規(guī)范化管理在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案中的應(yīng)用效果分析

郭競(jìng)新

【摘要】本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的重要性以及目前存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并對(duì)規(guī)范化管理在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理中的應(yīng)用效果進(jìn)行了分析，希望能夠?yàn)槲磥?lái)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案工作的發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院; 風(fēng)險(xiǎn)管理檔案; 規(guī)范化管理

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及人們對(duì)于身體健康重視程度的提高，醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)也面臨著巨大的壓力。因此，醫(yī)院在醫(yī)療事故、藥物不良反應(yīng)、爆發(fā)大范圍感染事件等風(fēng)險(xiǎn)事件方面的重視程度也在不斷增強(qiáng)。檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著非常重要的意義。特別是對(duì)于醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案來(lái)說(shuō)，能夠?yàn)獒t(yī)院管理層分析風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的原因并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施提供重要的參考和輔助作用，對(duì)于醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的提高有著重要的促進(jìn)作用。只有對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理才能夠使其價(jià)值得到充分的挖掘和發(fā)揮，從而為醫(yī)療工作的開展和醫(yī)療糾紛的解決提供重要的參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案內(nèi)容

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的內(nèi)容所涉及的方面較多，主要可以從以下3個(gè)方面進(jìn)行分析：

（一）管理性文件。主要指對(duì)醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理具有重要意義或者效果的資料文件。具體可以分為風(fēng)險(xiǎn)管理程序文件、風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)文件、醫(yī)院委員會(huì)及各分會(huì)的責(zé)任授權(quán)以及變動(dòng)文件、任務(wù)報(bào)表文件、事故報(bào)告文件、法律文件等。管理性文件的主要作用是對(duì)醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理程序和過(guò)程進(jìn)行全面記錄，使醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理有據(jù)可查，從而使醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理的工作效率得到良好的保障和提高。

（二）操作性文件。該類文件主要是指對(duì)醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)事務(wù)資料、指標(biāo)、醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)管理決策、實(shí)施情況和實(shí)施結(jié)果等相關(guān)資料進(jìn)行收集的檔案。具體可以分為資料性收集檔案、指標(biāo)檔案、風(fēng)險(xiǎn)確定檔案、改進(jìn)措施檔案、實(shí)施檔案、有效性測(cè)量檔案，群體事件處置過(guò)程記錄，風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告和培訓(xùn)資料。其中資料性收集檔案是指醫(yī)院病人相關(guān)病歷資料、醫(yī)療事件（員工傷害、藥物不良反應(yīng)，暴力事件等）、風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查監(jiān)測(cè)等相關(guān)資料。指標(biāo)檔案是由國(guó)家、醫(yī)院確定的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的檔案。風(fēng)險(xiǎn)確定檔案以及改進(jìn)措施檔案是指院內(nèi)相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)期的相關(guān)資料。實(shí)施檔案以及有效性測(cè)量檔案是指針對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)改進(jìn)措施的落實(shí)情況以及實(shí)施效果的相關(guān)資料。群體事件處置過(guò)程記錄是指醫(yī)院在安排處置群體性事件和大范圍爆發(fā)的感染事件過(guò)程的詳細(xì)記錄以及領(lǐng)導(dǎo)處置批示記錄等等。風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告培訓(xùn)資料則是通過(guò)記錄醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理措施來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)的資料。

（三）決策性文件。主要是指醫(yī)院針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題提出的改進(jìn)措施和落實(shí)情況等方面的相關(guān)資料。主要內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)管理部門在與其他部門進(jìn)行交流時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和接受到的意見反饋，據(jù)此提出的風(fēng)險(xiǎn)趨勢(shì)預(yù)測(cè)和相關(guān)改進(jìn)措施，以及這次措施的有效性評(píng)價(jià)。

