試論如何改進辦公室檔案管理工作

田鑫

【摘要】辦公室是一個單位中的重要組成部分，辦公室檔案管理工作的不斷改進，直接影響著員工的工作效率，可見辦公室在單位中發(fā)揮著不可替代的作用。因此，對檔案管理工作進行不斷的改進，成為辦公室提高工作效率的有效措施。怎樣改進、怎樣簡化辦公室檔案管理工作？筆者將從辦公室檔案的管理工作須提高效率進行論述，并提出相對可行的策略。

【關鍵詞】辦公室;檔案管理;工作效率;提高策略

近年來，單位部門不斷細化員工的工作，使得員工分工明確，工作效率也隨之提高，當然，辦公室的功能和職責也愈發(fā)清晰、明了，而辦公室的工作性質也要求員工要具備一定的素質，并且要在工作中不斷提高。

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）辦公室工作人員沒有較強的檔案管理意識，管理方式也存在缺陷。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，單位都需要有管理檔案的專業(yè)人員，才能不斷提高員工的工作效率。因此，我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)顯得愈發(fā)重要。但是，大多數(shù)單位中的檔案管理人員都并非專業(yè)人士，很多是單位中的工作人員，這直接說明現(xiàn)代辦公室沒有較強的檔案管理意識。而且，很多單位的檔案管理方法仍然采取的是傳統(tǒng)的模式，并沒有走在時代的前端，也沒有跟上時代的發(fā)展，更沒有將信息技術完全引入辦公室的檔案管理工作中去，尤其是一些欠發(fā)達地區(qū)，在辦公室檔案管理工作方面的管理方式更加落后，極度缺乏對檔案管理重要性的認識和了解。

（二）辦公室檔案管理工作人員的素質有待進一步提高。由于專業(yè)檔案管理人才的缺乏，很多單位的辦公室檔案管理工作人員并不是專業(yè)人士，他們大多是兼職從事檔案管理工作，因此，這就致使檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理知識。第一，工作人員水平不夠，這也是辦公室檔案管理工作中面臨的一個難題。在辦公室檔案進行管理的工作人員大多沒有相關專業(yè)的知識與技能。第二，現(xiàn)在科技發(fā)達，各種技術日益更新，辦公室的檔案管理工作，也要跟進發(fā)展，不斷學習。最后一點，現(xiàn)在是互聯(lián)網時代，公室檔案管理的工作人員最基本要求是能熟練使用OFFICE等辦公軟件。這樣在進行檔案登記、管理時才能更快完成，這就要求辦公室檔案工作人員要積極學習辦公軟件的使用。對此，為了培訓現(xiàn)代辦公室檔案管理人員學習專業(yè)技能，而且能夠熟練使用現(xiàn)代辦公軟件，單位必須認真對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題，這也在一定程度上有助于辦公室檔案管理工作效率的提高。

二、改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

為了跟上時代發(fā)展的步伐，現(xiàn)代辦公室的檔案管理工作顯得特別重要，主要是因為在日常工作的開展中，離不開辦公室檔案管理工作，它能為各項工作提供資料與切實依據(jù)，密不可分。因此，要想一個單位提高工作效率，首先得從辦公室檔案管理工作的效率抓起，它直接關系到下一步工作是否順利進行。因此，為了提高單位工作人員的工作效率，辦公室要不斷加強對辦公室檔案的管理工作。但是，如何改進辦公室的檔案管理工作呢？這就需要從以下幾個方面加以改進：

（一）不斷完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系。眾所周知，辦公室的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系在一起的，所以，辦公室的檔案管理工作人員可以將其結合在一起進行管理，這就有效提高了管理效率。因此，在文件管理工作的前期，檔案管理工作人員也要參與到管理中去，這要對文件有一定的了解，簡化了后期工作的繁雜度，提前熟悉文件管理工作，對工作中出現(xiàn)的問題也能提早避免，減少損失，對建立一個更加完善的單位檔案管理系統(tǒng)也有很大的幫助作用。除此之外，在不斷實踐過程中，應該對單位的檔案管理制度進行改進，確保工作良好完成。

（二）不斷更新現(xiàn)代辦公室檔案管理理念?，F(xiàn)階段，由于缺乏辦公室檔案管理意識，我國辦公室檔案管理理念也較為傳統(tǒng)，因此，導致我國檔案管理工作的效率低下。因此，為了有效地增強單位檔案管理的意識，這就需要不斷更新現(xiàn)代辦公室的檔案管理制度。首先，要使辦公室檔案管理工作不斷規(guī)范化和標準化，并根據(jù)我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，從而設定一個合理的目標，并堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善適應現(xiàn)代社會發(fā)展的辦公室檔案管理體系。

（三）不斷加強辦公室檔案管理工作人員的培訓。因為大部分辦公室檔案管理工作人員并非專業(yè)的。所以，他們缺乏專業(yè)的檔案管理技能也是在所難免的。因此，單位要不斷加強辦公室檔案管理工作人員的培訓工作，并通過不同的方式對其進行培訓，做到因材施教，認真對待自己的工作，不斷提高自己的工作效率，為單位謀利益，謀發(fā)展。所以，要不斷提高辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)技能，才能有效地提高單位工作人員的工作效率。

三、結語

總而言之，要根據(jù)我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷強化辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)技能，從而提高單位的工作效率。并且要不斷規(guī)范辦公室檔案管理工作，使得辦公室檔案管理工作不斷專業(yè)化和標準化，并為單位的建設貢獻力量。

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