采購過程中風(fēng)險管理促進(jìn)組織可持續(xù)發(fā)展

周申晨

摘要：追求卓越、在市場中長久立于高地、實(shí)現(xiàn)組織的可持續(xù)發(fā)展是每個組織創(chuàng)立和經(jīng)營所追求的最高境界，也是所有組織經(jīng)營努力的目標(biāo)和方向。采購過程作為組織經(jīng)營活動中非常重要的一個環(huán)節(jié)，對組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到舉足輕重的作用;而風(fēng)險暗藏于采購的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，通過有效的風(fēng)險管理實(shí)現(xiàn)采購資源的有效配置、控制生產(chǎn)成本，對組織提高總體生產(chǎn)效益、增加核心競爭能力至關(guān)重要，從而使組織的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)組織實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文主要從ISO 9001-2015體系標(biāo)準(zhǔn)提出的“風(fēng)險管理”相關(guān)要求的角度出發(fā)，對組織采購的風(fēng)險管理進(jìn)行簡要論述。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險管理;采購過程;組織可持續(xù)發(fā)展;ISO 9001-2015

中圖分類號：F273 ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

組織在設(shè)立之初，最大的愿景便是將組織變大變強(qiáng)，做到長久生存于市場，可持續(xù)發(fā)展[1]。當(dāng)下我國正處于完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的大環(huán)境下，又逢中美貿(mào)易戰(zhàn)，中國國內(nèi)的一些組織面臨著不容忽視的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。然而在激烈的競爭中，有的組織能夠沐百年風(fēng)雨而基業(yè)長青，有的組織則如曇花一現(xiàn)，剎那精彩就消失在茫茫市場中;有的組織在市場上欣欣向榮，攻城略地，有的卻屢戰(zhàn)屢敗，漸漸銷聲匿跡。市場競爭中，短兵相接的無疑是硬實(shí)力上的，也就是經(jīng)營效益的比拼[2]，而組織的運(yùn)行流程一般為先采購后生產(chǎn)，最后進(jìn)行銷售的過程，采購活動是組織生產(chǎn)經(jīng)營鏈條上的頂端，因此，采購過程如果出現(xiàn)風(fēng)險，會帶來后續(xù)一系列的連鎖反應(yīng)，而后續(xù)生產(chǎn)活動、銷售和資金周轉(zhuǎn)等如果受到嚴(yán)重影響，將會導(dǎo)致組織無法正常運(yùn)作。所以管理好采購過程中的風(fēng)險，相當(dāng)于從組織運(yùn)行源頭進(jìn)行控制，使公司的整體運(yùn)營有所保障，增強(qiáng)組織的生存和持續(xù)發(fā)展的能力。

采購過程中運(yùn)用風(fēng)險管理的目的是使組織在一個有風(fēng)險的環(huán)境里，把采購風(fēng)險降至最低，包括對采購風(fēng)險的識別、評估、選擇和實(shí)施風(fēng)險應(yīng)對措施方案的過程，也要對措施落實(shí)的有效性進(jìn)行驗(yàn)證，保持動態(tài)持續(xù)改進(jìn)。

1 采購過程中的風(fēng)險識別

組織的采購活動一般包括采購任務(wù)的采購計(jì)劃、物料的詢價、報預(yù)算、合格供方的審查、做合同、下單、催單、到料簽收、交驗(yàn)、質(zhì)量問題的協(xié)調(diào)、庫房管理、對供應(yīng)商的監(jiān)控（供應(yīng)商績效）等諸多環(huán)節(jié)，會因各種情況的影響，導(dǎo)致采購過程的各個環(huán)節(jié)都存在不同的風(fēng)險。

ISO 9001—2015標(biāo)準(zhǔn)明確風(fēng)險的來源主要包括與組織宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力的各種外部和內(nèi)部因素，以及與質(zhì)量管理體系相關(guān)方的需求和期望（若相關(guān)方的需求和期望未能得到滿足，將對組織的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生風(fēng)險）[3]。

1.1 外部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險

1.1.1 技術(shù)因素

由于科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，使市場對新產(chǎn)品的需求不斷變化，原有的研發(fā)、采購、生產(chǎn)規(guī)律與新技術(shù)無法適應(yīng)，便會產(chǎn)生風(fēng)險。技術(shù)的革新會縮短產(chǎn)品的生命周期，可能造成組織庫存的積壓，導(dǎo)致庫存產(chǎn)品貶值甚至淘汰，增加組織的庫存成本。若產(chǎn)品的研發(fā)速度落后于技術(shù)的變革，組織就有被時代淹沒的風(fēng)險[1-4]。

