(yīng)該認(rèn)為秘書(shū)工作只是在企業(yè)辦公室打打雜或者幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些簡(jiǎn)單的日常事務(wù)的工作，應(yīng)該把辦公室秘書(shū)工作提到一個(gè)非常新的高度，充分認(rèn)識(shí)到辦公室秘書(shū)工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分相信和利用辦公室秘書(shū)工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務(wù)都可以交給辦公室秘書(shū)去做，領(lǐng)導(dǎo)自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)還有利于促進(jìn)辦公室秘書(shū)工作人員綜合素質(zhì)的提高.

（二）細(xì)致規(guī)范，做好秘書(shū)服務(wù)工作

我們都知道細(xì)節(jié)決定成敗，但恰恰秘書(shū)工作又是一個(gè)細(xì)致的工作，這就要求了辦公室秘書(shū)工作要做到細(xì)致規(guī)范，從細(xì)小的事情抓起，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。如在安排會(huì)議活動(dòng)時(shí)，辦公室秘書(shū)工作人員可以結(jié)合自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際來(lái)制定出詳細(xì)的會(huì)議安排方案，根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低、人員多少、日程長(zhǎng)短，設(shè)立相應(yīng)的工作計(jì)劃。只有辦公室秘書(shū)工作人員細(xì)致規(guī)范，才能做好辦公室秘書(shū)服務(wù)工作，保證秘書(shū)工作不會(huì)出錯(cuò)，從而保證辦公室和領(lǐng)導(dǎo)日常工作的順利有序的進(jìn)行。

（三）辦公室秘書(shū)工作要做到工作到位不越位

辦公室秘書(shū)工作有著承上啟下、聯(lián)系群眾、協(xié)調(diào)溝通的重要作用，同時(shí)也關(guān)系到辦公室工作能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)和辦公室工作效率的高低。辦公室秘書(shū)工作人員把秘書(shū)工作做“到位”，首先是應(yīng)該做好自己的分內(nèi)之事，把領(lǐng)導(dǎo)交給自己的事情做好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作，同時(shí)也敢于承擔(dān)責(zé)任，只有這樣才是把秘書(shū)工作做“到位”了。秘書(shū)工作在做“到位”的同時(shí)，也要時(shí)刻注意秘書(shū)工作不能“越位”，這里的“越位”是做超出自己職責(zé)和能力以外的事情，在辦公室應(yīng)該一切都聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)的指示，在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍之內(nèi)行使自己的職責(zé)，不能耍小聰明和自作主張。因此，在辦公室秘書(shū)工作中要學(xué)會(huì)擺正自己的位置，既要完成領(lǐng)導(dǎo)的任何，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，又要在自己的職責(zé)范圍之內(nèi)做事。在辦公室秘書(shū)工作中要把秘書(shū)工作做好就必須把工作做到“到位”和“不越位”。

（四）轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率

辦公室的每一項(xiàng)工作都與全局有著密切的聯(lián)系，作為辦公室秘書(shū)人員，一定要在工作作風(fēng)和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。

一要樂(lè)于奉獻(xiàn)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神，服務(wù)工作就沒(méi)有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。必須將任勞任怨作為修身養(yǎng)性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。

二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂，但越在這時(shí)我們?cè)讲荒軄y，我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排；同時(shí)，要不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無(wú)時(shí)間抓信息工作和調(diào)研工作。

三要嚴(yán)以律己，樹(shù)立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復(fù)雜，要低調(diào)做人，低調(diào)干事，要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，在工作中謙虛謹(jǐn)慎，一絲不茍，要正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待組織、自己和他人，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各科室的關(guān)系，有利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。

當(dāng)今企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)從事辦公室秘書(shū)工作者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高。辦公室秘書(shū)工作人員要想做好工作辦公室秘書(shū)就必須不斷的學(xué)習(xí)新的科學(xué)文化知識(shí)，不斷的充實(shí)自己，這樣才能跟上秘書(shū)工作發(fā)展的步伐，適應(yīng)秘書(shū)工作不斷增加的新要求。同時(shí)辦公室秘書(shū)工作人員不僅要學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，還要樹(shù)立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。

四、結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，辦公室的工作職責(zé)、工作任務(wù)、工作要求也發(fā)生了新的變化，需要要求自己在工作中慢慢鍛煉和成長(zhǎng)。辦公室秘書(shū)工作有著重要的地位和作用，企業(yè)做好辦公室秘書(shū)工作，不僅可以協(xié)調(diào)好員工與領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)與部門(mén)的關(guān)系，還能促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

【參考文獻(xiàn)】

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