長協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制研究

周庚

1.長協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制建立的背景

中國海油有較多品牌填寫存在錯誤，同一個品牌在數(shù)據(jù)中可能出現(xiàn)多種錯誤填寫方式。例如：NOV品牌在中國海油數(shù)據(jù)中存在46種寫法：有填寫英文品牌；有填寫中文制造廠名稱；有填寫子品牌或分公司；還有大量拼寫錯誤的。品牌填寫不唯一會產(chǎn)生大量重復(fù)數(shù)據(jù)。重復(fù)數(shù)據(jù)極易造成重復(fù)采購，使庫存冗余造成積壓庫存，占用庫存成本，降低公司經(jīng)濟(jì)效益。同時，品牌填寫錯誤會使統(tǒng)計嚴(yán)重失真。中國海油在分析重點(diǎn)品牌的采購金額、庫存金額時，因?yàn)槠放铺顚戝e誤，很難統(tǒng)計出該品牌全量數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)情況。究其原因主要是因?yàn)椋簺]有制定關(guān)鍵特征量品牌填寫規(guī)則，導(dǎo)致不同用戶在新增數(shù)據(jù)時隨意填寫品牌；對長協(xié)類數(shù)據(jù)缺少把關(guān)。

2.長協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制的內(nèi)涵和主要做法

中國海油以“提升長協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量，助力采辦業(yè)務(wù)高效實(shí)施”為目標(biāo)，全面考慮長協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與采購供應(yīng)鏈管理的結(jié)合點(diǎn)，全面考慮影響以上管理水平的關(guān)鍵因素，總結(jié)出“CSC”管理方法以及便于“CSC”管理方法?！癈SC”管理方法是將長協(xié)類物資數(shù)據(jù)經(jīng)與制造廠商溝通過后規(guī)范的填寫標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行清洗的過程。

C——Coordination（協(xié)同），即制造廠商協(xié)同。從中國海油所簽集采協(xié)議的供應(yīng)商或者專用配件數(shù)據(jù)中抽取數(shù)據(jù)量大、采購金額和庫存金額高的制造廠，逐個梳理重點(diǎn)品牌專用配件數(shù)據(jù)描述規(guī)則。組織搭建制造廠家協(xié)同機(jī)制，組織廠家代表、物資專家、中國海油審核團(tuán)隊(duì)針對配件數(shù)據(jù)進(jìn)行溝通，由廠家介紹通過哪些屬性值能確定該品牌配件數(shù)據(jù)唯一性。

S——Standard（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范），即標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范創(chuàng)新。根據(jù)廠家提供的信息，為規(guī)范改品牌配件數(shù)據(jù)，制定該品牌配件物資數(shù)據(jù)規(guī)范要點(diǎn)，規(guī)范該品牌配件數(shù)據(jù)長描述構(gòu)成、制造廠填寫、歸屬類別、廠家配件號填寫規(guī)則、物資名稱填寫、短描述截取方式、數(shù)據(jù)查重方式。從而提高該品牌配件數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少重復(fù)數(shù)據(jù)。

集采品牌制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)填寫規(guī)則，能解決集采品牌描述規(guī)則不統(tǒng)一，關(guān)鍵屬性填寫錯誤，出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)的問題。規(guī)范原則如下：（1）一致性原則。長協(xié)類數(shù)據(jù)規(guī)范的過程中，應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通后取得認(rèn)可，盡量與供應(yīng)商內(nèi)部的規(guī)則保持一致；（2）最小性原則。長協(xié)類數(shù)據(jù)規(guī)范應(yīng)保證以最少的屬性值描述該物資；（3）準(zhǔn)確性原則。在保證最小性原則的基礎(chǔ)上，保證該長協(xié)類數(shù)據(jù)相關(guān)屬性正確；（4）排他性原則。保證相同品牌只允許有一種標(biāo)準(zhǔn)寫法。國內(nèi)廠家生產(chǎn)的專用配件填寫該廠家在工商部門注冊的中文全稱，國外廠家生產(chǎn)的專用配件填寫該公司英文品牌。