1.1.2 市場與競爭

當(dāng)下的中美貿(mào)易戰(zhàn)，導(dǎo)致人民幣匯率降低，購買進(jìn)口原料的成本會大大增加，長期的價格波動會引起組織商品出售價格的升高，進(jìn)而可能失去在市場中價格優(yōu)勢的競爭力。加上日益激烈的同行業(yè)競爭關(guān)系，市場資源重新整合，業(yè)務(wù)布局更加復(fù)雜，組織的生存更加充滿挑戰(zhàn)。

1.2 內(nèi)部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險

1.2.1 組織知識

采購人員需不斷跟進(jìn)當(dāng)下最新環(huán)境政策，更新自身知識儲備。知識素養(yǎng)的欠缺會導(dǎo)致采購活動中的分析、預(yù)測能力不夠，談判中處于被動位置，甚至無法確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確且符合要求。知識不僅指需要學(xué)習(xí)的理論知識，而且包括實(shí)踐中總結(jié)性的經(jīng)驗(yàn)知識，組織中多數(shù)為師徒制傳授經(jīng)驗(yàn)，這會導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)比較主觀且不全面，采購人員無法從其他同事處吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可能使組織重復(fù)犯相同的錯誤。

1.2.2 人員能力

此處的人員指的是組織內(nèi)部采購人員，采購人員能力與崗位職責(zé)的匹配度直接決定采購工作的順利與否。除了崗位基礎(chǔ)能力，采購人員的思想品質(zhì)、職業(yè)道德、收集與分析信息的能力、談判和預(yù)測等能力同樣重要。

1.3 相關(guān)方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險

獲得和保持相關(guān)方的支持，是組織獲得持續(xù)成功的必要條件。在采購活動中，主要的相關(guān)方為顧客及外部供方，分析出相關(guān)方的需求和期望，能使組織設(shè)立目標(biāo)更加有方向性。

1.3.1 顧客

顧客的需求是產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到要求、價格可接受、交付的及時性及售后的服務(wù)保障工作中服務(wù)人員的態(tài)度、專業(yè)度、問題處理并解決的及時率等。質(zhì)量、價格、交付都會受到采購過程的影響，產(chǎn)品交期延遲可能會導(dǎo)致組織產(chǎn)生重大經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失，嚴(yán)重的可能失去與該顧客未來合作的機(jī)會。

1.3.2 外部供方

采購過程中，外部供方的質(zhì)量會對采購結(jié)果的好壞造成最直接的影響。外部供方的需求是與組織建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，希望組織履行合同，及時交付合同金額等。如未能滿足外部供方的需求與期望，會使外部供方產(chǎn)生不良情緒，進(jìn)而影響溝通的暢通度，造成產(chǎn)品質(zhì)量存在風(fēng)險隱患。

2 采購過程中的風(fēng)險評估

在制訂采購計(jì)劃的過程中，組織可以建立起內(nèi)外部采購信息網(wǎng)絡(luò)，及時獲取當(dāng)下市場的采購信息，這些信息有助于組織進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測和預(yù)先評估，為后續(xù)采購活動的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。對識別出的采購風(fēng)險的接受與否和應(yīng)對方式的決定，需要依托于對風(fēng)險等級的評估結(jié)果，可以通過對風(fēng)險的嚴(yán)重度和發(fā)生可能性做出等級的分類，在每個評估元素中做出等級判斷，再使用風(fēng)險矩陣法得出風(fēng)險等級。不同組織具體的等級評價準(zhǔn)則應(yīng)貼近組織實(shí)際情況。表1至表5[5]為采購風(fēng)險識別和評價準(zhǔn)則示例。

3 采購過程中風(fēng)險控制的措施

3.1 外部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險的應(yīng)對措施

3.1.1 技術(shù)因素

技術(shù)的高速發(fā)展要求組織要投入大量財(cái)力物力到技術(shù)研發(fā)中，進(jìn)而壓縮采購成本，并且要在研發(fā)部門快速推出新技術(shù)的同時，采購部門及時購入最新的配件，以推進(jìn)新產(chǎn)品的盡快投產(chǎn)，搶占市場先機(jī)。這就意味著采購活動要提高管理水平，可以利用信息化手段建立信息化內(nèi)控管理系統(tǒng)，將采購計(jì)劃的上報、審批、簽訂合同、檢驗(yàn)驗(yàn)收等環(huán)節(jié)均使用信息化反饋，縮短人為工作消耗的時間，提高采購管理和風(fēng)險控制的效率[6]。

3.1.2 市場與競爭

組織的成本受到匯率的影響而波動無可厚非，組織應(yīng)提前做好防范準(zhǔn)備，提高匯率風(fēng)險規(guī)避意識，引進(jìn)相關(guān)人才，完善市場預(yù)測及應(yīng)對機(jī)制，選擇適當(dāng)?shù)慕Y(jié)算方式和結(jié)算時機(jī)，利用貿(mào)易融資工具規(guī)避風(fēng)險[7]。組織想在激烈的競爭中脫穎而出，要增強(qiáng)組織核心競爭力，知識管理、信息化管理、專業(yè)化優(yōu)勢等。

