談?wù)剻n案保護(hù)和管理工作

弓麅

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息價(jià)值在各方面也受到很大重視，檔案保護(hù)與管理工作是提高檔案信息利用水平的基礎(chǔ)依據(jù)。文章主要從檔案管理問題出發(fā)，探討具體的保護(hù)與管理對策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù)；檔案管理；信息化；企業(yè)檔案

檔案工作人員的任務(wù)就是把人類活動的歷史記錄如實(shí)保存下來，并確保其完整、真實(shí)和安全，延長檔案的“壽命”，充分發(fā)揮檔案的作用。因此，檔案管理人員必須具備基本的政治素質(zhì)：堅(jiān)定正確的政治方向，正確的人生觀、價(jià)值觀，忠于黨的事業(yè)，在思想上、行動上與黨中央保持一致，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作中應(yīng)努力踐行科學(xué)發(fā)展觀；有高度的政治敏感性與保密意識；有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，嚴(yán)格保守黨和國家的機(jī)密，認(rèn)真貫徹落實(shí)中華人民共和國《檔案法》和《保密法》，遵守檔案保密制度；堅(jiān)持原則，依法依規(guī)開展檔案管理工作，確保檔案安全。

一、提高檔案管理科學(xué)水平的意義

在當(dāng)前信息化大潮的席卷下，海量數(shù)據(jù)的管理成為檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，而當(dāng)前的管理手段只能針對少量數(shù)據(jù)的管理，因而提升檔案管理科學(xué)化水平就顯得極有意義。首先提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)前信息化發(fā)展的基本要求，尤其是信息化程度的不斷加深，數(shù)據(jù)共享成為熱點(diǎn)，大量的數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，如果缺乏有效的管理手段，就極容易出現(xiàn)問題，尤其是檔案數(shù)據(jù)的管理方面，一旦出現(xiàn)問題，造成的負(fù)面影響就難以估計(jì)，因而對于當(dāng)前的信息化發(fā)展來說提升檔案管理科學(xué)化水平極具意義。再者，提高檔案管理科學(xué)水平也是促進(jìn)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑，特別是隨著社會發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，檔案資料的種類逐漸增加，因而檔案管理難度也越來越大，只有提高檔案管理科學(xué)化水平才能夠合理解決這個(gè)問題，從而全面推動我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）對于檔案管理的認(rèn)識不足

在很多企事業(yè)單位中，雖然很多人都能夠重視檔案的管理工作，但還是存在對于檔案管理工作認(rèn)識不足的情況，正是由于對于檔案管理的認(rèn)識不足，所以導(dǎo)致很多檔案管理工作過程中，檔案管理者對于檔案信息資源的收集存在很大的困境，有些管理者無法確保檔案資料的完整性，有些則無法保證檔案資料的時(shí)效性。認(rèn)識不足歸根結(jié)底是檔案管理工作人員不能夠清楚地捋順檔案管理和單位發(fā)展之間的關(guān)系，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是保存資料，從而無法將檔案工作做到盡善盡美。

（二）管理方法過時(shí)

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長的時(shí)代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長久發(fā)展會受到影響。同時(shí)，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進(jìn)行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導(dǎo)致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

（三）檔案管理人員的能力和素質(zhì)低下

在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)不單單是掌握檔案學(xué)這個(gè)傳統(tǒng)單一的人員可以勝任的，檔案信息資源的管理除了需要檔案基礎(chǔ)知識外，還需要信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的配合，而目前很多企事業(yè)單位對于檔案管理人員的招聘依然按部就班地認(rèn)準(zhǔn)檔案學(xué)專業(yè)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的綜合能力和素質(zhì)普遍較低，很多檔案管理者會在其他部門缺人手的時(shí)候被臨時(shí)借調(diào)，原本僅有的專業(yè)知識和技能也很難在檔案管理工作中發(fā)揮，因此很多企事業(yè)單位的檔案管理效率比較低下。

