信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)研究

盧旭

【摘要】本文立足于當前中學(xué)檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀，分析信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并從建立數(shù)字化檔案工作體系、檔案信息數(shù)據(jù)庫和提高檔案管理人員信息技術(shù)水平三個方面出發(fā)，探究中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效策略。

【關(guān)鍵詞】信息化;中學(xué)檔案;數(shù)字化管理

中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)指的是以數(shù)字化的信息為基礎(chǔ)，依據(jù)計算機技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過掃描、存儲、數(shù)據(jù)庫上傳等途徑將各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的管理與建設(shè)對于實現(xiàn)檔案資源的共享，使中學(xué)檔案原始資料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于當前中學(xué)檔案管理人員的觀念落后，信息技術(shù)水平不高、數(shù)字化建設(shè)投入經(jīng)費不足等問題的存在，中學(xué)檔案數(shù)字化管理停滯不前。正是基于上述背景，筆者結(jié)合多年的工作實踐經(jīng)驗，從以下幾個方面出發(fā)分析信息化背景下中學(xué)檔案如何實現(xiàn)數(shù)字化管理與建設(shè)。

一、當前中學(xué)檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

中學(xué)的檔案管理工作從開展以來，使得學(xué)校更加重視自身歷程的發(fā)展，檔案管理工作的逐步完善為中學(xué)招生、宣傳、教學(xué)、學(xué)校管理建設(shè)等方面都起到了不可小覷的作用。隨著信息化時代的到來，當前的中學(xué)檔案管理工作已向數(shù)字化管理與建設(shè)方向發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)檔案信息的收集、上傳等管理過程當中，但由于起步較晚，大部分中學(xué)檔案管理還是以紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案管理為主，沒有充分挖掘各個系統(tǒng)的各項功能。所以當前中學(xué)的檔案管理工作仍然存在諸多的問題，影響著檔案管理功能與作用的發(fā)揮，主要包括以下幾個方面：

第一，重視程度不高。在當前的中學(xué)檔案管理工作中，沒有對檔案管理形成正確的認識，一般都是將檔案進行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒有后續(xù)對檔案信息的有效利用。同時由于對檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學(xué)檔案室多是處于學(xué)校的辦公角落，環(huán)境差，紙質(zhì)檔案在這種環(huán)境下容易受損，影響了檔案的完整性。

第二，與時代發(fā)展脫節(jié)。中學(xué)檔案的管理工作方式仍沿用傳統(tǒng)的方法，當前管理工作與全新教育理念脫節(jié)，從而使中學(xué)教育教學(xué)與學(xué)校發(fā)展步履維艱。同時計算機設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備并不完善，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持。

第三，檔案管理人員素質(zhì)低。大多數(shù)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識和管理技能，職業(yè)素養(yǎng)不能與中學(xué)檔案管理工作的需求相適應(yīng)，使得檔案管理缺乏科學(xué)性、有效性。

二、信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理工作無論是在檔案信息的收集、匯總、歸檔還是保管上，都費時費力，而且查閱起來也要耗費一定的時間精力，檔案管理的效率低。所以在信息化背景下，實現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理具有重要意義：

第一，節(jié)約大量資源。傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理模式中，需要每次都配備專門的人員、設(shè)備和資金用于檔案的整理、存儲和打印中。實現(xiàn)中學(xué)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)后，檔案管理人員可以直接將檔案信息進行電子資料的上傳、拷貝、存儲，同時也可以不用再重復(fù)進行紙質(zhì)檔案的保存與復(fù)印，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、重復(fù)利用，節(jié)省人力、物力和財力等資源。

第二，便于檔案資料存儲。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息資料大多是以紙質(zhì)檔案等方式進行整理、歸檔和保管存儲，但是紙質(zhì)檔案極容易丟失和受到外界因素的影響而損壞，給中學(xué)檔案資料的存儲保管工作帶來一定的困難。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)后，能夠直接通過計算機技術(shù)、掃描技術(shù)等直接將紙質(zhì)檔案中的信息上傳到電腦或者網(wǎng)絡(luò)中，以數(shù)字化的方式進行存儲，既有利于檔案資料的存儲保管，節(jié)約存儲成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存。

第三，實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。傳統(tǒng)檔案管理由于檔案存儲方式以及時間、空間的限制，實現(xiàn)學(xué)校與學(xué)校之間檔案資源的共享有一定的困難，檔案資源得不到有效且充分的利用。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)⑸蟼鞯接嬎銠C和網(wǎng)絡(luò)當中的檔案信息資料進行傳輸，實現(xiàn)有計劃、有效率且針對性的檔案數(shù)字資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息也支持計算機的快速檢索與篩選，能夠提高檔案信息的開發(fā)與利用率。

