精細(xì)化管理理論在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

王殿利

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-108-02

摘 要 機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要決策依據(jù)來源是檔案信息，細(xì)化分解各個(gè)檔案管理中的環(huán)節(jié)并在實(shí)際工作當(dāng)中融入落實(shí)精細(xì)化管理的理念才能將最優(yōu)的工作方法及流程歸納總結(jié)出來，才能使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率及質(zhì)量切實(shí)提高。精細(xì)化管理模式作為當(dāng)前一種全新的管理理念將準(zhǔn)確、精細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t包含其中，真正認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要意義才能真正推動(dòng)檔案管理工作向科學(xué)化方向良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞 精細(xì)化管理理論 機(jī)關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 應(yīng)用 研究

精細(xì)化管理作為管理理念的同時(shí)也是一種管理技術(shù)，借助規(guī)范精細(xì)的細(xì)化流程操作使每項(xiàng)工作得以標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化，這項(xiàng)技術(shù)可幫助檔案管理中的各項(xiàng)流程嚴(yán)格按照每個(gè)環(huán)節(jié)高效、精確的運(yùn)行，從而使崗位職責(zé)明確并將檔案管理責(zé)任落實(shí)到位，同時(shí)應(yīng)用精細(xì)化管理可以及時(shí)查找、發(fā)現(xiàn)、處理工作當(dāng)中隱藏的問題，從而使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，本文針對該理論在基層社會保險(xiǎn)管理局檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行探究。

一、基層社保檔案管理存在的問題

（一）薄弱的檔案意識和落實(shí)不到位的立卷歸檔

當(dāng)前某些基層社會保險(xiǎn)管理局中檔案立卷歸檔工作依然會受到某些客觀及主觀因素的影響，導(dǎo)致該項(xiàng)工作無法得到應(yīng)有的重視。從客觀方面來講某些經(jīng)辦機(jī)構(gòu)因?yàn)槊媾R較大的業(yè)務(wù)量且人手不足，導(dǎo)致經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不能對業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作顧及到，從而單純重視業(yè)務(wù)辦理工作；從主觀方面來講某些基層社會保險(xiǎn)管理局的領(lǐng)導(dǎo)沒有高度重視檔案管理工作的重要性，缺乏立卷歸檔的時(shí)間觀念，未能真正落實(shí)和安排好檔案管理工作；某些經(jīng)辦人員沒有真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，單純認(rèn)為將業(yè)務(wù)辦好既是將本職工作做好，致使檔案管理工作成為附加的額外工作，經(jīng)辦人員通常不愿意主動(dòng)承擔(dān)文件材料的立卷歸檔工作而總是盡可能推脫；某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所檔案工作更是沒有引起足夠的重視，面對龐大的業(yè)務(wù)量，蓋章不全、日期望填等諸多問題出現(xiàn)在財(cái)報(bào)登記表中[1]，從而導(dǎo)致不能及時(shí)的將檔案資料上交到縣城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)管理中心進(jìn)行歸檔，種種問題均顯示和反映出工作人員薄弱的檔案意識和工作責(zé)任心，致使立卷歸檔和收集工作遲遲無法落實(shí)到位[2]。

（二）簡陋的答案保管條件和不完善的配套設(shè)備

多數(shù)基層經(jīng)辦機(jī)構(gòu)由于受到辦公條件的限制不能將符合面積標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理室建立起來，沒有獨(dú)立的辦公場所導(dǎo)致辦公用房面臨極為緊張的狀態(tài)，即使已經(jīng)將綜合檔案室設(shè)置，但一至兩間的檔案室面積加上無法存放大量檔案的鐵皮柜，導(dǎo)致多數(shù)業(yè)務(wù)檔案仍在各個(gè)業(yè)務(wù)科室分散無法進(jìn)行集中的統(tǒng)一管理。城鄉(xiāng)居保檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所更是隨意堆放，形同虛設(shè)的綜合檔案管理室如果沒有進(jìn)行及時(shí)整理將會造成極大的安全隱患，當(dāng)出現(xiàn)工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)便會容易出現(xiàn)檔案資料的流失狀況[3]。另外基層社會保險(xiǎn)管理局由于受到經(jīng)費(fèi)不足的影響，無法將相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備按照檔案保管的要求配齊，因此導(dǎo)致無法有力保障檔案資料的安全且無法滿足八防要求?；鶎迂?cái)政不能將良好的社會保險(xiǎn)硬軟件環(huán)境提供，單純對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的基本運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行保障。

