優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的策略分析

梁嘉敏

【摘要】本文從房地產(chǎn)檔案管理的概述入手，對當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題進行分析，從制度建設(shè)、管理信息化以及強化檔案建設(shè)等方面，提出房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;策略

在我國建筑行業(yè)中，房地產(chǎn)行業(yè)是基礎(chǔ)性產(chǎn)業(yè)之一，在房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中，房地產(chǎn)檔案管理工作是非常重要的，它是房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的真實記錄，其能夠在房地產(chǎn)爭議糾紛中進行直接參與，能夠?qū)?、集體、個人的房屋所有權(quán)益進行保護，它是房管部的核心工作之一。因此，怎樣使房地產(chǎn)檔案管理工作更加優(yōu)化，使其能夠為區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展提供最佳的服務(wù)，使社會需求得到滿足，將便捷的服務(wù)向群眾進行提供，使房地產(chǎn)檔案管理水平不斷提升，成為當(dāng)前一項重要課題。

一、房地產(chǎn)檔案管理相關(guān)概述

所謂房地產(chǎn)檔案管理就是房地產(chǎn)管理部門收集、分類、歸檔、保護以及開發(fā)利用對國家和社會有保存價值的一系列歷史記錄，這些歷史記錄的形式是多種多樣的，可以是文字、圖像，也可以是聲像等等。它能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)產(chǎn)權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等進行反映，從本質(zhì)上來看，它就是對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀態(tài)進行管理。對于房地產(chǎn)檔案來說，主要有三種：一是房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，二是房地產(chǎn)建設(shè)工程檔案，三是房地產(chǎn)使用管理檔案。房地產(chǎn)檔案管理的特點主要有四個方面：一是房地檔案具有政策性，二是房地產(chǎn)檔案具有專業(yè)性，三是房地產(chǎn)檔案具有地域性，四是房地產(chǎn)檔案具有一定的時效性。房地產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)⒌谝皇中畔⑾虺鞘幸?guī)劃設(shè)計進行提供，能夠?qū)⒒A(chǔ)信息向政府宏觀經(jīng)濟決策進行提供，能夠使民生和社會公平得到保證，它是房產(chǎn)交易的基礎(chǔ)和依據(jù)。

二、當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

（一）管理體制與發(fā)展需求不相符。首先，房地產(chǎn)管理機構(gòu)分設(shè)，大多數(shù)省市的房地產(chǎn)管理機構(gòu)都是由住建部門和國土部門分別管理的，前者主要對“房”進行管理，后者重點對“地”進行管理，這和土地與房地產(chǎn)的緊密相連關(guān)系是不符合的。其次，房地產(chǎn)行業(yè)管理混亂，政府、事業(yè)、企業(yè)之間分不清，房地產(chǎn)交易登記管理業(yè)務(wù)人員大多是社會招聘人員，其主要以行政事業(yè)收費來維持其發(fā)展，這種情況對房地產(chǎn)市場發(fā)展有一定的影響。再次，房管部門職能分屬多部門，因為房地產(chǎn)開發(fā)、產(chǎn)權(quán)登記、交易以及物業(yè)管理等工作的管理，是由住建局下設(shè)部門來完成的，不同部門之間的業(yè)務(wù)銜接不暢，使得問題頻發(fā)。最后，房屋管理體現(xiàn)與市場發(fā)展不相符，房地產(chǎn)市場改革前，其建設(shè)、登記、維修等工作都是主管部門或建設(shè)單位來負(fù)責(zé)的，就算是上市交易后，其管理也沒有進行變革，使得問題不斷發(fā)生。

（二）專業(yè)人員水平和素質(zhì)不高。首先，專業(yè)人員素質(zhì)有待提升。房地產(chǎn)檔案管理工作的特點，具有一定的復(fù)雜性、專業(yè)性和時效性，同時房地產(chǎn)檔案信息與個人隱私密切相關(guān)，其必須要有較高的職業(yè)素養(yǎng)，以及一定的保密意識，而且他們與公眾、部門以及機構(gòu)等直接接觸，將房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)進行提供，必須對當(dāng)前房地產(chǎn)管理法律規(guī)定等掌握，還要具有房產(chǎn)測繪以及法律方面的知識，可是當(dāng)前的人員素質(zhì)與這些要求相差甚遠。此外，房地產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)缺失，因為房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)種類特別多，業(yè)務(wù)流程不簡單，想要全方位對相關(guān)知識進行掌握，一般都要有幾年的時間，而當(dāng)前專業(yè)人員的培訓(xùn)不足，使得其能力有待提升。此外，在檔案數(shù)字信息化的作用下，當(dāng)前檔案管理人員專業(yè)知識、技能有待提升，房地產(chǎn)檔案館和登記、交易等其它房管業(yè)務(wù)部門，在業(yè)務(wù)工作過程中存在協(xié)調(diào)意識不強的現(xiàn)象，溝通和協(xié)調(diào)欠缺，使得信息共享不佳，數(shù)據(jù)格式不兼容等情況，使得檔案不能向檔案館進行移交，使得檔案交接之間有時間差，對交易查證以及接收查封件產(chǎn)生影響。

