如何做好施工企業(yè)綜合辦公室工作

楊亞莉

摘 要：隨著中國社會主義經濟市場的不斷發(fā)展，施工企業(yè)自身也需要進一步完善和發(fā)展以跟上時代的步伐。綜合辦公室作為施工企業(yè)的窗口部門是踐行這一轉變和進步的關鍵。綜合辦公室是統籌規(guī)劃企業(yè)各方面事務的樞紐，既服務于企業(yè)內部，也彰顯企業(yè)的管理水平，代表企業(yè)形象。綜合辦公室工作不僅需要做好企業(yè)內部上傳下達，文件登記、歸檔工作，全心全意服務于企業(yè)管理，服務于每一位職工，還需要與外部各方面做好溝通、協調，以保證施工企業(yè)全體人員在衣食住行用、辦公等方面保障到位，正常運轉。對于施工企業(yè)的綜合辦公室來說，它需要起到統籌組織各部門，既具有整體性也具有獨立性，工作內容涉及到人力資源管理、文檔管理、后勤保障、辦公管理、組織、供應等。本文通過對現代施工企業(yè)綜合辦公室的現狀和問題進行針對性研究，從而得出有關于如何完善綜合辦公室的管理機制，充分發(fā)揮綜合辦公室的功能策略，并通過這些策略的落實來加強施工企業(yè)的管理水平、提高施工企業(yè)的競爭力。

關鍵詞：施工企業(yè)；綜合辦公室；策略

綜合辦公室是施工企業(yè)日常管理工作運轉的核心與保障，通過管理和中轉各項業(yè)務、溝通聯系各部門、收集分析各方面信息以協助決策，以此保證施工企業(yè)的正常運轉。在實際的工作中，施工企業(yè)的綜合辦公室需要對調研考察、監(jiān)督查辦、后勤管理與供應、協調組織、人員的接待與服務等工作進行安排處理。施工企業(yè)綜合辦公室的辦事效率、能力展現與施工企業(yè)的管理能力和對外形象緊密相連。綜合辦公室在做好本部門業(yè)務工作的前提下，還需要加強與其他部門的聯系配合，為企業(yè)實現效益目標打下牢靠的基礎，并且需要順應時代發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新優(yōu)化工作方法以提高自身辦事能力。

1 施工企業(yè)綜合辦公室的職能性質

綜合辦公室對于施工企業(yè)來說是處理各種事務的中轉站，它的功能性體現出一個企業(yè)的辦事能力和素養(yǎng)。將綜合辦公室的職能細化，它主要有以下幾個方面的特點。

1.1 機構設置上的從屬性

就從屬關系上來看，辦公室往往從屬于一個特定的領導機關，沒有辦公室能夠獨立于一個特定的領導機關之外，施工企業(yè)的綜合辦公室也不例外，具有這樣的從屬性質，同時奠定了它為企業(yè)發(fā)展運轉服務的特性。綜合辦公室與上級機關保持緊密的業(yè)務聯系，這種關系具有自上而下的特點[1]。

1.2 職能上的輔助性

綜合辦公室與其直屬領導機關的從屬性決定了其自身的輔助性，綜合辦公室業(yè)務人員的主要職責就是為各種事務的處理提供參考方案，起到聯絡橋梁的作用。

1.3 工作內容上的綜合性

綜合辦公室具有業(yè)務綜合性，具體表現在參與企業(yè)管理建設各項規(guī)章制度的制定發(fā)布與日常具體事務的運行與監(jiān)督。綜合辦公室參與政務性工作、事務性工作、服務性工作，主要涉及文書工作，信息記錄、會議記錄工作，保密性工作以及其他事務的安排規(guī)劃。

1.4 地位上的中樞性

綜合辦公室最大的特點之一就是與上級機關，本級，以及下屬單位各個業(yè)務部門聯系協調緊密，不但是上級和本級信息傳達和工作安排的紐帶，而且是施工企業(yè)內部各部門聯系和配合的樞紐，同時將一些工作的安排部署傳達給下級單位以落實執(zhí)行。綜合辦公室需要起到一個承上啟下的作用，不僅要聯系服務好上級領導機關，更要將政策落實到本級和下級單位中去。

2 施工企業(yè)綜合辦公室的現狀和問題

2.1 綜合辦公室的現狀

在中國特色主義市場經濟發(fā)展的大環(huán)境下，不僅僅是政治經濟體制發(fā)生了巨大的變化，對于所有的施工企業(yè)來說也是一次巨大的變革，類似于改革改制，政企分家等重大變化也在社會主義經濟環(huán)境的驅動下貫穿整個施工企業(yè)的變革進程中。在這種大環(huán)境下，施工企業(yè)的基礎設施建設以及各種軟件、硬件的配備較之于以往則是有了翻天覆地的變化，施工企業(yè)的管理制度隨著這種大勢和潮流也變得更加完善。大環(huán)境的變革必然給日常事務的管理與處理方法帶來了明顯的改變，為了使企業(yè)不被發(fā)展環(huán)境所淘汰，綜合辦公室需要不斷總結經驗和不足，要敢于創(chuàng)新挖掘新的管理思路和工作方法，進行有效地管理變革，跟上時代的發(fā)展。需要不斷的保持清晰的工作思路和管理目標，提高工作效率，積極發(fā)現現有模式下的不足和缺陷，并對現有模式進行補充和完善，有效利用各種先進的信息平臺，最終適應瞬息變化的信息時代，并行之有效的推動施工企業(yè)更好更快的發(fā)展[2]。