3.2 內(nèi)部環(huán)境因素導(dǎo)致的風(fēng)險的應(yīng)對措施

3.2.1 組織知識

組織的知識管理是員工完善知識儲備、共享經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的必要手段，通過知識管理，能夠更加有效率地共享和傳播知識，一改單向傳播、知識傳達(dá)不到位的情況。知識管理將信息處理和人的創(chuàng)新能力相結(jié)合，增強(qiáng)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，提升組織核心競爭力[8]。

3.2.2 人員能力

人員應(yīng)做到分工明確，優(yōu)化人力配置，定期培訓(xùn)，使員工跟隨技術(shù)發(fā)展的新形勢，提高在不斷變化的市場環(huán)境中的質(zhì)量風(fēng)險識別和防范意識，保持對外部風(fēng)險的警惕性。還需建立考核制度，確立采購人員的考評準(zhǔn)則，量化工作標(biāo)準(zhǔn)，對采購人員的工作內(nèi)容有確定的評價，考核制度可作為獎懲實(shí)施的判斷依據(jù)[9]。

3.3 相關(guān)方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險的應(yīng)對措施

3.3.1 顧客

要滿足顧客的需求和期望，需建立健全的組織內(nèi)部管理機(jī)制。顧客滿意的過程會涉及市場、計(jì)劃、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、服務(wù)保障等多個部門與采購部門進(jìn)行溝通和配合，所以組織健全的內(nèi)部管理機(jī)制非常必要。采購過程中一方面應(yīng)加強(qiáng)上報計(jì)劃管理，對上報計(jì)劃進(jìn)行調(diào)查與預(yù)測，確保計(jì)劃可操作性強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)任務(wù)按期交付的要求;另一方面，組織的采購方案應(yīng)明確責(zé)任主體，建立跟蹤監(jiān)管制度，確保采購的原材料符合計(jì)劃的成本，質(zhì)量過關(guān)，后續(xù)生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的原料問題應(yīng)及時向供方反饋，防止生產(chǎn)斷檔，延長生產(chǎn)周期[10]。

3.3.2 外部供方

組織要避免外部供方的需求和期望導(dǎo)致的風(fēng)險，首要是“選擇”（符合標(biāo)準(zhǔn)供方的進(jìn)入公司的合格供方名錄），建立供方評估準(zhǔn)則，對供應(yīng)商完成成本、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、配送、員工能力、工作環(huán)境等方面的評估，進(jìn)行周期監(jiān)管，通過量化統(tǒng)計(jì)和比較，確定能否進(jìn)行合作。當(dāng)下是互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的時代，應(yīng)利用天眼查等大數(shù)據(jù)分析APP，通過第三方更公平公正的方式，將供應(yīng)商的上市信息、企業(yè)背景、企業(yè)發(fā)展、司法風(fēng)險、經(jīng)營狀況、知識產(chǎn)權(quán)、經(jīng)營風(fēng)險等攬入合格供方評估準(zhǔn)則當(dāng)中[11]。還應(yīng)注意，創(chuàng)造一個良性供方競爭環(huán)境，避免被過度控制或缺乏技術(shù)創(chuàng)新[12]。確保供方的選擇之后，組織應(yīng)做到滿足供方需求和期望，做好合同管理工作，加強(qiáng)對合同內(nèi)容等的審查，確保合同合法和準(zhǔn)確，并由監(jiān)督部門進(jìn)行合同履行的監(jiān)督。

3.4 采購風(fēng)險的監(jiān)控管理

組織應(yīng)通過風(fēng)險識別、評估、應(yīng)對、監(jiān)視測量的整合，對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控管理，某公司風(fēng)險識別控制表示例如表6所示。其中，風(fēng)險應(yīng)對方式包括規(guī)避風(fēng)險、承擔(dān)風(fēng)險、消除風(fēng)險、改變風(fēng)險的可能性、分擔(dān)風(fēng)險、保留風(fēng)險。公司應(yīng)定期評審措施的有效性。

4 結(jié)語

采購中的風(fēng)險管理是組織運(yùn)營中面對的永恒主題，它是持續(xù)變化的，并且不斷復(fù)雜化、多元素化。按照ISO 9001-2015中的風(fēng)險管理要求，從組織內(nèi)外環(huán)境因素、相關(guān)方的需求與期望3個方向?qū)M織的采購風(fēng)險進(jìn)行識別和分析，有助于提高組織的采購風(fēng)險應(yīng)對能力，確保將采購風(fēng)險降到最小，利于組織質(zhì)量管理體系的保持和組織經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)組織的可持續(xù)發(fā)展。

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