血站檔案管理的特點及作用

常艷麗

【摘要】本文主要分析與探討血站檔案管理的特點與作用。血站檔案管理是血站發(fā)展的重要基礎(chǔ)與前提，但長期以來，血站檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、管理技術(shù)滯后以及檔案內(nèi)容不全、分類不細、分散保存等方面的問題。

【關(guān)鍵詞】血站檔案管理;特點;作用

一、血站檔案管理工作的組成與作用

血站檔案一般由無償獻血者獻血檔案、人事檔案、文書檔案三部分組成。血站無償獻血者檔案是對一名無償獻血者個人信息、血液檢測結(jié)果、實驗記錄等情況的真實反映，也是維護獻血者及受血者和采供血機構(gòu)、醫(yī)療機構(gòu)公正的重要依據(jù)，對血站日常管理獻血隊伍、應付采供血緊急任務起著重要作用;血站人事檔案翔實地反映了職工在血站工作期間的實踐情況，能真實反映血站工作人員的工作經(jīng)歷、工作技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于血站挖掘人才、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為血站人才發(fā)展計劃、科研建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見;血站文書檔案可作為日常工作的重要參考資料，記錄著血站的發(fā)展歷史，為血站發(fā)展建設(shè)的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。

二、血站檔案管理工作的特點

（一）檔案來源的多樣性。血站檔案不僅僅來自血站本身，同時也來自社會各相關(guān)方面的各類資料。來源廣泛多樣性，增加了血站檔案收集與整理工作的難度，同時也是血站檔案管理重要性的充分反映。

（二）檔案載體豐富性。血站檔案保存形式并不只是圖表文字，同時還有錄音、照片、錄像、光碟等，由此才能達到聲形并茂、動靜結(jié)合的效果。

（三）檔案保存針對性。血站檔案具有的使用價值，是由檔案內(nèi)容來決定的，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制，更為重要的是無償獻血者的獻血檔案，一經(jīng)損失就無從查證。

（四）檔案整理的流動性。血站檔案中占比例最大的是無償獻血者獻血檔案，每天都有新的獻血檔案歸檔，再加上人員的變換，檔案的整理頭緒較多，流動性較大。

（五）檔案管理的保密性。血站檔案管理最為重要的是保密性，無償獻血者獻血檔案一經(jīng)流出，會造成不必要的社會輿論，關(guān)乎獻血者本人及身邊人的生活，會嚴重挫傷打擊獻血者的無私奉獻精神，甚至造成不穩(wěn)定因素發(fā)生。

三、血站檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待加強。血站檔案填寫與存檔主要以手工為主，血站內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴重損害，直接影響到血站檔案管理。電子檔案建立較晚，而且建設(shè)血站檔案信息化的速度慢，用計算機等先進設(shè)備保存與管理血站檔案勢在必行，而與之相匹配的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對卻很薄弱，有待進一步加強。

（二）檔案管理隊伍專業(yè)技能有待提高。很多血站檔案員并沒有受過專業(yè)的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達到預期的標準。所以加強血站檔案管理隊伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。

（三）檔案信息化管理尚未完全實現(xiàn)。大部分血站檔案管理仍在進行著“紙和筆”的操作，而這樣的工具對相關(guān)資料的記錄是簡單的不完善的，管理技術(shù)具有單一性滯后性;有的血站雖然建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但由于人力、物力及經(jīng)費等因素限制，案卷目錄及文件資料入機率較低，全文掃描工作尚未完全開展，通過檔案管理系統(tǒng)查閱檔案的難度較大。

（四）檔案服務意識薄弱。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用，所以檔案服務意識需進一步加強。

四、加強血站檔案管理的建議

（一）加大檔案管理標準化建設(shè)的資金投入。標準化主要指得是計算機硬件和軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫方面的標準，有效實現(xiàn)信息間的共享。提升檔案管理科學水平標準化，需要不斷更新設(shè)備和技術(shù)，為保持設(shè)施更新的及時性和延續(xù)性增加投資，這樣才能加快實現(xiàn)血站檔案的建設(shè)步伐。

（二）優(yōu)化檔案管理人力資源培訓?！按蜩F還須自身硬”，沒有一支過硬的檔案管理人員隊伍，就不可能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案工作人員不但要熟練掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識、相關(guān)學科知識和服務理念，熟悉檔案管理國家法律法規(guī)和血站相關(guān)規(guī)定，熟悉血站采供血工作流程及各項業(yè)務工作，經(jīng)血液安全培訓，熟練掌握計算機操作技術(shù)，具有良好的文字處理和語言表達能力。同時具備較強的信息捕捉能力，能從紛繁復雜的檔案資料中提煉出有價值的信息，并及時地傳遞到科研中去，所以加大檔案管理人力資源培訓勢在必行。

（三）加強檔案信息安全內(nèi)控保障建設(shè)。一方面由于電子檔案和紙質(zhì)檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子檔案管理特點有針對性地建立實施安全防護體系，預防受到外界的安全威脅，達到安全防護的目的。另一方面加強檔案信息查詢安全，做好檔案信息保密工作，有針對性選擇性地公開查閱檔案，以防檔案信息外泄，特別是獻血者檔案信息，造成不必要的麻煩。

（四）加強檔案管理工作的力度。血站檔案管理作為血站管理的重要組成部分，應將檔案工作貫穿于血站管理工作的全過程，將檔案工作列入年度計劃，需要為檔案管理建立標準、規(guī)范和便于操作的管理制度，為檔案管理提供保障，做到有制度、有計劃、有安排、有檢查，使檔案管理工作始終貫穿于血站日常管理工作中，確保檔案管理工作有序開展。