2.2 綜合辦公室面臨的問題

2.2.1 業(yè)務人員對綜合辦公室缺乏準確的定位和認識

綜合辦公室是一個綜合性極強的部門，它是企業(yè)內部順暢運行的保證，起到承上啟下的作用，是企業(yè)各部門之間溝通交流的一個關鍵性樞紐。從事綜合辦公室工作的業(yè)務人員需要明確本部門的工作性質和特點，清晰認識自己的職業(yè)定位并在日常事務處理當中起到應有的作用。然而實際情況是，一些業(yè)務人員定位不清，對辦公室的性質存在誤解，并對自己職業(yè)認同度出現較大的偏差，這就導致在實際工作開展過程中，無法更好的履行職責，發(fā)揮作用。

2.2.2 業(yè)務繁多，職能劃分模糊

在施工企業(yè)中，綜合辦公室的職能劃分沒有那么清晰，業(yè)務涵蓋面廣泛，幾乎與每個部門都有業(yè)務關聯，顯著的特點就是綜合性、服務性、廣泛性強，然而如此繁瑣的工作內容也給綜合辦公室的職能履行帶來了挑戰(zhàn)，業(yè)務工作的處理過程中，導致綜合辦公室的職能與其他部門的職能產生沖突，做好溝通協調工作首當其沖，大局出發(fā)，化繁為簡，有條理的展開工作。

2.2.3 機構及管理制度尚未完善

健全的制度和完善的機構是處理日常事務的基礎和前提，作為施工企業(yè)的綜合辦公室，機構相對簡單，管理制度也存在一定程度上疏漏，在協調部門間的工作以更好的運作上會遇到各種困難和問題。但是只要俯下身子，認真踏實，兢兢業(yè)業(yè)，時刻將“服務”二字牢記于心，很多問題都可以迎刃而解。同時，施工企業(yè)在不斷的發(fā)展中，機構和管理制度也在不斷的完善中，綜合辦公室的工作效率和職能發(fā)揮也在提高。

3 做好施工企業(yè)綜合辦公室工作的策略

3.1 轉變思維，開拓新思路

思維方式決定行為方法，在新時代的大背景下，施工企業(yè)在產業(yè)結構和管理模式上發(fā)生了巨大的轉變，綜合辦公室要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，更好的服務于企業(yè)，就要積極轉變傳統的思維和工作模式。對新時代企業(yè)的發(fā)展進行深入的探究、思考，不斷的學習新方法，樹立新理念，開拓新思路，善用新辦法，不斷的提高業(yè)務能力，科學謀劃，總結規(guī)律，將科學的理念貫穿于工作中。勇于創(chuàng)新并有效利用各種信息平臺，簡化工作流程，縮短工作時間，提高工作效率，助推施工企業(yè)發(fā)展。

3.2 提高業(yè)務能力，掌握工作方法

綜合辦公室每天面臨繁多復雜的工作，要想快速高效處理好這些事情，必須不斷加強自身的業(yè)務處理能力[3]，業(yè)務知識熟練，熟能生巧，掌握規(guī)律，思路清晰，方法得當，有條有理，不能胡子眉毛一把抓，要根據事情輕重緩急和優(yōu)先等級，在工作過程中不斷的調整思路和方法，提高工作效率以適應新形勢下對綜合辦公室處理事情的要求。

3.3 加快信息化的步伐，提高辦事效率

由于綜合辦公室的綜合性和廣泛性，決定了綜合辦公室業(yè)務人員每天都要面臨來自不同部門，不同機關的大量工作需要處理，這對每一個業(yè)務人員來說都是一項很大的挑戰(zhàn)。尤其是在信息化時代的當下，作為一個綜合業(yè)務運轉和協調部門，更要處理大量的工作。因此，為了更好地應對挑戰(zhàn)，高效完成工作任務，綜合辦公室急切的需要提高信息化程度，積極引進先進的信息技術來協助處理繁雜的業(yè)務工作[4]。目前企業(yè)信息化系統在不斷的完善中，并不斷引入新的高科技的信息化系統平臺，相較以前有了飛躍性的進步，基本實現了無紙化辦公。但在這樣的環(huán)境下，對業(yè)務人員的專業(yè)能力有了更高的要求，綜合辦公室業(yè)務人員要不斷的學習提高工作技能和業(yè)務水平，熟練運用信息技術對業(yè)務進行辦理，加快信息化步伐，提高辦事效率，有效利用信息化系統為企業(yè)的發(fā)展助力。

3.4 提高管理能力和統籌規(guī)劃能力

綜合辦公室作為一個樞紐、中轉部門，它的職能范圍十分廣泛，要處理好來自不同部門的各種事務，需要相關業(yè)務人員不斷提高自身的業(yè)務管理能力和統籌規(guī)劃能力。所以綜合辦公室業(yè)務人員要積極學習有效的企業(yè)管理理論，不斷提高管理水平，同時加強與其他部門的交流協作，以保持良好的信息互通、共享，所有的問題都能得到及時處理。

4 結語

施工企業(yè)的綜合辦公室在新時代的大背景下，將面臨更多挑戰(zhàn)，同時也面臨許多發(fā)展機遇，為了更好地發(fā)揮綜合辦公室作用，需要從思想認識，職業(yè)定位，管理模式等方面進行創(chuàng)新性探索，不斷提高業(yè)務人員的服務意識和業(yè)務能力，從而助推企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻

[1]易倩.淺析如何做好施工企業(yè)基層辦公室工作[J].現代經濟信息，2017（09）：122.

[2]程燕.施工企業(yè)如何加強項目辦公室工作[J].企業(yè)改革與管理，2017（17）：42+45.

[3]張炎.企業(yè)綜合辦公室應加強的五種能力建設[J].企業(yè)改革與管理，2016（08）：95.

[4]姚偉玲.淺談如何做好國有建筑施工企業(yè)辦公室工作——以XX國有建筑施工企業(yè)辦公室工作為例[J].企業(yè)文化，2017，（1）：168