新時代高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理實現(xiàn)路徑探析

盧海標(biāo)

黨的十九大報告指出，要“健全學(xué)生資助制度，使絕大多數(shù)城鄉(xiāng)新增勞動力接受高中階段教育、更多接受高等教育”。這是新時代高校學(xué)生資助工作的行動指南。2017年4月，教育部辦公廳印發(fā)了《關(guān)于開展“全國學(xué)生資助規(guī)范管理年”活動的通知》（教財函[2017]27號），明確要求各高校要“建立學(xué)生資助檔案管理制度，規(guī)范學(xué)生資助檔案的收集、整理、保管、使用與銷毀等工作，探索學(xué)生資助檔案管理電子化?！币?guī)范學(xué)生資助檔案管理，成為新時期學(xué)生資助工作的重要內(nèi)容。

一、規(guī)范化管理的概念界定

規(guī)范化管理理論的基礎(chǔ)概念是規(guī)范。規(guī)范意指明文規(guī)定或約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)。法律、政策、規(guī)章制度、風(fēng)俗習(xí)慣、契約與約定、倫理道德等均為規(guī)范的存在形式。規(guī)范具有系統(tǒng)化、常態(tài)化、制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、表單化、專業(yè)化、數(shù)據(jù)化、信息化等特點。規(guī)范是規(guī)范化管理的核心。

對于什么是管理，學(xué)者們各抒己見，并沒有統(tǒng)一的表述。這里我們認同孫永正教授對管理的界定：管理是指在特定的環(huán)境條件下，以人為中心通過計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，對組織所擁有的人力、物力、財力、信息等資源進行有效的決策、計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制，以期高效地達到既定組織目標(biāo)的過程。

綜合以上對“規(guī)范化”和“管理”概念的界定。我們可以把規(guī)范化管理概念界定為：規(guī)范化管理是管理者嚴格按照制度、章程、操作標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)流程，進行統(tǒng)一、有章可循、相對穩(wěn)定的管理，使管理活動井然有序、協(xié)調(diào)高效、科學(xué)規(guī)范。規(guī)范化管理主要解決集權(quán)與分權(quán)、人治與法治的問題，它要求組織建立以責(zé)、權(quán)、利對等為基礎(chǔ)的管理體系。通過規(guī)范化管理，實現(xiàn)常規(guī)事件的制度化管理，形成一個保障體系，確保組織的正常運營。

對照規(guī)范化管理的概念，學(xué)生資助檔案要實現(xiàn)規(guī)范化管理就必須建立學(xué)生資助管理制度、規(guī)范管理流程、培養(yǎng)檔案管理人才、明確管理職責(zé)和權(quán)利，使學(xué)生資助檔案管理有序、穩(wěn)定、科學(xué)、高效。

二、高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理的制約因素

1.管理制度不規(guī)范，影響了管理的規(guī)范化

規(guī)范化管理不等于制度化管理，但管理必須有章可循，才可能實現(xiàn)規(guī)范化。沒有制度的規(guī)范，管理的規(guī)范也就無從談起。當(dāng)前，各高校學(xué)生資助檔案管理制度的制訂，仍處于不規(guī)范的狀態(tài)。首先，不少高校還未制定學(xué)生資助檔案管理制度，學(xué)生資助檔案管理尚處于無章可循的狀態(tài)。教育部雖然發(fā)布了《關(guān)于開展“全國學(xué)生資助規(guī)范管理年”活動的通知》（教財函[2017]27號），要求各高校建立學(xué)生資助檔案管理制度，卻并未要求各高校把管理制度報送教育部或各省教育廳備案。所以，實際上，仍有不少高校尚未制訂管理制度。其次，在已制定學(xué)生資助檔案管理制度的高校中，所制定的管理制度不規(guī)范的問題也比較突出。材料歸檔范圍、保管期限、保管地點、管理職責(zé)規(guī)定不規(guī)范的情形仍比較常見。例如，有的高校并未把全國學(xué)生資助管理中心、省教育廳等管理部門的工作通知、批復(fù)等文件納入歸檔范圍;有的高校對檔案的保管地點和保管要求沒有做出相應(yīng)規(guī)定;有的高校對檔案保管期限沒有做出明確規(guī)定，有的雖然作出規(guī)定，但卻與《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求不符;有的高校對檔案管理職責(zé)未作出規(guī)定，有的雖有規(guī)定但不明確。