（三）偏低的信息化應(yīng)用及有限的檔案資料利用水平

不少基層社會保險(xiǎn)管理局對檔案功能性發(fā)展依然存在較大滯后性，導(dǎo)致無法轉(zhuǎn)變檔案舊有的利用觀念，同時(shí)現(xiàn)有的檔案管理流程不能對查詢和調(diào)閱檔案資料的功能提供便捷的支持，致使檔案資料利用率無法提高[4]。檔案管理部門較低的資金投入因缺乏高效的管理設(shè)備，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的開展受到制約。

二、應(yīng)用檔案管理精細(xì)化管理理論的方法

（一）與時(shí)俱進(jìn)將檔案管理先進(jìn)理念不斷更新

為了與當(dāng)前時(shí)代快速發(fā)展更好的適應(yīng)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案管理的先進(jìn)理念進(jìn)行不斷更新，以往傳統(tǒng)的觀念中對檔案管理工作未能高度重視，認(rèn)為這項(xiàng)工作屬于附屬工作，不能將更多的經(jīng)濟(jì)效益直接帶來，同時(shí)無法有力推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)營及生產(chǎn)，因此檔案管理工作所獲得的投入不多，軟件支持及硬件設(shè)備等諸多方面的缺陷較大，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值和作用不能真正發(fā)揮。精細(xì)化管理理論的融入需要單位領(lǐng)導(dǎo)層高度重視大力開發(fā)及利用檔案信息資料及資源[5]，在現(xiàn)代化的創(chuàng)新及管理優(yōu)化體系中真正納入檔案管理工作，從而在資金和政策完善等各個(gè)方面進(jìn)行支持，更好的專業(yè)化、精細(xì)化及科學(xué)化檔案資料的整理、收集、歸納利用等各項(xiàng)工作的開展，進(jìn)一步提升該項(xiàng)工作的服務(wù)質(zhì)量，真正將儲存和收集單一的檔案資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣拿嫦虼蟊姷闹R服務(wù)工作，從而使檔案管理工作的產(chǎn)出價(jià)值充分發(fā)揮。

（二）構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)

精細(xì)化管理理論在檔案管理工作中的有效運(yùn)用離不開專業(yè)化的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，為了使人才保障層面將檔案工作的全面化及專業(yè)化有效實(shí)現(xiàn)，需要向大管理專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)分配精準(zhǔn)的工作目標(biāo)及細(xì)化的工作任務(wù)。一是對檔案管理人才團(tuán)隊(duì)層次的不斷完善可借助人才吸納機(jī)制，將擁有直接管理經(jīng)驗(yàn)或檔案專業(yè)教育背景的社會優(yōu)秀人才大量吸收；二是針對檔案管理工作中先進(jìn)的管理理念及科學(xué)的工作方法借助繼續(xù)教育和崗前培訓(xùn)，對于工作資歷老的職工借助精細(xì)化管理理論的思維使其能夠?qū)ψ陨淼闹R薄弱環(huán)節(jié)不斷完善[6]，從而緊跟當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的步伐。例如基層社會保險(xiǎn)管理局面對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來的巨大挑戰(zhàn)和機(jī)會，為了將檔案管理工作的信息化、一體化和現(xiàn)代化更好的實(shí)現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有效結(jié)合傳統(tǒng)管理理念和信息化管理理念，使基層社會保險(xiǎn)管理局檔案管理人員的思想能夠與時(shí)俱進(jìn)并樹立起長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光，這樣可協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案管理人員的思想并提供多種途徑使檔案管理工作的效率和質(zhì)量有效提升。以往傳統(tǒng)的檔案管理方式在實(shí)際應(yīng)用過程中雖有一定的優(yōu)勢，但面對當(dāng)前社會對檔案信息資料的快速整合和管理，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足社會信息化進(jìn)程。因此基層社會保險(xiǎn)管理局在進(jìn)行的管理工作時(shí)，其入手點(diǎn)應(yīng)當(dāng)以檔案管理信息化的目的為準(zhǔn)，有效結(jié)合現(xiàn)代信息化和傳統(tǒng)的管理理念才能使兩者檔案管理的優(yōu)勢得到全面發(fā)揮，并使檔案管理工作的效率和質(zhì)量不斷提高?；鶎由鐣Ｕ暇忠欢ㄒ獙⒙毠さ呐嘤?xùn)工作認(rèn)真落實(shí)到位，定期組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，保證其能夠?qū)π畔⒒浖夹g(shù)和硬件設(shè)備準(zhǔn)確使用，同時(shí)為了能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一先進(jìn)的管理和傳統(tǒng)管理，應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際狀況對合適的信息化管理技術(shù)進(jìn)行選用。