城建檔案收集工作的實踐與思考

孫福萍

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-138-01

摘 要 城建檔案的收集工作是在項目完成之后，各種文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的基礎環(huán)節(jié)，需要工作人員有著豐富的檔案管理經(jīng)驗。城建檔案資料保存的是否完整，準確，直接影響著城建檔案資料的利用率。本文基于城建檔案收集工作現(xiàn)狀與實踐中存在的問題，分析了相應的實踐策略。

關鍵詞 城建檔案 收集工作 實踐與思考

城建檔案記錄著城建活動的歷史，是針對城市建設的設計，實施以及管理控制等工作形成的歸檔儲存工作，如文字材料，數(shù)據(jù)材料，以及音頻等技術材料等。由于城建項目的種類繁多，涉及范圍廣，相關的建設單位較多，這些都給城建檔案收集工作帶來了一定的難度。

一、城建檔案收集工作的意義

城建檔案資料真實的記錄著城市建設發(fā)展的過程，因此，檔案資料不僅有經(jīng)濟價值，還具有一定的政治價值。想要切實做好城建檔案收集工作，就需要媒體做好城建檔案價值的宣傳工作，讓工作人員以及人民群眾認識到城建管理工作的重要性，以此提高城建檔案收集的工作效率，使檔案收集工作穩(wěn)定運行。

二、城建檔案收集工作存在的問題

（一）內(nèi)容不全數(shù)據(jù)不準

由于城市建設本身的復雜性以及系統(tǒng)性的特點，所以要做好城建檔案收集工作就要保證數(shù)據(jù)資料的可靠，準確，原始三大特征。[1]但是在實際工作中，部分檔案資料在交接時就會出現(xiàn)虛報內(nèi)容，少項以及手續(xù)不完全等問題。如移交的資料不是原始材料是復印件，肆意涂改文件，文件缺少或者裝訂順序不對等現(xiàn)象，甚至還出現(xiàn)了移交的材料本身就不是需要的材料等問題。

（二）檔案收集方式單一

在實際城建檔案收集工作進行中，會出現(xiàn)工程方面的檔案能在現(xiàn)有的制度下順利進行，但是如城市規(guī)劃，建設管理業(yè)務等方面的檔案收集工作開展起來較難。主要是沒有有效的行政手段干預，想要收集城建系統(tǒng)中的交通，電力，管線類的檔案頗為困難，進而導致了城建檔案收集工作一直處于被動服務狀態(tài)。

三、關于城建檔案收集工作的實踐策略

（一）強化檔案收集意識

充分的結(jié)合有關媒體，宣傳城建檔案資料的重要價值，提高社會影響力，促使城市建設者主動記錄建設過程，進而促進城建檔案收集工作有序開展。

（二）充分落實檔案收集工作

有關部門要嚴格遵守相關法律規(guī)定全面收集整理城建檔案資料。在收集資料的過程中，要根據(jù)價值性區(qū)分是必須歸檔的資料還是可以選擇性歸檔的資料。[2]與此同時，為了保障檔案收集的及時性以及完整性，相關部門還要依法對建設項目進行執(zhí)法檢查，針對一些有問題的單位提出整改意見。

如汪清縣進行的北方大陸長白山生態(tài)產(chǎn)業(yè)園一期、富鑫石墨產(chǎn)業(yè)園以及吉林汪清北耳種植加工等項目，有關部分依法收集檔案資料，切實的掌握了相關數(shù)據(jù)。在2018年的努力下，汪清縣糧食產(chǎn)量高達24.9萬噸，現(xiàn)有畜禽存欄197萬頭，黑木耳總量達6.5億袋。[3]以及工程項目城市棚戶區(qū)改造1220套，國有工礦棚戶區(qū)380套等。這些數(shù)據(jù)真實的記錄了汪清縣的發(fā)展，所以說充分落實檔案收集工作，對于城市的發(fā)展建設有著重要的歷史意義。

（三）豐富檔案收方式

為了保障檔案資料完整入館，需要采用更加高效的收集手段。檔案收集工作大體上分為強制性和非強制性兩種形式，因此有關項目檔案可以采用行政手段干預收集入館，對于其他檔案可以通過完善法制建設督促自愿移交入館，如交通建設檔案，城市記憶檔案以及水利工程檔案等。當出現(xiàn)非自愿移交檔案情況時，可以采用協(xié)商，捐贈，有償轉(zhuǎn)讓以及代管或征購等方式，收集散落在個人手中有價值的城建資料。從而確保收集檔案的水平及質(zhì)量，為城建檔案的有效利用奠定堅實的基礎。

（四）建立完善的收集制度

城建檔案收集工作中，會涉及到很多部門和個人，所以檔案收集工作具有一定的難度。但是目前城建檔案收集工作的管理制度相對不完善，導致部分資料殘缺不全，在一定程度上影響了城建檔案的質(zhì)量。[4]所以相關部門要在實踐中發(fā)現(xiàn)問題，依法完善相應的管理制度，明確檔案收集管理工作者的責任。與此同時，要明確檔案收集的要求，如檔案材料要完整真實，文字清晰。其次要明確資料的移交時間，檔案負責人要在規(guī)定時間內(nèi)準備齊全轉(zhuǎn)交給檔案接收人。最后還要明確獎罰制度，鼓勵配合收集工作的單位或個人，也要適當?shù)膽土P不負責任的單位或個人。有了檔案收集制度的制約，可以有效的提高收集工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

總之，為了適應時代的發(fā)展需要，城建檔案管理部門要完善檔案管理制度，落實檔案收集工作，保障檔案的完整性以及準確性，更好的為現(xiàn)代化城市建設服務。

參考文獻：

[1]陳健.怎樣加強城建聲像檔案收集、整理、管理工作為查詢利用服務[J].居舍，2018（13）：158-159.

[2]田學.城建檔案收集工作的實踐與思考[J].城建檔案，2018（07）：101-102.

[3]林云.檔案管理過程中的主要問題及對策措施[J].城建檔案，2018（12）：55-57.

[4]謝洪運.新形勢下加強城建檔案管理的實踐與思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（09）：40+42.