（三）房地產(chǎn)檔案信息建設(shè)工作有待強化。首先，信息收集面單一，因為房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速，使得房地產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型不斷增加，復(fù)雜性不斷增加，現(xiàn)階段檔案信息的收集大多是以房地產(chǎn)業(yè)務(wù)主管單位為主，其在工作過程中來對房地產(chǎn)檔案信息進行收集，沒有與登記前后的業(yè)務(wù)流程聯(lián)系起來。其次，對紙質(zhì)檔案之外的載體重視度不足。由于信息化技術(shù)的不斷深入，檔案載體形式越來越多，有圖像、聲像等等。而當(dāng)前檔案信息的收集還是以紙質(zhì)檔案管理和電子掃描信息為主，對于預(yù)售時的房產(chǎn)總平面矢量圖、分戶矢量圖等電子測繪信息的保存不當(dāng)。最后，房地產(chǎn)檔案鑒定工作不到位。因為在房地產(chǎn)檔案保管期限方面，房地產(chǎn)主管部門尚未出臺統(tǒng)一的規(guī)定，使得很多房地產(chǎn)檔案都是永久保存的，使得一些已經(jīng)失效的檔案沒有及時銷毀，同時，對檔案鑒定工作不重視，對于重復(fù)提交資料以及提交不需要資料的情況很多，也沒有理清房地產(chǎn)檔案鑒定的責(zé)任和內(nèi)容，使得鑒定工作不具規(guī)范化。

三、房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化策略

（一）推進管理體制變革。首先，結(jié)合“不動產(chǎn)統(tǒng)一登記”來使管理體制進行變革。利用不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，使權(quán)利登記以地理信息為依托，在宗地管理體系中進行統(tǒng)一，使四項使用權(quán)以及一項所有權(quán)都在宗地中進行落實，通過不動產(chǎn)登記唯一編碼來對業(yè)務(wù)確權(quán)屬性信息進行登記，同時，可以結(jié)合這一規(guī)定，再與不同類型的不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)實際結(jié)合，將專門的法律法規(guī)進行制定，使不同業(yè)務(wù)操作層面都有一定的指導(dǎo)。其次，制定房地產(chǎn)檔案信息管理規(guī)范，對檔案信息管理經(jīng)驗進行總結(jié)，制定與地區(qū)檔案信息管理工作實際相適應(yīng)的房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范，使其與地區(qū)實際相結(jié)合，使其可行性、可操作性提升。此外，還可以和其它行業(yè)的檔案管理聯(lián)系起來，為房產(chǎn)管理、檔案管理工作等提供相應(yīng)的借鑒。

（二）提升房管人員素質(zhì)以及信息化管理水平。首先，使房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)得以提升。一是使房地產(chǎn)檔案管理人員的思想素質(zhì)提升，將檔案管理工作放在首位，使檔案信息實體、信息以及利用安全得以保證。二是提供其業(yè)務(wù)素質(zhì)，他們要對登記業(yè)務(wù)流程以及各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容進行全面的了解和掌握，對檔案資料的作用以及歸檔要求了如指掌，對房地產(chǎn)行業(yè)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定熟悉，同時使自身的知識范圍不斷拓展。其次，使房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)得以完善。利用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，使檔案信息化查詢得以提升，使房地產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)加快，使業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)有機聯(lián)系起來，通過網(wǎng)上檔案館、三維檔案館以及虛擬技術(shù)等，使信息化服務(wù)水平不斷提升。

（三）強化檔案建設(shè)和管理。首先，房地產(chǎn)檔案信息收集整理規(guī)范化。想要使房地產(chǎn)檔案向規(guī)范化方向發(fā)展，可以將相應(yīng)的資料歸入房地產(chǎn)檔案內(nèi)，比如房地產(chǎn)權(quán)利人證明文件、土地登記確權(quán)信息、權(quán)屬情況證明文件等等。其次，房地產(chǎn)檔案載體形式不斷拓展，利用信息化技術(shù)來使信息價值充分發(fā)展，將多種形式載體進行應(yīng)用，例如可以將照片、聲像資料等作為項目建設(shè)期的檔案，使不同電子載體得以共享，使成本得以降低，使房產(chǎn)狀況得以有效體現(xiàn)。最后，強化房地產(chǎn)鑒定工作。結(jié)合具體的房地產(chǎn)檔案工作，將與本地區(qū)相適宜的地方性規(guī)范化文件進行制定，將檔案歸檔范圍、保存期限以及立卷上架等進行明確，使房地產(chǎn)檔案鑒定工作得以順利進行，從而使房地產(chǎn)檔案管理工作更加規(guī)范。

四、結(jié)語

在房地產(chǎn)行政管理、產(chǎn)權(quán)交易工作中，房地產(chǎn)檔案管理的作用是非常關(guān)鍵的，由于房地產(chǎn)市場越來越活躍，使得對房地產(chǎn)檔案管理的要求也在不斷提升?，F(xiàn)階段，國內(nèi)正在進行不動產(chǎn)登記工作，房地產(chǎn)檔案管理必須從管理體制變革、提升房管人員素質(zhì)、信息化管理水平以及強化檔案建設(shè)和管理等方面，將更多的房地產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品、服務(wù)進行提升，使檔案管理人員的素質(zhì)和能力得以提升，使房地產(chǎn)檔案管理質(zhì)量不斷提升，從而為人民更好地服務(wù)。

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