二、醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案規(guī)范化的重要性

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案是對(duì)自醫(yī)院建立開始一直到現(xiàn)在的業(yè)務(wù)情況、技術(shù)水平、器械使用以及醫(yī)療事故等進(jìn)行的詳細(xì)記錄，是醫(yī)院管理方面的珍貴材料。對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，一方面能夠有效監(jiān)督醫(yī)院的運(yùn)行、管理，提高醫(yī)院的工作效率，為醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療改革提供重要的參考依據(jù)。另一方面，風(fēng)險(xiǎn)檔案對(duì)醫(yī)療過(guò)程的詳細(xì)記錄，決定了其是發(fā)生醫(yī)療事故或者醫(yī)療糾紛時(shí)的重要法律憑證和原始證據(jù)，是對(duì)醫(yī)院、醫(yī)生是否存在過(guò)失進(jìn)行確定的重要材料。因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案的規(guī)范化管理對(duì)于醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提高以及醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)的降低有著非常重要的意義。

三、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題

如上文所述，醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理的檔案內(nèi)容較為繁雜，且檔案的規(guī)范化管理對(duì)于醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的提高有著非常重要的意義。然而目前在部分醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理中還存在著一些問(wèn)題，使其應(yīng)有的價(jià)值和作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度不健全。醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案往往分散于各個(gè)管理部門，由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)制度，導(dǎo)致不同部門所采取的管理方式各不相同，例如專人管理或者崗位輪換管理等方式。其中在崗位輪換管理方式中，由于不同人員的檔案記錄習(xí)慣不同，加上還有自己的本職工作要完成，從而導(dǎo)致了檔案的內(nèi)容上缺乏規(guī)范性和完整性，在進(jìn)行檔案交接時(shí)也容易出現(xiàn)缺失和遺漏的現(xiàn)象。同時(shí)檔案資料的分散也導(dǎo)致了檔案的完整性和更新工作受到較大的影響。由此可見，由于沒(méi)有統(tǒng)一、健全的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度，對(duì)檔案的規(guī)范化管理造成了非常不利的影響。

（二）風(fēng)險(xiǎn)檔案管理人員專業(yè)水平不高。相較于醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)，檔案管理工作的地位要相對(duì)較低，在部分醫(yī)院中往往沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行足夠的重視。一方面，由于檔案管理人員專業(yè)知識(shí)較為缺乏，管理人員流動(dòng)性較大，整體管理素質(zhì)水平較低，導(dǎo)致其不能正確認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作簡(jiǎn)單認(rèn)為是保管和整理，使得檔案管理工作的效率十分低下，同時(shí)對(duì)檔案的規(guī)范化管理也造成了一定的影響。另一方面，由于檔案管理工作的相關(guān)設(shè)備較為落后，導(dǎo)致檔案的儲(chǔ)存、檢索工作較為繁瑣，使得檔案的價(jià)值無(wú)法得到有效發(fā)揮。

四、規(guī)范化管理在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案中的應(yīng)用效果

目前醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題導(dǎo)致了醫(yī)院的發(fā)展受到了較大的影響。因此，如何針對(duì)這些問(wèn)題采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決就成為了醫(yī)院管理工作中一個(gè)重要的問(wèn)題。要想使規(guī)范化管理在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案方面發(fā)揮良好的應(yīng)用效果，可以從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行改進(jìn)。

（一）完善檔案管理制度。完善的管理制度是一切工作順利進(jìn)行的重要保障。在醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的規(guī)范化管理上，要找到目前的檔案管理制度中存在的缺陷和漏洞并進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理的流程和程序進(jìn)行改進(jìn)，保證其合理性、高效性。對(duì)于不同部門的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理，要制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并根據(jù)各部門的實(shí)際情況提出具體的工作要求。要明確檔案的記錄、保存和使用等各環(huán)節(jié)的要求.1.檔案記錄要使用黑色碳素筆或鋼筆在專門的檔案記錄紙上進(jìn)行書寫，并保證記錄工作及時(shí)、全面和詳細(xì)，不得出現(xiàn)內(nèi)容上的遺漏，同時(shí)做好電子備份。2.在檔案的保存上要實(shí)行多種載體存檔，并按照檔案部門、檔案內(nèi)容和重要程度進(jìn)行三級(jí)分類，檔案內(nèi)容要按照文字-圖標(biāo)-聲像等順序進(jìn)行排列，從而方便后期進(jìn)行檔案的查詢和使用。3.在檔案的使用上，要對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行解決。對(duì)于發(fā)生醫(yī)療糾紛等情況需要復(fù)印檔案時(shí)，要保證檔案復(fù)印件的文字清晰，不能出現(xiàn)缺頁(yè)或者漏頁(yè)，并做好復(fù)印記錄。

