淺談關于檔案保密工作的思考

左希健

【摘要】眾所周知，檔案信息安全涉及社會穩(wěn)定發(fā)展和人民乃至國家的安全利益。所以，檔案信息資源保密工作的實施尤為重要。要想落實好檔案的保密工作，就必須要正確處理好檔案的信息安全。本文將針對檔案保密工作的認識和重要性，具體闡述檔案信息保密工作中需要注意的問題。

【關鍵詞】檔案;保密工作;制度;措施

隨著當今社會經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，檔案的保密工作成為現(xiàn)階段的熱點話題。檔案工作涉及到社會的各個領域和各個層面，因此，需要管理者格外注意和重視，正確認識檔案保密工作的重要性和其中的問題。

一、當前檔案保密工作的認識

檔案信息資源的保護，必然涉及到檔案的保密工作。而在浩瀚如海的檔案信息管理過程中，如果沒有一定的目的指向性和制度保障，那么檔案管理工作進程將會被嚴重拖慢。這就需要檔案管理員的認識與時俱進，開拓創(chuàng)新，使檔案的價值最大化發(fā)揮，才能夠保證各項管理措施有條不紊地開展，同時收到相應有效的管理成效。

現(xiàn)階段還有一種錯誤的認識，認為檔案的保密性和公開性是相互矛盾的。這種認識是有誤區(qū)的，我們要知道，檔案的保密針對的是涉密檔案和個人信息，這些信息是完全受到保護的，而公開的只是能夠在政府間共享的可利用信息。

二、檔案保密工作的重要性

檔案保密工作在現(xiàn)階段的社會中尤為重要，檔案安全涉及國家的方方面面，其中的科學專利、經(jīng)濟數(shù)據(jù)、機密文件等都事關重大，必須給予高度的重視和保護。一方面檔案保密工作影響著我國國家信息安全和社會的穩(wěn)定進步，另一方面檔案保密工作關乎著人民的利益和權利。我國公民在享受應有的權利的同時，也應負起相應的責任，依法履行法律義務。我們既享受著檔案信息的保存權、知情權，同時，也需要我們積極履行保護檔案信息安全的義務。

三、做好檔案保密工作需要注意的問題

（一）檔案安全保密工作的首要便是要把握和處理好保密與利用工作的問題。保密和利用的職能是相輔相成的，利用的職能離不開保密工作，而保密工作的進行是為了工作利用。檔案管理者需要認清這兩者之間的關系，正確處理好保密與工作的關系，盡職盡責。當然，在實際工作中，兩者的關系容易混淆，或管理者心存顧慮，無法妥善處理，造成一定程度上的落后和浪費。

（二）檔案管理人員還應把握和處理好制度與措施之間的聯(lián)系。檔案制度與措施間的關系是相得益彰的，沒有良好的管理制度，檔案管理措施就落不到實處;而沒有檔案管理措施的制度就是形式化的空殼，這兩者間的關系應當同時發(fā)展進步。有了規(guī)矩才能成方圓，例如，常見的檔案管理制度有檔案閱覽制度、復印制度和外借制度等，針對不同的檔案管理環(huán)節(jié)還有細分，根據(jù)這些檔案管理制度進行檔案管理。

（三）把握和處理好“死”與“活”的轉化關系也是必不可少的。管理者在檔案管理工作中應進行合理科學的管理，不要無限放大其利用范圍，也切忌人為減少其利用范圍。因此，我們需知，任何檔案的保密工作都不是一成不變的死期，而是有規(guī)定年限的活期。在檔案管理的法律法規(guī)中，秘密級的檔案管理不超過10年，機密級的檔案管理不超過20年，絕密級的檔案管理不超過30年，只有保密工作在法律規(guī)定的期限內，才受國家保密工作的保護。這就需要檔案管理工作人員嚴格按照國家相關規(guī)定，認清檔案“死”與“活”的關系，避免思想的保守性，靈活做好檔案的探密工作。

（四）在檔案管理中，還需把握好紙質檔案和電子檔案的關系問題。檔案管理者應針對不同的檔案模式進行不同的檔案探密工作。傳統(tǒng)檔案絕大多數(shù)是紙質的檔案，這就需要管理者對紙質檔案進行梳理和整合工作，確保探密工作的順利實施。而隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的進步，越來越多的檔案形成電子形式的檔案。這就需要管理者提高自身的信息技術和專業(yè)能力，將涉密檔案與互聯(lián)網(wǎng)進行隔離，同時，做到專機專用，上網(wǎng)文件不涉密，涉密文件不上網(wǎng)。

（五）正確把握和處理軟件與硬件的關系問題尤為重要。這里的軟硬件并不是指計算機的設備，而是指硬件建設與人的思想建設。檔案管理者因為自身職業(yè)的特殊性，更應提升他們的素質建設。因此，加強管理者的思想道德建設就顯得尤為重要。政府部門尤其針對那些涉密人員和管理工作者，進行和開展廣泛的宣傳普及教育，利用教育，對于重要機密和絕密文件做到不記、不問、不說，更不能在任何公共場合談論檔案的保密工作。

四、結語

綜上所述，只有正確認識了檔案保密工作的重要性，把握和處理好保密與利用工作的關系、制度與措施的關系、“死”與“活”的轉化關系、紙質檔案和電子檔案的關系以及軟件與硬件的關系，才能夠保障我國檔案保密工作順利開展和進行。因為檔案對于社會和國家來說至關重要，涉及范圍之廣有目共睹，這就需要每一個檔案管理工作者盡職盡責，妥善處理這五方面的關系，將檔案的價值真正發(fā)揮出來。

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