對文書整理歸檔現(xiàn)實意義的若干思考

郭麗娜

【摘要】“歸檔”作為檔案專業(yè)術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。

【關鍵詞】文書;整理歸檔;現(xiàn)實意義;思考

“歸檔”是檔案專業(yè)術語，在教科書或檔案學詞典里有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載了社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。下面應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用辦公自動化管理文書檔案的優(yōu)點

（一）辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

（三）電于文件保存的穩(wěn)定性。與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送，時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件保密性受限制。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

（二）對檔案綜合管理人員要求高。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、針對實踐應用過程中的問題提出策略

（一）辦公自動化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離。在內部辦公自動化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，實現(xiàn)內外網(wǎng)的隔離是保護辦公自動化網(wǎng)絡安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù);管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質。首先是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員的業(yè)務技能。其次是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。再次是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。

（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發(fā)揮效用。

【參考文獻】

[1]鄧邵興.檔案管理學[M].中國人民大學出版社.

[2]董永昌.電子文件與檔案管理[M].百家出版社.