（二）建立風(fēng)險(xiǎn)管理檔案管理組織。為了解決醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案分散在各個(gè)部門而導(dǎo)致的檔案記錄缺乏完整性和系統(tǒng)性的問(wèn)題，醫(yī)院要通過(guò)建立專門的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案管理組織。以院長(zhǎng)作為組織領(lǐng)導(dǎo)，主持組織內(nèi)部的各項(xiàng)事務(wù)，并參與和監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)管理政策的制定。各科室主任和部門主管作為管理組織成員，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的規(guī)范化管理質(zhì)量進(jìn)行負(fù)責(zé)。定期召開會(huì)議，對(duì)管理工作中遇到的問(wèn)題以及風(fēng)險(xiǎn)管理檔案中所反映出的管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行討論和評(píng)估，對(duì)院內(nèi)不良事件進(jìn)行調(diào)查分析，并提出相應(yīng)的處理和應(yīng)對(duì)措施，使風(fēng)險(xiǎn)管理檔案管理工作的系統(tǒng)性、規(guī)范性以及管理效率大大提高。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作歸根到底還是人來(lái)進(jìn)行管理，因此檔案管理人員的素質(zhì)水平高低就成為了決定檔案管理工作水平高低的關(guān)鍵之一。針對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不夠的問(wèn)題，醫(yī)院要重視并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作的水平得到切實(shí)提高。一方面，要提高管理人員的專業(yè)知識(shí)水平，通過(guò)參加國(guó)家、省、市檔案局組織的專門課程培訓(xùn)使檔案管理能力得到有效提高，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的形式吸取其他醫(yī)院在檔案管理工作上的經(jīng)驗(yàn)和成果，并轉(zhuǎn)化為自己的知識(shí)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中。另一方面，更要對(duì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)進(jìn)行提高，增強(qiáng)他們對(duì)于檔案管理工作的重視程度，使其能夠盡職盡責(zé)完成檔案管理工作，自覺(jué)遵守相關(guān)的規(guī)定和紀(jì)律，從而使醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案規(guī)范化管理工作得到進(jìn)一步的推動(dòng)和發(fā)展。此外，除了加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)以外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面人才的引進(jìn)，從而使檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到提高，促進(jìn)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案更快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

（四）加大資金投入。由于部分醫(yī)院對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)檔案管理工作的重視程度不夠，不能正確認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展所具有的重要作用，因此在檔案管理方面的人力、物力投入不足，檔案管理設(shè)施落后，使得風(fēng)險(xiǎn)檔案管理工作的效率較差。無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，醫(yī)院要加大在風(fēng)險(xiǎn)檔案管理方面的資金投入，通過(guò)建設(shè)專門的檔案室和檔案柜，并在檔案室內(nèi)劃分出保管室、辦公室以及閱覽室等區(qū)域，并引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)施，提高檔案的查詢、檢索和使用的效率。另外還要完善檔案保護(hù)設(shè)施，做好“防火、防盜、防潮濕、防高溫、防鼠、防蟲、防水、防紫外線”的檔案八防工作，使檔案的保存時(shí)間能夠得到延長(zhǎng)，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生安全方面面臨著巨大的壓力。而通過(guò)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案，幫助醫(yī)院有效地解決醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)事件。由此可見，對(duì)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案進(jìn)行規(guī)范化管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著十分重要的作用。然而由于風(fēng)險(xiǎn)管理檔案較為繁雜，且存在著檔案管理人員素質(zhì)水平不高、檔案管理制度不完善等問(wèn)題，導(dǎo)致醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理檔案的價(jià)值和作用無(wú)法得到充分有效的發(fā)揮。因此，針對(duì)目前存在的一些問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理內(nèi)容，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等措施，使檔案管理工作能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展起到更好的推動(dòng)作用。

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