分析文書資料與檔案管理工作的關系

黃衍芳 郭麗

摘要：檔案是直接形成的歷史紀錄。檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，也就是文件是檔案的前身，而檔案則是文件的最終歸宿。一個企業(yè)從建立到發(fā)展，從發(fā)展到興盛，再從興盛走向消失或被另一個企業(yè)代替，檔案是它的真實記錄，檔案是它發(fā)展的重要依據(jù)，檔案是它歷史鑒證。文書工作是檔案工作的前提。

文件是檔案的前身，文書工作狀況如何，不僅直接影響其自身質(zhì)量和企業(yè)日常工作，也會影響以后轉化成檔案的質(zhì)量。文書工作的質(zhì)量，對檔案工作有著決定性的影響。文書立卷工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》必須嚴格按照國家檔案管理規(guī)定的要求來制定并更改的，文書資料根據(jù)要求按黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、技術管理等四大類分類進行逐級整理，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是獨立的，有它特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中，它們之間又有其內(nèi)在的密切聯(lián)系。檔案的利用是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作的標準。

關鍵詞：文書;檔案;管理

記得在學校里學過，檔案是直接形成的歷史紀錄?！爸苯有纬伞闭f明了檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明了檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

檔案來源于文件。檔案是由文件有條件地轉化而來的，也就是文件是檔案的前身，而檔案則是文件的最終歸宿。一個企業(yè)從建立到發(fā)展，從發(fā)展到興盛，再從興盛走向消失或被另一個企業(yè)代替，檔案是它的真實記錄，檔案是它發(fā)展的重要依據(jù)，檔案是它歷史鑒證。我從事檔案管理工作二十年整，和我所管理的檔案資料一起見證了從“濟東新村”到“濟東物業(yè)”國有企業(yè)內(nèi)部的交替，再從“濟東物業(yè)”到“兗煤物業(yè)”市直企業(yè)外部的變更過程，結合工作實際來分析探討文書資料與檔案管理工作之間的關系。

一、文書工作是檔案工作的前提之一。

文件是檔案的前身，文書工作狀況如何，不僅直接影響其自身質(zhì)量和企業(yè)日常工作，也會影響以后轉化成檔案的質(zhì)量。檔案來源于文件材料，文稿的撰寫要符合黨的路線方針政策，內(nèi)容要切合實際，觀點明確，言簡意賅，文件的下發(fā)要考慮齊全，根據(jù)每個時期的標準要求嚴格規(guī)范格式，為了利于將來的保存，要規(guī)范打印質(zhì)量，文書工作的質(zhì)量，對檔案工作有著決定性的影響。

（一）按照我們單位的變更，分別下分了《濟東新村公文處理規(guī)定》、《濟東物業(yè)公文處理規(guī)定》、《兗煤物業(yè)公文處理規(guī)定》，自始至終我單位的發(fā)文程序都作了具體規(guī)定，各部門要下發(fā)及上報的文件嚴格按照擬稿單位撰稿、綜合管理部門進行審核、主要領導進行匯簽、綜合管理部門統(tǒng)一排版并下發(fā)的程序，最后由綜合管理部統(tǒng)一留存電子版、紙質(zhì)版、審批手續(xù)等，為以后的歸檔工作奠定良好的基礎。

（二）歸檔工作是機要文書工作人員與檔案工作人員相互結合的過程，我們單位一直是檔案工作和機要文書工作人員隸屬一個部門，這樣有利于檔案保存的及時性與完整性。在完成文件向檔案轉化的標志工作環(huán)節(jié)就是兩個崗位之間的溝通與銜接。機要文書工作人員將下發(fā)及上報的正式文件資料整理完整，按季度分類移交給檔案管理人員，這樣不但會讓自己的工作環(huán)境有續(xù)整潔，而且確保了歸檔的及時性，更利于文件資料的完整歸檔。遇到各單位部門重大的事件，作為文書工作人員要第一時間告知檔案人員，因為檔案人員工作性質(zhì)決定了與外界聯(lián)系相對閉塞，只有通過文書人員得到消息，檔案管理人員才能及時聯(lián)系實施單位及時收集文獻資料，及時完整歸檔，以至不會遺漏需要歸檔的資料。

（三）文書工作人員需要學習檔案管理的相關知識，要對照《歸檔范圍》、《期限表》相關內(nèi)容對文件資料進行分類存放，以便在移交給檔案管理人員時做到清晰準確。

二、文書立卷工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。

為了將檔案更好的利用，立卷的準確性是最重要的。自從1998年我們單位成以檔案室以來，不管在哪個時期，檔案《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》都是嚴格按照國家檔案管理規(guī)定的要求來制定并更改的。首先檔案工作人員會將一部分隨著記述辦事現(xiàn)行功能結束的文件資料進行淘汰，余下的具有保存價值的文件資料再進行分類歸檔整理。我們單位2014年前是按卷管理，將文書資料根據(jù)《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》按黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、技術管理等四大類分類進行一級類目整理后，再按要求進行二級類目、三級類目整理組卷，有利于查找。2014年后根據(jù)上級要求進行按件組盒整理，按件組盒整理是也是要根據(jù)檔案的《分類大綱》、《歸檔范圍》、《保管期限表》等制度來整理，按件整理精減了工作程序，節(jié)約了工作時間，更利于查找、利用及檔案的保密工作。

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是獨立的，有它特定的使命和作用，而在同一項工作、同一個問題的處理過程中，它們之間又有其內(nèi)在的密切聯(lián)系。文件之間的這種聯(lián)系是在企業(yè)活動中歷史的形成的，我們應該依照他們之間的聯(lián)系存放在一起，使每一個案卷都成為精練的，便于利用查找的，更好的為企業(yè)服務，發(fā)揮文書檔案的價值。

三、檔案的利用價值是檢驗文書工作的標準。

檔案的利用是檔案工作的最終目的，也是檢驗文書工作的標準。檔案來源于文書資料，又為文書工作服務，也就是為領導決策服務。反過來說，領導的決策一旦形成了正式文件，既具有現(xiàn)行的指導作用，又具有查考憑證作用，如一些規(guī)定、意見等指導性的文件，就具有長時間的指導作用;重大的處理決定、職務任免、機構設置、隸屬關系的改變等，就具有長久的查考和憑證作用。我們單位近二十年的交替變更中，醫(yī)院、學校的相繼劃轉，三供一業(yè)整體分離移交工作，相關人員的調(diào)動，不變的文書資料變成檔案利用時，對單位、人員起了關鍵性的作用。檔案利用的主導作用，體現(xiàn)在對基礎工作的促進和完善方面。而利用效果的大小，取決于文書工作做得如何。假如文件手續(xù)不全，少日期少單位等，就會給查找利用帶來困難，就很難發(fā)揮它的作用;文件用紙易破損，用墨不注意耐久性等，就會影響檔案的壽命。所以，通過檔案的利用，可以發(fā)現(xiàn)文書工作中問題，從而促進文書工作進一步完善和提高。由此可見，檔案提供利用，既依賴于文書工作，又是檢驗文書工作的標準。