企業(yè)物資采購合同的特征分析與改進(jìn)對策

賀彥博

【摘 要】隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大和市場產(chǎn)品更新?lián)Q代，其對物資采購量持續(xù)增加，進(jìn)而在采購合同條款簽訂方面也日益復(fù)雜，然而要保證企業(yè)順利生產(chǎn)，充足的原材料和各類物資供應(yīng)是重要保證。因此物資采購合同管理就顯得十分重要。實(shí)踐表明，加強(qiáng)物資合同管理，能夠最大程度地降低產(chǎn)品成本，從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文就企業(yè)物資采購合同管理工作要點(diǎn)，并對合同形成、簽訂、履行及終止等基本管理方法等改進(jìn)進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】物資采購；合同管理；特征

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化和我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場環(huán)境更加復(fù)雜多變，物資采購風(fēng)險(xiǎn)也是相應(yīng)增加。為了適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)形勢，增強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，我國財(cái)政部會同審計(jì)署、證監(jiān)會、保監(jiān)會、銀監(jiān)會在2008年頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，并與2009年7月1日起公布實(shí)施。加強(qiáng)物資采購合同管理已經(jīng)刻不容緩，而且其作為企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要方面，也極易引發(fā)貪污腐敗等問題。加強(qiáng)企業(yè)合同管理，既有利于提高企業(yè)參與市場競爭的能力，維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益；又能實(shí)現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾，提高企業(yè)品牌形象和核心競爭力。因此，企業(yè)合同管理在企業(yè)管理中具有十分重要的作用。

一、企業(yè)物資采購合同管理的特征分析

事實(shí)上，我國業(yè)界還沒有直接給企業(yè)合同管理下一個(gè)權(quán)威的定義。從多年實(shí)踐角度來說，合同管理一般指的是合同當(dāng)事人為實(shí)現(xiàn)單位的合同目的，根據(jù)本單位的具體情況，依據(jù)合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對合同進(jìn)行履行、訂立、終止、變更以及監(jiān)督、審查、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制都是合同管理的手段。可見合同管理是一個(gè)系統(tǒng)的、綜合的，與其他合同相比，具有以下三項(xiàng)重要特征：

（1）合同管理是企業(yè)的一種自律行為。企業(yè)通過合同的簽訂和履行等進(jìn)行自我審查，自我控制、自我監(jiān)督，進(jìn)而最終實(shí)現(xiàn)合同的目的。

（2）合同制度一般不具有對外法律效力。合同管理制度針對的對象是企業(yè)內(nèi)部，合同管理制度強(qiáng)調(diào)合同管理工作的規(guī)范性，有利于合同的順利簽署和執(zhí)行，因而其對外一般不具有法律效力。

（3）合同管理的內(nèi)容具有廣泛性。企業(yè)合同涉及的內(nèi)容非常豐富，牽涉到的部分多，而且操作流程也十分復(fù)雜。

二、企業(yè)物資采購合同管理的內(nèi)容

當(dāng)前，隨著市場競爭日益加劇，部分供應(yīng)商為了能拿到訂貨單，他們在物資采購談判和投標(biāo)過程中，經(jīng)常故意壓低價(jià)格，以換取訂貨單位的訂單。實(shí)質(zhì)上這樣做會大大損害訂貨企業(yè)的利益。因?yàn)楣?yīng)商拿到訂單后，為了能保持自己的利潤，往往會自行降低供貨質(zhì)量，給訂貨企業(yè)造成損失。為防止上述情況發(fā)生，要求在合同形成時(shí)，必須對原始的供應(yīng)商資質(zhì)、物資需求計(jì)劃、招標(biāo)和比價(jià)、物資詢價(jià)與報(bào)價(jià)、合同條款起草等整個(gè)過程，以及各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的審計(jì)監(jiān)督，杜絕合同形成過程中的漏洞，避免因合同漏洞而造成無法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失。

（一）編制采購計(jì)劃

首先，在采購時(shí)應(yīng)結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、庫存狀況、各種零部件的生產(chǎn)周期、訂貨周期和出廠日期等，制定出合理的物資采購計(jì)劃。

其次，對于具有壟斷性及常備物資等要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息分析其價(jià)格走勢，適時(shí)加大儲備。

其三，對機(jī)電配套件的采購要符合其技術(shù)專業(yè)要求，在保證質(zhì)量的前提下合理制定采購周期，編制采購定額。

（二）合同主體的綜合評價(jià)

為防止一些沒有資質(zhì)的供應(yīng)商，甚至是皮包企業(yè)濫竽充數(shù)混進(jìn)投標(biāo)隊(duì)伍，我們要對投標(biāo)單位的生產(chǎn)能力、價(jià)格合理性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、資產(chǎn)狀況、信譽(yù)度以及售后服務(wù)等等方面要有全面的了解，把那些曾經(jīng)的“不良記錄”的供應(yīng)商排除在外。在與企業(yè)最終簽訂采購合同之前，還必須對供應(yīng)商的稅務(wù)登記證、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)隸屬關(guān)系證明、組織代碼證、企業(yè)產(chǎn)品簡介、產(chǎn)品獲獎(jiǎng)證書、產(chǎn)品樣本、近三年業(yè)績等諸多方面再進(jìn)一步審查。