三、中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效策略

（一）建立數(shù)字化的檔案工作體系。建立完善的數(shù)字化檔案工作體系是實現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的基礎(chǔ)。因此中學(xué)和檔案管理人員要在檔案工作的各個環(huán)節(jié)建立數(shù)字化的工作流程、制定數(shù)字化工作和管理制度。首先，在數(shù)字化工作流程方面，要確立完整科學(xué)的工作流程體系，即要先通過計算機網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字化文件和檔案的一體化管理歸檔與收集模式。檔案管理人員要將檔案信息的電子文件及時發(fā)給檔案室，完成檔案信息文件的歸檔。其次，在數(shù)字化工作的管理方面，要保證數(shù)字檔案的設(shè)備安全和數(shù)字化檔案信息的安全。要做好對數(shù)字化檔案設(shè)備的管理，規(guī)定使用的權(quán)限，避免被他人盜用。更要做好對數(shù)字化檔案信息的加密技術(shù)，在檔案系統(tǒng)中設(shè)立防火墻或者殺毒軟件，避免信息丟失、被非法更改或者盜用。例如，在當今信息化時代，信息化飛速發(fā)展，很顯然紙質(zhì)檔案依靠人工以及大量時間處理的工作方式已被淘汰。所以，學(xué)校要符合時代發(fā)展腳步，完善校園檔案管理的體系，建立數(shù)字信息化檔案管理工作體系。在我校，沒有大量的檔案管理者，也沒有忙忙碌碌整理大量檔案的工作，這是因為我校已全面建立了信息化的檔案管理體系，檔案管理者僅需要掌握數(shù)字化設(shè)備的使用與維護，便可提高工作效率。雖然建立了數(shù)字化檔案系統(tǒng)，但是在工作上，我校依然保持了一貫的嚴謹之風(fēng)，根據(jù)數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展特點，制定了完善、獨特性的工作制度，以保證數(shù)字化檔案工作安全有序地開展，如，定期檢查檔案信息、更新檔案記錄內(nèi)容等。這樣，在中學(xué)檔案數(shù)字化管理中，通過建立數(shù)字化檔案工作體系，確保了檔案工作的順利完成。

（二）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數(shù)字化檔案管理與建設(shè)的最終目的，因此建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫至關(guān)重要。首先，需要確立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來源，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。其次，要建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)中學(xué)檔案的分類情況，基于原始檔案建立基本目錄數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字化檔案信息一目了然。再次，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)中學(xué)檔案的主要內(nèi)容和應(yīng)用對象，將檔案信息分為幾個大的專題，包括學(xué)生學(xué)籍、科研成果、教師教學(xué)、學(xué)校發(fā)展歷史等，讓利用者可以根據(jù)功能進行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學(xué)校舉行大型例會時，檔案管理者可以將會議內(nèi)容以視頻的形式記錄下來，再通過數(shù)字化設(shè)備將視頻格式進行輸出，保存至U盤中并做好相關(guān)記錄，完成檔案管理的工作內(nèi)容。檔案管理者可依據(jù)不同的內(nèi)容將檔案進行分類，方便日后的調(diào)查及使用，在學(xué)校舉辦大型運動會或是大型晚會時，檔案管理者可將其歸類到活動類，大型例會可歸類到會議類，通過不同分類的檔案，檔案管理者建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的完整性及保密性。再比如，每逢新生入學(xué)時期，就會有大量的學(xué)生檔案歸屬到我校，在傳統(tǒng)的檔案管理中，這個時候都會令檔案管理者忙得不可開交，而現(xiàn)在，我校利用數(shù)字化設(shè)備建立了學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案收錄在數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)學(xué)生信息數(shù)據(jù)，將每屆學(xué)生的姓名、性別、出生日期等基本信息情況以及在校期間各種有關(guān)數(shù)據(jù)都收錄在一起，形成數(shù)字信息化學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理者還可以建立學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫，將學(xué)生每次考試的學(xué)習(xí)成績匯總建立學(xué)生個人成績庫，這樣無論在升學(xué)或是評三好學(xué)生時，只需輸入學(xué)生姓名便可輕松了解情況。這樣，在中學(xué)信息化檔案管理中，通過建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成健全的檔案管理體系。

（三）提高檔案管理人員信息技術(shù)水平。當前的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念和傳統(tǒng)檔案管理模式的長期影響，并不具備全面的信息技術(shù)知識，所以，面對檔案數(shù)字化的不斷建設(shè)和發(fā)展，必須要提高中學(xué)檔案管理人員的信息技術(shù)水平。一方面，中學(xué)要著重引進檔案管理的優(yōu)秀人才，組建一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。并通過聘請專家和計算機技術(shù)人員來對檔案管理人員進行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平;另一方面，檔案管理人員應(yīng)該突破傳統(tǒng)管理觀念的束縛，轉(zhuǎn)變觀念，充分重視信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，并通過不斷學(xué)習(xí)來提升自身的信息技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，推動檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。例如，數(shù)字化信息檔案的管理要依據(jù)管理者的信息技術(shù)水平，有些學(xué)校雖然信息化設(shè)備都較為完善，但是檔案管理人員卻缺少相關(guān)技能，造成檔案的缺失，使檔案缺少了準確性和科學(xué)性。所以，要想提高校園數(shù)字信息化檔案的管理效率和管理質(zhì)量，必須要提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平。如，定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，增強檔案管理人員的專業(yè)技能;利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺豐富檔案管理人員的專業(yè)知識。這樣，在中學(xué)檔案數(shù)字化管理中，通過提高檔案管理人員信息技術(shù)水平，保障了數(shù)字化信息檔案工作的高效性。

四、結(jié)語

總而言之，實現(xiàn)中學(xué)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)是信息化發(fā)展的必然趨勢，更是中學(xué)信息化教育的重要推動力。所以無論是學(xué)校還是檔案管理人員，都需要認識到傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理的不足和數(shù)字化管理與建設(shè)的重要意義，從建立數(shù)字化的檔案工作體系、建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫和提高檔案管理人員信息技術(shù)水平等方面出發(fā)，推進中學(xué)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)，使檔案更好地為學(xué)校發(fā)展建設(shè)而服務(wù)。

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