根據(jù)廠商數(shù)據(jù)對接從廠家提供的信息，制定該品牌配件物資數(shù)據(jù)規(guī)范要點(diǎn)，規(guī)范該品牌配件數(shù)據(jù)長描述構(gòu)成、制造廠填寫、歸屬類別、廠家配件號填寫規(guī)則、物資名稱填寫、短描述截取方式、數(shù)據(jù)查重方式。從而提高該品牌配件數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少重復(fù)數(shù)據(jù)。品牌規(guī)范要點(diǎn)示例如圖1所示：

C——Cleansing（清洗），即數(shù)據(jù)清洗。根據(jù)長協(xié)類數(shù)據(jù)品牌規(guī)范的結(jié)果，對于不符合此規(guī)范的長協(xié)類物資數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的方法進(jìn)行處理，對存在質(zhì)量問題的數(shù)據(jù)設(shè)計合理有效的校正方法和刪除，保證業(yè)務(wù)的合理正常運(yùn)行。對于不符合規(guī)范的物資數(shù)據(jù)及時進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗及業(yè)務(wù)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)創(chuàng)建后的持續(xù)管理，不斷提高現(xiàn)有物資數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

通過定期的數(shù)據(jù)清理工作，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)創(chuàng)建后的持續(xù)管理，不斷提高現(xiàn)有物資數(shù)據(jù)的質(zhì)量，不斷提高物資數(shù)據(jù)的使用率及數(shù)據(jù)共享水平。例如通過數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)某溫度表存在重復(fù)的若干條物資數(shù)據(jù)，原因是物資描述不規(guī)范，因此通過與生產(chǎn)廠家溝通確認(rèn)后，對這些物資數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，規(guī)范合并為一條物資數(shù)據(jù)，規(guī)范后的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)今后可以準(zhǔn)確滿足該備件的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)需求，又因?yàn)樵摂?shù)據(jù)代表的物資為多個設(shè)備共用的備件，因此通過此次數(shù)據(jù)監(jiān)控，能獲得減少備貨量降低成本的直接受益，以及整合采購需求贏得降價空間的潛在受益。

此外依據(jù)制造廠商協(xié)同制定的填寫規(guī)范審核新增物資數(shù)據(jù)，樹立“用則增，不用則不增”的正確數(shù)據(jù)觀念，評估數(shù)據(jù)新增的必要性，對每日新增的物資數(shù)據(jù)做到“提高審核水平、嚴(yán)控數(shù)據(jù)增量”，避免物資數(shù)據(jù)無效增長、低效使用。

3.結(jié)束語

如果基礎(chǔ)管理跟不上，再好的系統(tǒng)也只是系統(tǒng)而已，發(fā)揮不出它固有的功效，起不到提升管理、降低成本的作用。要確實(shí)轉(zhuǎn)變“重采購管理、輕基礎(chǔ)管理”的觀念，提高物資基礎(chǔ)管理的認(rèn)知度和重要性。長協(xié)類物資數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，目前與物資供應(yīng)鏈相關(guān)的SAP、采辦系統(tǒng)信息系統(tǒng)，都要求高質(zhì)量的長協(xié)類物資數(shù)據(jù)來保障信息化應(yīng)用效果，避免出現(xiàn)由于不規(guī)范、不一致等造成的“一碼多物”、查找使用難等問題要把物資編碼管理工作放在物資管理工作的首要位置，只有編碼規(guī)范了、唯一了，價格管理、集中采購管理、庫存管理才能因此而落到實(shí)處，才能因此而發(fā)揮出中國海油采購的真正優(yōu)勢，才能因此而提升中國海油物資管理和采購管理的整體水平。

（作者單位：中國海洋石油集團(tuán)有限公司）