（三）合同標(biāo)的的價(jià)格確定

采購合同標(biāo)的物價(jià)格是合同形成的主要環(huán)節(jié)，現(xiàn)代企業(yè)一般采用招標(biāo)和比價(jià)方式來訂立標(biāo)的物價(jià)格，因此企業(yè)要加強(qiáng)招標(biāo)和比價(jià)管理，爭取以最優(yōu)的價(jià)格購買到質(zhì)量、性能最好的產(chǎn)品。要遵循“公正、經(jīng)濟(jì)、高效”的原則，公正對待投標(biāo)商，要對投標(biāo)文件的完整性、投標(biāo)人資格、付款方式、投標(biāo)總價(jià)和分項(xiàng)報(bào)價(jià)、投標(biāo)商信譽(yù)、交貨期、履約業(yè)績等諸多方面進(jìn)行分析，經(jīng)過綜合分析最終確定最優(yōu)投標(biāo)單位。

三、改進(jìn)企業(yè)物資采購合同的對策

（一）企業(yè)物資采購合同的簽訂

采購合同一旦簽訂就具有了法律效力，供購雙方要嚴(yán)格按照合同來履行自己的職責(zé)；同時(shí)供購雙方應(yīng)該建立在互利、平等的基礎(chǔ)確立合同條款、合同簽訂一般包括以下幾個(gè)方面：

（1）物資采購合同條款擬定。由于每個(gè)合同的簽訂都有其特定的要求和風(fēng)險(xiǎn)，一般來講，文本由誰起草，誰就掌握主動(dòng)。因此多數(shù)情況下，物資采購合同文本多以采購方面制定和合同為范本。

（2）物資采購合同評審和簽訂。合同通過初審后，應(yīng)將初稿報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)部門進(jìn)行審核，審計(jì)部門要嚴(yán)查合同條款是否完備、合法，合同的內(nèi)容是否達(dá)到合同的目的要求；有無損害需求方利益的條款，有無明顯有利于供應(yīng)商的條款等等。如果存在這些現(xiàn)象，則應(yīng)進(jìn)行延伸審計(jì)，并追查幕后情況，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，杜絕權(quán)錢交易、人情交易等情況。

（二）企業(yè)物資采購合同的變更或終止

合同的內(nèi)容必須是雙方一致同意、依法簽訂并且受到法律保護(hù)。合同簽訂后就不得單方面擅自變更或者解除，合同內(nèi)容的變更必須是雙方達(dá)成一致的意見，只有按照法律規(guī)定和合同約定享有合同解除權(quán)時(shí)，方可解除或終止合同。在變更合同時(shí)，應(yīng)該重新立一份合同，履行相關(guān)審批程序。在合同變更時(shí)，我們必須對以下幾點(diǎn)引起高度重視：（1）合同必須表明是雙方當(dāng)事人經(jīng)過協(xié)商后達(dá)成的一致意見。在形式上可以通過當(dāng)事人簽字后者蓋章來體現(xiàn)。（2）合同內(nèi)容的變更要非常的具體而明確。（3）要嚴(yán)格履行變更或終止的審批手續(xù)。

（三）企業(yè)物資采購合同的履行

在合同履行過程中應(yīng)本著“誠信守信”原則，做好自己該做的工作，嚴(yán)格按照合同訂立的數(shù)量、交貨期、質(zhì)量、付款方式、運(yùn)輸方式、包裝方法、違約責(zé)任、解決糾紛方式等條款執(zhí)行，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度，適時(shí)與供方聯(lián)系，配合供方履行合同條款，發(fā)現(xiàn)合同在履行過程中出現(xiàn)問題時(shí)，及時(shí)派采購人員到供方現(xiàn)場跟蹤考察、催交貨物。

（四）采用公開招標(biāo)的采購方式

為避免采購部門在具體的采購環(huán)節(jié)中暗箱操作，不正當(dāng)采購，應(yīng)當(dāng)要在具體的采購過程中采取公開招標(biāo)的采購方式，從而解決傳統(tǒng)采購過程中的各種漏洞問題。通過招投標(biāo)的方式，利用競爭的優(yōu)勢，大幅度降低產(chǎn)品價(jià)格，提升售后服務(wù)的質(zhì)量。公開招標(biāo)更能將采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組的日常價(jià)格對比工作簡化成集中對比工作，大大減輕工作人員的工作量，節(jié)省一定的人力資源。尤其是集中對比價(jià)格后，更能減少資源流通過程中價(jià)格產(chǎn)生的影響，最大化控制資源成本，從而最大程度地提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

四、結(jié)束語

合同是聯(lián)系企業(yè)和市場的重要紐帶，企業(yè)要發(fā)展壯大，加強(qiáng)物資采購合同管理工作就顯得尤為重要。企業(yè)要將物資采購合同管理納入制度化、科學(xué)化、法制化的管理的軌道，才能更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，企業(yè)也才能取得更大的發(fā)展。通過進(jìn)一步優(yōu)化物資采購管理的模式、方法和措施，不僅能夠減少因物資采購產(chǎn)生的資源浪費(fèi)，更能提升工作效率。在實(shí)際工作中，要明確深化采購管理的體制改革，是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)體制下的必然發(fā)展趨勢，企業(yè)要對此高度重視，從而最大程度地提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙香蘭；完善物資采購 提升企業(yè)競爭力[J]；全國商情（經(jīng)濟(jì)理論研究）；2009年12期.