三、檔案保護(hù)與管理的有效措施

（一）檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，從根本上解決問題。企業(yè)應(yīng)對原檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，探討其中存在的不足，同時(shí)進(jìn)行改革，用先進(jìn)的管理方式進(jìn)行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺。

（二）做好防蟲除菌與通風(fēng)工作

昆蟲生長、發(fā)育最適宜的溫度在22℃～32℃，對有蟲蛀的檔案資料，要做好滅蟲工作，消滅害蟲孽生之地，平時(shí)柜內(nèi)放置適量的樟腦殺蟲丸，如發(fā)現(xiàn)害蟲檔案必須采取措施用藥物手段或高科技予以消滅，并系統(tǒng)有序地檢查整理。另外，空氣凈化是檔案保護(hù)的重要內(nèi)容，有條件的用空調(diào)機(jī)調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫度為14℃～24℃之間，相對濕度為45%～60%之間。沒有條件的可采用通風(fēng)法：即開室內(nèi)的門窗通風(fēng)，當(dāng)室內(nèi)的溫濕度比室外高時(shí)則開門窗，進(jìn)入6月中旬是雨季，則不必開門窗。

（三）加快檔案管理信息化的改革

檔案管理的模式要與時(shí)俱進(jìn)，這就要求對于當(dāng)前的檔案管理方式和方法進(jìn)行變革，從而形成一種能夠適應(yīng)社會發(fā)展需求的管理方法。此外，對于管理人員來說，需要在思想上進(jìn)行管理方式方法的轉(zhuǎn)變，并且在管理工作日常中積極轉(zhuǎn)變工作理念。再者就是，通過引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在當(dāng)前的信息化發(fā)展背景下，適應(yīng)新模式下的檔案管理，提升管理水平和效率。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

正所謂“工欲善其事，必先利其器”，如果檔案管理人員的整體素質(zhì)不從根本上得到提升，那么檔案管理工作的水平不會有提高，現(xiàn)如今對于大多數(shù)企事業(yè)單位而言，無論是檔案工作人員的學(xué)歷背景還是基礎(chǔ)能力，都無法滿足新時(shí)代檔案管理工作的要求，想要提升檔案管理人員的整體素質(zhì)必須要加強(qiáng)人才引進(jìn)，對已有人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠?qū)n案整理工作做到盡善盡美，從而保證檔案信息資源的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（五）改變企業(yè)人員對數(shù)據(jù)管理的看法

數(shù)據(jù)錄入是一份十分重要的工作，它關(guān)系著企業(yè)今后的發(fā)展壯大。我們應(yīng)當(dāng)改變目前同事對其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡單的、重復(fù)性的工作。通過召開會議、開員工聚會等方法讓其他部門接觸到檔案管理部門并了解到其重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，檔案管理人員也開始重視其工作，其他部門與檔案管理部門良好合作，企業(yè)工作效率提高，進(jìn)入可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

（六）檔案的保護(hù)

檔案保護(hù)是一項(xiàng)社會性工作，是檔案查詢者的服務(wù)方式，盡量為查詢檔案創(chuàng)造快捷、便利條件。檔案是一種不可再生的資源，最大特點(diǎn)是原始性和唯一性，檔案的唯一性注定了檔案的珍貴性，檔案不能復(fù)制，不能備份，隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大。檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而檔案如何被及時(shí)、有效地安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，突出了檔案保護(hù)的意義。檔案管理部門要采取多種有力、有效、能產(chǎn)生震撼效應(yīng)的方式，宣傳檔案法規(guī)，提高全民檔案意識，領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案事業(yè)發(fā)展的有力保障，并且需各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工關(guān)心與支持檔案事業(yè)。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著未來檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，越來越多的問題也會不斷出現(xiàn)，作為檔案管理工作者只有時(shí)刻將挖掘檔案信息資源的價(jià)值作為工作的主要任務(wù)，做好檔案保護(hù)與管理工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展應(yīng)用信息化技術(shù)，提高檔案管理水平。

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