醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析

張蕾

摘 要 在新時期，醫(yī)院體制改革不斷深入，使得綜合檔案管理發(fā)生了較大改變，本文對目前管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的對策，希望能夠提高醫(yī)院管理水平。檔案不僅是對病例進(jìn)行記錄，還能夠?yàn)獒t(yī)院工作人員提供重要參考依據(jù)，因此，相關(guān)人員要對檔案管理工作加以重視，確保管理體系更加完善，以此推動醫(yī)院朝著積極方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 綜合檔案 管理

一、前言

目前醫(yī)院綜合檔案所起的作用逐漸增強(qiáng)，關(guān)乎著一個醫(yī)院的發(fā)展，對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不僅能夠減少醫(yī)患糾紛的產(chǎn)生，還能使工作質(zhì)量得到提升，這對于醫(yī)院發(fā)展有著良好的促進(jìn)作用，因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對現(xiàn)有的資源進(jìn)行有效整合，加強(qiáng)對信息技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用，從而使檔案管理更加高效。

二、醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案歸檔缺乏時效性

有的工作人員對于綜合檔案的重視程度不足，沒有及時對檔案進(jìn)行歸檔，不僅使得一些科室出現(xiàn)資料上交延時現(xiàn)象，還影響了檔案管理工作的正常開展。[1]醫(yī)院由眾多科室構(gòu)成，并且這些科室有著較強(qiáng)的獨(dú)立性，有的檔案管理人員沒有及時整理檔案信息，使得管理較為混亂，一方面影響了醫(yī)師對于檔案資料的查看，另一方面降低了檔案信息原有作用的發(fā)揮，導(dǎo)致檔案管理缺乏有序性。個別人員缺乏檔案歸檔意識，不能在較短時間內(nèi)歸檔檔案，這樣不僅無法對各科室進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，還增加了風(fēng)險因素，給醫(yī)院帶來較大隱患。

（二）缺乏完善的管理制度

很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員受傳統(tǒng)觀念影響較深，認(rèn)為檔案管理不是醫(yī)院重點(diǎn)工作內(nèi)容，沒有建立相應(yīng)的制度，使得檔案管理制度存在較大漏洞，不僅造成工作人員工作較為懈怠，工作效率不高，還存在檔案信息失真現(xiàn)象，給醫(yī)院帶來巨大損失。出現(xiàn)該種現(xiàn)象重要原因是：第一，醫(yī)院管理層不夠重視，沒有對綜合檔案進(jìn)行有效監(jiān)督，使得一些工作人員沒有按照制度上的內(nèi)容進(jìn)行操作，沒有對檔案、資料進(jìn)行妥善保管，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失事件。第二，檔案工作者素質(zhì)不高。有的檔案工作者沒有受過全面培訓(xùn)，對于檔案不夠重視，并缺少制度進(jìn)行約束，使得工作人員行為越來越散漫，沒有認(rèn)真履行好一個檔案工作者該盡的職責(zé)，給其他科室工作的開展帶來一定阻礙。

三、醫(yī)院綜合檔案管理的相關(guān)對策

（一）加強(qiáng)對檔案歸檔工作的重視

及時歸檔檔案是每個檔案工作人員應(yīng)盡的職責(zé)，這樣才能使檔案價值得以充分發(fā)揮，所以，檔案人員要認(rèn)識到這一工作的重要性，對各個科室進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，這樣不僅能夠確保檔案管理工作正常開展，還能對醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行及時處理，提高檔案信息的時效性。第一，醫(yī)院管理層要合理安排檔案人員，對其進(jìn)行明確分工，一是能夠使檔案人員清楚自身職責(zé)，二是能夠避免檔案信息出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致意外狀況的產(chǎn)生。[2]第二，加大對檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案人員歸檔意識，這樣不僅能夠?qū)n案資料進(jìn)行共享，還能使各科室工作更為高效，這對于醫(yī)院來說是非常有利的。因此，檔案工作者要做好這一工作內(nèi)容，及時補(bǔ)充相關(guān)資料，使檔案利用率得到顯著提高。

（二）建立較為完善的管理制度

醫(yī)院建立完善的檔案管理制度有著積極意義，第一，能夠協(xié)調(diào)各科室工作。由于醫(yī)院綜合檔案所涵蓋的內(nèi)容較多、范圍較廣，需要工作人員有著較強(qiáng)的耐心，并與各科室人員進(jìn)行有效溝通，這樣才能使檔案管理工作順利開展，而管理制度能夠提供重要參照標(biāo)準(zhǔn)，確保各科室人員積極配合，這樣不僅能夠加強(qiáng)科室間的溝通、合作，還能使檔案管理模式更加優(yōu)化，從而達(dá)到高效工作的目的。第二，能夠確保管理的有效性。如果沒有管理制度進(jìn)行約束，會使得個別人員工作較為懈怠，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)差錯，因此，完善管理制度是檔案管理工作開展的重要前提，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要加大重視程度，以醫(yī)院實(shí)際情況為著手點(diǎn)，一是能夠使檔案人員思想觀念及時發(fā)生轉(zhuǎn)變，二是能夠?qū)C合檔案進(jìn)行有效控制，從而使檔案管理工作更加高效。

（三）提高檔案信息化水平

在信息時代，檔案管理工作也發(fā)生了重大改變，這就需要醫(yī)院加大資金投入，引入先進(jìn)的技術(shù)以及設(shè)備，檔案人員能夠通過信息技術(shù)來開展工作，這樣不僅能夠確保檔案信息更加準(zhǔn)確，還能對檔案進(jìn)行及時歸檔，從而使檔案價值得到充分發(fā)揮。[3]第一，醫(yī)院管理層要對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其信息技術(shù)水平得到提高，確保檔案人員能夠熟練操作設(shè)備，一是能夠使檔案人員內(nèi)在潛能得到展示，二是能夠保證檔案的可靠性。第二，部門領(lǐng)導(dǎo)要對檔案編制工作給予一定重視，對檔案人員各個方面能力進(jìn)行有效挖掘，這樣不僅能夠使檔案人員產(chǎn)生較強(qiáng)的歸屬感，還能使其充滿工作熱情，對新鮮事物保持好奇心，積極投入到信息技術(shù)學(xué)習(xí)中，從而使檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。信息化管理是醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的必然趨勢，因此，檔案人員要對這一理念有著深刻認(rèn)識、與時俱進(jìn)，這樣才能使醫(yī)院得到長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)語

在醫(yī)改背景下，綜合檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，這就需要檔案人員對其進(jìn)行嚴(yán)格管理，做好檔案管理工作，這樣不僅能夠避免出現(xiàn)差錯，還能使醫(yī)院緊跟時代發(fā)展步伐，從而使醫(yī)院各方面工作質(zhì)量得到提升。

（作者單位為濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

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[3] 李秀云，李莉，段慧.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的管理對策[J].中國醫(yī)刊，2014，49（10）：101-102+104.