淺談實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化的方法與條件

韓立濤

摘要：隨著數(shù)字時代的到來，數(shù)字技術(shù)被應用于檔案行業(yè)，數(shù)字檔案應運而生，并成為檔案現(xiàn)代化的標志和檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢。學習掌握數(shù)字檔案的理論知識和管理方法，對于促進檔案管理現(xiàn)代化，推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有積極地意義。本文以文書檔案為例，對實現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和應具備的條件進行了探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案;數(shù)字化;方法;條件

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。它和科學技術(shù)檔案和專門檔案一起同屬于我國三大類型檔案。它主要以文字記錄為主，具有悠久的歷史，其載體隨著時代的變遷和技術(shù)進步不斷發(fā)展變化，由古代的甲骨、竹簡、皮卷、絲綢到近代的紙質(zhì)、磁帶、光盤、影像等。隨著數(shù)字時代的到來，數(shù)字技術(shù)被應用于檔案行業(yè)，數(shù)字檔案應運而生，并成為檔案現(xiàn)代化的標志和檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢。學習掌握數(shù)字檔案的理論知識和管理方法，對于促進檔案管理現(xiàn)代化，推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有積極地意義。本文擬就以文書檔案為例，對實現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和應具備的條件進行探討，與同行們商榷。

一、文書檔案數(shù)字化的定義及特征

1、文書檔案數(shù)字化定義：數(shù)字化，是指利用計算機信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以高速微型計算機對數(shù)字編碼進行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù)，通常稱為數(shù)字化技術(shù)。文書檔案數(shù)字化就是將數(shù)字技術(shù)應用于文書檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發(fā)利用各個環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像等文書檔案管理手段，實現(xiàn)文書檔案信息資源數(shù)字化，存儲集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，開發(fā)利用智能化。

2、文書檔案數(shù)字化的特征：文書檔案數(shù)字化是運用現(xiàn)代科學技術(shù)對文書檔案的載體的進一步發(fā)展，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、影象、磁帶、光盤為載體的文書檔案具有極大優(yōu)越性和明顯不同的特征。一是改變了傳統(tǒng)的收集方式，利用電子成像和音頻手段，直接收錄檔案內(nèi)容，實現(xiàn)無紙化傳輸、收集和儲存。二是改變了儲存、保管方式，利用集成數(shù)據(jù)庫技術(shù)，極大的增加了檔案信息的存儲量，優(yōu)化了保管手段，增加了安全系數(shù)。三是提高了檔案管理工作效率，加快了檢索、調(diào)閱、整理速度。四是為利用網(wǎng)絡(luò)傳輸創(chuàng)造了條件，加快了檔案信息交流傳輸速度，為檔案的交流、開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。

二、實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化的方法

實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化就是運用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，采取科學的方法，對文書檔案的收集、儲存、管理進行數(shù)字化改造，其具體方法為：

1、利用數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案信息資源數(shù)字化。文書檔案資源包括：當前行政管理工作中新形成的紙質(zhì)、文字、圖像、電子文件、非數(shù)碼影像;檔案室原保存的各類介質(zhì)的歷史文書檔案信資料;上級和其他單位交流傳輸來的各類介質(zhì)的文書檔案資料。對以上文書檔案進行數(shù)字化處理改造，使之變?yōu)閿?shù)字化文書檔案資源。具體方法為：一是做好文書檔案資料收集和轉(zhuǎn)化。在當前行政工作中，要提倡使用計算機辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化辦公，建立電子文件制作、儲存、傳輸、轉(zhuǎn)化制度，行政管理部門要做到與檔案管理部門文件互通，檔案管理部門及時將電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。二是對檔案室原保存的各類介質(zhì)的歷史文書檔案信資料中有價值、符合轉(zhuǎn)化條件的重點文書資料，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化處理，使之成為數(shù)字化檔案資源。三是對接受的上級或其他單位交流傳輸?shù)母黝惤橘|(zhì)的文書資料，在接受使用和行政解密的同時，直接傳輸給檔案管理部門進行數(shù)字化處理，生成數(shù)字文書檔案。通過以上三種方式，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。

2、運用現(xiàn)代電子計算機技術(shù)，建立文書數(shù)字化檔案電子管理系統(tǒng)，提高文書檔案管理效率。檔案資源數(shù)字化，文書檔案數(shù)據(jù)庫的建立，為文書檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化創(chuàng)造了條件。通過引進數(shù)字化檔案管理軟件，利用計算機管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對檔案信息資源進行分類、分析、提取、加工修改和高速便捷查詢。為文書檔案的借閱、使用、查詢帶來極大的方便，提高了檔案管理工作質(zhì)量和效率。

3、運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案交流傳輸網(wǎng)絡(luò)化。通過建立單位內(nèi)部檔案局域網(wǎng)，建立內(nèi)部干部職工微信群、qq群、網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺等，實現(xiàn)單位內(nèi)部行政指令、文件下發(fā)、干群信息溝通網(wǎng)絡(luò)化，領(lǐng)導財務(wù)、文件審批電子化。登錄國家和地區(qū)檔案網(wǎng)絡(luò)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部、上下級文書檔案信息、資料溝通傳輸網(wǎng)絡(luò)化。極大提升文書檔案的使用價值和效率。

三、實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化需具備的條件

文書檔案數(shù)字化是檔案管理現(xiàn)代化的標志，是對文書檔案載體介質(zhì)材料一次高科技改革，具有一定的技術(shù)含量和高科技因素。因此，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化在人員素質(zhì)、儀器設(shè)備、軟件使用與管理方面都有一定的要求，要具備相應的條件。

1、要有一定數(shù)量的掌握現(xiàn)代化檔案管理知識的檔案管理人員?，F(xiàn)代化檔案管理知識包括：文書檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識和實際操作業(yè)務(wù)技能;電子數(shù)據(jù)信息的采集技術(shù)，計算機軟件的正確運用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運用等方面的知識。

2、要具備適應數(shù)字化技術(shù)要求的相關(guān)設(shè)備。硬件設(shè)備主要包括：計算機、數(shù)碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等，以此完成數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲、傳播等工作。軟件則需要引進和購買系統(tǒng)軟件，并及時進行更新?lián)Q代。

3、貫徹執(zhí)行國家檔案信息化規(guī)范標準，建立系統(tǒng)和區(qū)域信息安全保障體系。執(zhí)行國家或地區(qū)的統(tǒng)一行業(yè)標準，實現(xiàn)國家或區(qū)域內(nèi)信息解碼互通，減少網(wǎng)絡(luò)壁壘。同時要建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，采取法制管理、組織管理、技術(shù)防護、系統(tǒng)控制等多種手段，建立完備的綜合防范機制。確保涉及國家機密、專利技術(shù)、商業(yè)機密等文書檔案資料的安全。

參考文獻：

[1]鄭國彬.淺談企業(yè)文書檔案管理[D].檔案管理畢業(yè)論文.2016-04-22