科研單位電子檔案管理與檔案數(shù)字化建設(shè)研究

曾令蕓

摘要：如今我國進(jìn)入電子信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用于各行各業(yè)中，電子信息檔案管理也逐漸的替代了傳統(tǒng)的檔案管理，被各個(gè)企事業(yè)單位運(yùn)用起來，電子信息檔案較傳統(tǒng)檔案更為先進(jìn)，單就目前來看其管理過程中仍然存在著很多的問題，提高電子檔案管理效益及加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，成為檔案管理面臨的重要課題。本文通過科研單位電子信息化檔案的特點(diǎn)分析，簡述當(dāng)前須解決的檔案管理難題，并提出幾項(xiàng)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：科研單位；電子檔案管理；檔案數(shù)字化建設(shè)；策略

科研單位由于工作性質(zhì)的特殊性，對其中的檔案管理就有很多注意事項(xiàng)，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，特別容易出現(xiàn)一系列的問題，本文首先對科研單位檔案管理所存在的問題進(jìn)行了分析，然后對科研單位在檔案數(shù)字化管理的建設(shè)中出現(xiàn)的問題及相應(yīng)的解決對策進(jìn)行了詳細(xì)的分析，提醒科研單位要加強(qiáng)檔案的電子化管理和數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

一、科研單位電子檔案管理存在的問題

1.管理機(jī)制不完善

過去，科研單位由于觀念傳統(tǒng)、思想封閉，所以沒有注重檔案的電子化管理，只是把工作的重心放在科研上，基本上沒有建立電子檔案管理機(jī)制的意識，使得檔案管理效率低下，這樣一來電子檔案管理的意義無法得到有效的發(fā)揮，科研單位電子檔案的管理也無法跟進(jìn)新時(shí)代的步伐。

2.專職檔案管理人員缺乏

由于科研單位不重視電子檔案管理，檔案管理部門也一直屬于邊緣部門存在于科研單位中，專職檔案管理人員缺乏，很多科研就夠都是財(cái)務(wù)部門或者是人事部門等兼顧檔案管理工作，導(dǎo)致在科研單位內(nèi)部，電子檔案管理無法有效服務(wù)于科研工作。

3.電子檔案使用效率低

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級換代日新月異，老版本的電子文檔無法適應(yīng)新的軟件環(huán)境。而科研單位的檔案室的電子設(shè)備硬件常年如一、簡陋陳舊，軟件又不注意更新和升級，電子文檔的使用效率低下。

4.電子檔案管理效率低

在信息技術(shù)日益更新的背景下，多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子信息化檔案管理，但是，在傳統(tǒng)管理理念的影響下，科研單位的電子檔案管理還未形成一套高效完整的管理制度，管理中大多是靠實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累的方式為主，并未形成科學(xué)完善的工作流程，從而造成管理效率低下的問題。

二、科研單位加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

1.要徹底認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的重要性

如今，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境管理機(jī)制的發(fā)展，檔案管理應(yīng)該引起科研單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展提供良好的條件?？蒲袉挝粦?yīng)該在年度工作的規(guī)劃中列入檔案數(shù)字化建設(shè)工作，促進(jìn)科研單位對其的重視度，促進(jìn)手工與數(shù)字化相結(jié)合的檔案管理模式的形成，以提高檔案管理效率?？蒲袉挝辉趧傞_始實(shí)施數(shù)字化建設(shè)中，需要大量的資金投入，且回報(bào)的周期長，政府部門和相關(guān)單位應(yīng)該對其予以支持，加大對科研單位檔案數(shù)字化管理的投資，推動(dòng)科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)。

2.建立并完善內(nèi)部控制制度

建立內(nèi)部控制制度，并對已有的控制制度加以完善，促進(jìn)數(shù)字化檔案的安全管理。雖然采用互聯(lián)網(wǎng)對檔案進(jìn)行管理提高了檔案管理的效率，但是由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，所以對數(shù)字化檔案管理的安全問題產(chǎn)生了消極的影響。相關(guān)部門必須對檔案信息的公開保密審查制度引起重視，科研單位檔案內(nèi)容會有國家及其內(nèi)部秘密的部分，因此對于信息的公開工作要按照審慎性原則進(jìn)行，將職責(zé)正確有效地落實(shí)到審查機(jī)構(gòu)中，做好審查工作，使有關(guān)工作人員依法對檔案進(jìn)行獲取。在公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序及信息發(fā)布程序中應(yīng)該堅(jiān)持保守審查的原則，為了避免事后審查出現(xiàn)問題，必須要將事前和事中的審查工作做到位。相關(guān)部門要加強(qiáng)督促與檢查，以提高公開檔案的安全性。除此之外，相關(guān)部門要對電子檔案的涉密情況和開放程序進(jìn)行等級制定，采用權(quán)限審核、身份認(rèn)證的方法，促進(jìn)對數(shù)字化檔案信息的安全管理。

3.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

電子檔案管理與電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)密切相關(guān)，這就要求電子檔案管理人員不僅要具備一定的檔案管理知識，還要具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這樣才能保證對電子文件進(jìn)行合理歸檔和有效管理。為此要強(qiáng)化培訓(xùn)，提高電子檔案職員的素質(zhì)。（1）要對現(xiàn)有科研單位電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識方面的培訓(xùn)，及時(shí)提升現(xiàn)代化知識水平，讓他們掌握最為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識、電子檔案管理知識、現(xiàn)代通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識等，提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；（2）要對科研單位檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)道德方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的責(zé)任感、使命感，提升每一名職員的道德素質(zhì)。（3）進(jìn)行安全培訓(xùn)，樹立風(fēng)險(xiǎn)管理意識，及時(shí)制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施，警惕風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，確保信息檔案的安全性，增強(qiáng)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，提高電子信息檔案的管理水平。（4）積極適度引進(jìn)具有中高端知識的電子檔案管理人才，并加強(qiáng)其崗位和技能的專業(yè)培訓(xùn)，有效建設(shè)一支高素質(zhì)的電子檔案管理人才隊(duì)伍，增進(jìn)電子檔案管理隊(duì)伍的新鮮活力。

綜上所述，我國科研單位想要對實(shí)現(xiàn)檔案管理進(jìn)行科學(xué)化發(fā)展。在計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛引入檔案管理的大環(huán)境下，還要不斷的完善相應(yīng)的管理制度，確保電子化檔案管理和數(shù)字化檔案建設(shè)能更好地服務(wù)于科研工作，同時(shí)各相關(guān)部門必須對其引起重視，加大管理人員培訓(xùn)，為科研單位電子檔案管理及數(shù)字化檔案建設(shè)事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]張巖.基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)探討[J].黑龍江科技信息，2017（16）：296.

（作者單位：四川省農(nóng)業(yè)科學(xué)院土壤肥料研究所）