信息化背景下高校檔案管理工作探究

茍毅飛

【摘要】在信息化進(jìn)程不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作已與信息技術(shù)密不可分。本文在對(duì)高校檔案管理工作新特性進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了信息化背景下做好高校檔案管理工作的途徑。

【關(guān)鍵詞】信息化;高校;檔案管理

檔案管理工作是高校管理工作中最基礎(chǔ)的工作，一個(gè)學(xué)校檔案管理工作的好壞直接反映出學(xué)校整體管理水平的高低。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了新的技術(shù)方法和手段，因此為適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，是廣大檔案管理工作者需要思考和解決的問題。

一、信息化背景下高校檔案管理工作的新特性

在當(dāng)前信息化的背景下，高校也逐步將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使得高校檔案數(shù)據(jù)有了新的變化，同時(shí)使檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。

（一）檔案數(shù)據(jù)量巨大。高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種辦學(xué)活動(dòng)中直接形成的、清晰的原始信息。在信息化背景下，學(xué)校的公文系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)信息，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的一切具有保存價(jià)值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。同時(shí)，學(xué)校各部門開展的各種活動(dòng)的照片、視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。因此，使得檔案數(shù)據(jù)量較以前成倍增長(zhǎng)。

（二）檔案利用需求多樣化。信息化時(shí)代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，表現(xiàn)在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個(gè)方面。一方面，廣大師生對(duì)學(xué)校的政策、規(guī)定、制度等信息的需求正在不斷增加;另一方面，現(xiàn)代高校都非常重視宣傳活動(dòng)，而宣傳活動(dòng)中用到的歷史檔案、人物檔案和特色檔案也在不斷增多。因此，信息化時(shí)代對(duì)各種類型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢(shì)。

（三）高校檔案價(jià)值更加高精尖。高校檔案記錄著高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的信息。在信息化時(shí)代背景下，高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是可利用的數(shù)據(jù)，在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)就變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)，利用好這些數(shù)據(jù)有助于高校的發(fā)展。

二、信息化背景下做好高校檔案管理工作的途徑

（一）建設(shè)規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，需要根據(jù)學(xué)校工作實(shí)際，制定統(tǒng)一的輸入格式、代碼和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。一是要標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，包括檔案處理、檔案術(shù)語、信息資源標(biāo)識(shí)和數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。二是標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理合法性規(guī)范，包括檔案管理計(jì)算機(jī)適用的相關(guān)規(guī)定和信息資源合法性判斷標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則等內(nèi)容。三是標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理技術(shù)性規(guī)范，包括數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)壓縮格式和水印技術(shù)規(guī)范等方面。為了保障檔案信息內(nèi)容的正確及系統(tǒng)正常運(yùn)行，就必須嚴(yán)格遵守信息資源的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，因此建設(shè)規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)意義重大且十分必要。

（二）運(yùn)用多媒體信息化技術(shù)管理檔案。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，高校都在利用信息化技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化辦公，尤其是辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的廣泛使用，實(shí)現(xiàn)了便捷、及時(shí)收集資料并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)也更方便信息需求人員快捷地檢索使用檔案信息。因此，高校一方面要加大檔案管理多媒體數(shù)字技術(shù)設(shè)施軟硬件的投入，輕松實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的文字檔案直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案并存入檔案館中;另一方面要求檔案管理人員應(yīng)及時(shí)地使用掃描、拍照等技術(shù)將以前僅實(shí)體保管的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并建立成庫，配合完善的管理制度，定期、不定期地對(duì)實(shí)體及電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查維護(hù)。此外，還應(yīng)建立更為先進(jìn)的管理模式，運(yùn)用信息化多媒體技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，充分發(fā)揮科學(xué)、高效的管理優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的數(shù)字化管理。

（三）提高檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化，需提高檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。一是要為檔案管理工作提供現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，改善傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境，并要求檔案管理人員及時(shí)掌握新設(shè)備的操作知識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識(shí)與形式，充分利用信息技術(shù)代替紙質(zhì)檔案。二是要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基本的辦公軟件操作技能培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的操作技能和綜合素質(zhì)。三是積極引進(jìn)一些既懂得專業(yè)的檔案管理知識(shí)又全面熟悉信息技術(shù)，具備計(jì)算機(jī)專業(yè)方面知識(shí)的復(fù)合型人才加入檔案管理工作隊(duì)伍，逐步帶動(dòng)檔案管理工作內(nèi)部其他人員不斷提升自己的業(yè)務(wù)技能，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化管理。

三、結(jié)語

高校檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，對(duì)高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學(xué)校未來的人員起到激勵(lì)作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作要不斷地科學(xué)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價(jià)值，促進(jìn)高校教育事業(yè)的發(fā)展。

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