淺析企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

韓英娟

摘 要 互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理工作中使用范圍的不斷擴(kuò)大以及使用頻率的持續(xù)增加都在一定程度上提高了企事業(yè)單位檔案管理工作的便捷化、信息化與高效化。本文通過介紹當(dāng)前階段我國企事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)的各種問題，在完善企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，為加快企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度提出了一些新思路與新方法。

關(guān)鍵詞 企事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè) 措施

在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，包括企事業(yè)單位信息管理工作在內(nèi)的各行各業(yè)都開始向著信息化的方向發(fā)展。隨著企事業(yè)單位工作人員數(shù)量的增多以及人們檔案管理意識的增強，企事業(yè)單位人員檔案數(shù)量以及檔案類型都急劇增加，實現(xiàn)了企事業(yè)單位檔案管理工作量以及工作難度系數(shù)的同時增加，而傳統(tǒng)企事業(yè)單位檔案管理模式以及管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步成為阻礙企事業(yè)檔案管理工作服務(wù)能力提升的主要因素，因此，必須采取相應(yīng)的措施來助推企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，為充分發(fā)揮企事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)功能奠定基礎(chǔ)。

一、企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）加快了企事業(yè)單位紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的速度

傳統(tǒng)企事業(yè)單位檔案以紙質(zhì)檔案為主，對地震、潮濕等各種自然災(zāi)害以及火災(zāi)、丟失等人為損壞的抵抗能力較弱，經(jīng)常出現(xiàn)企事業(yè)檔案破損嚴(yán)重甚至丟失的情況，另外，隨著企事業(yè)單位工作人員數(shù)量的激增，檔案管理部門對存放紙質(zhì)檔案空間的大小、防水防火防潮濕能力等的要求也不斷提高。[1]與紙質(zhì)檔案相比較而言，電子檔案更加安全，不以損毀的特點也讓電子檔案保存的時間更長，對外部環(huán)境的要求也較低，極大地減少了企事業(yè)單位對紙張的需求量。因此，企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)在提高企事業(yè)檔案安全系數(shù)的同時，也最大限度地降低了企事業(yè)單位檔案管理工作量以及檔案管理總成本。

（二）提高了企事業(yè)單位電子檔案管理的動態(tài)化與全程化

信息化建設(shè)有效提高了企業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)對接的成功率，避免了因檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)信息化水平不一致而造成數(shù)據(jù)丟失等情況的發(fā)生，比如，部分企業(yè)工程設(shè)計資料的自動收集整理和一鍵式轉(zhuǎn)移，提高了工程設(shè)計資料的系統(tǒng)性、完整性與實時性，實現(xiàn)了企事業(yè)單位紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容的一致性。

（三）提高了企事業(yè)單位檔案的綜合利用率

企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)促使檔案使用方式從實體檔案查閱到線上閱讀紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作人員可以利用專門的軟件來查詢不同人員的檔案內(nèi)容，節(jié)省了檔案管理工作人員從大量檔案中找到檔案查詢?nèi)藛T具體檔案的時間與精力。電子檔案徹底打破了時間與空間對檔案管理工作和檔案查詢工作的束縛性，實現(xiàn)了檔案管理工作的動態(tài)化、全天化以及跨區(qū)域化，為人們通過檔案查找來獲取更多有價值信息奠定了基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)階段企事業(yè)單位檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題

（一）企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的功能有待進(jìn)一步完善

許多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)的自動查詢方式過于單一化，自動檢索功能比較弱，很難甚至不能根據(jù)檔案所有人的興趣愛好來進(jìn)行檔案查找，許多企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)以人名檢索等主要的檢索方式，這在無形之中降低了企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的智能化與自動化，增加了企事業(yè)單位檔案管理工作人員快速準(zhǔn)確而又全面深入的了解檔案用戶的基本需求以及最喜歡的檔案查詢方式，降低了檔案用戶對檔案管理系統(tǒng)的使用滿意度。

（二）企事業(yè)單位檔案管理工作人員對信息化建設(shè)的理解出現(xiàn)偏差

部分企事業(yè)單位檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)就是將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，無形之中刪減了檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，降低了檔案管理工作人員主觀能動性對檔案管理信息化建設(shè)的促進(jìn)作用。許多企事業(yè)單位檔案管理人員缺少基本的檔案管理經(jīng)驗與技巧，加之，一些檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識與責(zé)任意識也比較薄弱，甚至對檔案管理工作過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題選擇忽視的處理方式，這些不僅降低了檔案管理信息化建設(shè)的速度，甚至還會成為企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的阻礙因素。

三、加快企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度的建議

（一）加強企事業(yè)單位檔案管理人員隊伍建設(shè)力度

企事業(yè)單位管理人員以及檔案管理工作人員都應(yīng)轉(zhuǎn)變對檔案管理信息化建設(shè)的錯誤觀念，準(zhǔn)確把握檔案管理信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，正確認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)對提高企事業(yè)單位檔案管理工作效果以及提高企事業(yè)單位人員調(diào)動公平性的重要意義，適當(dāng)?shù)脑黾訖n案管理信息化建設(shè)的資金投入與技術(shù)投入，盡力消除可能會阻礙檔案管理信息化建設(shè)的潛在因素。

（二）提高企事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化與信息化

企事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)存在的漏洞，加強企事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)力度，促使檔案管理系統(tǒng)的性能更強大，功能更全面。企事業(yè)單位應(yīng)主動加強企業(yè)管理現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性，實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案信息資源的整合與豐富。

（三）加快企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

企事業(yè)單位應(yīng)將原有的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并由專門人員錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，對于信息不完整的檔案進(jìn)行核實與完善，并根據(jù)企業(yè)人員變動來及時填充檔案數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)了檔案的集中管理與科學(xué)管理，提高了檔案管理工作效率以及檔案資源的有效利用率，為企事業(yè)人員變動提供更多真實完整的參考信息，因此，企事業(yè)單位應(yīng)通過創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)以及提高檔案管理人員工作能力等途徑來提高檔案管理信息化水平。

（作者單位為膠州市農(nóng)業(yè)機械服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 張立軍，周曉.集團(tuán)企業(yè)分布式檔案管理信息平臺建設(shè)實踐[J].中國檔案，2009（07）：50-52.