2.人力資源不足，制約了資助檔案規(guī)范化管理的發(fā)展

大多數(shù)高校每年都會產(chǎn)生上萬到幾萬份的學(xué)生資助材料。把這些材料收集、分類組卷、整理歸檔，不僅需要耗費大量的時間，還需具備一定的檔案管理專業(yè)知識。要順利完成檔案管理工作，就必須選優(yōu)配強學(xué)生資助專職工作人員，加強檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按《教育部關(guān)于進一步加強高等學(xué)校學(xué)生資助工作機構(gòu)建設(shè)的通知》（教人〔2006〕6號）規(guī)定，高校應(yīng)該按1∶2500的師生比配備學(xué)生資助專職工作人員。而實際情況是，大多數(shù)高校學(xué)生資助專職工作人員的師生比在1∶5000到 1∶10000之間。而且，大多數(shù)學(xué)生資助專職工作人員所學(xué)專業(yè)并非檔案管理，也沒有接受過相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案管理專業(yè)知識和實踐管理技能。所以，實際上，大多數(shù)高校的學(xué)生資助管理中心，人力資源配備都嚴重不足。由于人力資源不足，學(xué)生資助專職工作人員疲于應(yīng)付各種日常工作;再加上檔案管理專業(yè)知識和管理技能的欠缺，資助檔案規(guī)范化管理往往就變成了一個空洞的口號。

3.低效能的傳統(tǒng)管理方法，增加了規(guī)范管理的難度

當(dāng)前，信息化管理手段并未普及，不少高校的學(xué)生資助檔案仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料存檔。學(xué)生資助檔案包括家庭經(jīng)濟困難認定、各類獎助學(xué)金、學(xué)費減免、臨時補助、助學(xué)貸款、勤工助學(xué)、服兵役資助、畢業(yè)生中西部基層單位就業(yè)資助等十幾種以上的材料。多數(shù)高校每年需要歸檔管理的學(xué)生資助檔案都在上萬份，幾萬張以上。由于紙質(zhì)材料數(shù)量龐大，收集、組卷、歸檔需要耗費大量時間，加上人力資源不足，不少高校只是將材料簡單分類后便用紙箱封存，很少進行二次利用和研究了。這種高耗時、低效能的傳統(tǒng)管理方法，使不少高校學(xué)生資助檔案存在片面化、簡單化、形式化、隨意化的問題。

三、新時代高校學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)路徑

1.深刻認識學(xué)生資助檔案規(guī)范管理的重要性

實踐決定認識，認識對實踐具有能動作用。只有在思想上真正認識到學(xué)生資助檔案規(guī)范管理的重要性，才能在實踐上真正做好學(xué)生資助檔案規(guī)范管理工作。長時間以來，學(xué)生資助檔案管理工作并未得到應(yīng)有的重視，不少管理人員和行政領(lǐng)導(dǎo)把學(xué)生資助材料看作是學(xué)生資助工作的副產(chǎn)品，并未將其作為檔案材料看待，沒有認識到其價值和規(guī)范管理的重要性。

學(xué)生資助檔案，是黨和國家扶貧政策在高校得以落實的明證。規(guī)范的學(xué)生資助檔案，不僅能為高校開展學(xué)生資助工作提供助力，為高校學(xué)生資助工作研究提供豐富的第一手材料，同時還是學(xué)生資助工作“公開、公平、公正”開展的有力保障。各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，切實了解學(xué)生資助檔案的價值，深刻認識學(xué)生資助檔案規(guī)范管理的重要性，加大對學(xué)生資助檔案管理的投入，促進其健康、規(guī)范發(fā)展。

2.制定引領(lǐng)性文件，規(guī)范高校學(xué)生資助管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十五條要求，檔案管理部門要“建立科學(xué)的管理制度，逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化”。而在學(xué)生資助檔案管理方面，由于“科學(xué)的管理制度”還未建立，管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也就無法實現(xiàn)。當(dāng)前，教育部尚未制定《高等學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法》，倒是福建省等少數(shù)省份教育廳制定了本省的《學(xué)生資助檔案管理辦法》。而未制定管理辦法的省份，只能依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，去制訂本校的學(xué)生資助檔案管理制度。所依據(jù)的這些法律法規(guī)，屬于宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，解決的是“做什么”的問題，并沒有解決“怎么做”的問題?！稒C關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等文件，為檔案管理“怎么做”提供了方法，但只涉及了黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財會10 個類目，并未涉及學(xué)生檔案。且相關(guān)規(guī)定規(guī)范的是高校學(xué)生檔案管理部門的工作，學(xué)生資助管理部門無法簡單參照。所以，目前并沒有引領(lǐng)性文件，可以指導(dǎo)各高校規(guī)范制定學(xué)生資助檔案管理制度。在上位法缺失的情況下，各高校沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)可以參考，只能按自己的理解去制定管理辦法。由于各高校相關(guān)人員法律素養(yǎng)參差不齊，對法律法規(guī)的理解難免多種多樣，制定的管理制度自然也無法規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

建議教育部根據(jù)學(xué)生資助工作的規(guī)律和特點，制定《高等學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法》，對學(xué)生資助檔案的歸檔范圍、整理辦法、保管期限、管理流程、管理職責(zé)等給予明確，給各高校以具體、微觀、量化的指導(dǎo)，讓各高校明白“怎么做”，規(guī)范各高校的學(xué)生資助檔案管理制度。

3.選優(yōu)配足學(xué)生資助專職工作人員，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于種種原因，《教育部關(guān)于進一步加強高等學(xué)校學(xué)生資助工作機構(gòu)建設(shè)的通知》（教人〔2006〕6號）在大多數(shù)高校都無法貫徹落實。建議教育部在充分調(diào)研、征求意見的基礎(chǔ)上，重新設(shè)定高校學(xué)生資助管理專職人員的師生比，限定最低配備標(biāo)準(zhǔn)，并嚴格督促落實，切實解決高校學(xué)生資助管理中心人力資源不足問題。

另外，全國學(xué)生資助管理中心、各省教育廳應(yīng)創(chuàng)造條件，有計劃、分步驟地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。傾力打造一支政治思想強、責(zé)任意識強、規(guī)矩意識強、專業(yè)知識過硬、管理技能高超的管理隊伍，促進高校學(xué)生資助檔案管理工作規(guī)范、健康發(fā)展。

4.建設(shè)學(xué)生資助管理系統(tǒng)，借力信息技術(shù)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

新時代，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，檔案信息化是信息技術(shù)時代檔案管理的必然趨勢。學(xué)生資助檔案管理也需與時俱進，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理高校學(xué)生檔案。教育部在2017年4月發(fā)布的《關(guān)于開展“全國學(xué)生資助規(guī)范管理年”活動的通知》，就明確要求各高校要“探索學(xué)生資助檔案管理電子化”。各高校應(yīng)充分利用自身的人才優(yōu)勢，積極探索建立學(xué)生資助管理系統(tǒng)，將學(xué)生資助檔案電子化。電子檔案相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在檔案材料的收集、分類、歸檔、統(tǒng)計分析等方面，具有明顯的優(yōu)勢，在提高管理效能的同時，也有助于規(guī)范化管理的實現(xiàn)。

由于電子文件自身具有系統(tǒng)依賴性、易復(fù)制篡改等特點，其真實性、安全性應(yīng)從技術(shù)、管理、制度等層面給予保障。在學(xué)生資助檔案信息化過程中，要特別注意以下幾個方面的工作：第一，規(guī)范電子材料的格式;第二，規(guī)范電子材料的歸檔流程;第三，規(guī)范光盤以及磁盤等載體的標(biāo)準(zhǔn);第四，規(guī)范電子材料管理和查閱權(quán)限。

責(zé)任編輯 ?陳春陽