談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

王煦

摘 要：在當前信息時代發(fā)展背景下，在檔案管理工作開展中，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法與實際需求相滿足，在這種形勢下的必要任務就是強化檔案信息化建設，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作人員應當以有效途徑及方式加強檔案管理信息化建設，以確保檔案管理信息化更好實現(xiàn)，為更好開展檔案管理工作提供更好的支持與保障。基于此，本文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設進行探討，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

一直以來，檔案管理工作都在默默支持著事業(yè)單位日常工作的有序開展，在事業(yè)單位的正常運行中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著我國經(jīng)濟體制的改革和社會的發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當前信息技術快速發(fā)展的背景下，信息化建設成了我國事業(yè)單位檔案管理工作未來一段時間的必然發(fā)展趨勢。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)點

1.1 有利于永久保存檔案信息

紙質(zhì)檔案非常不利于保存，尤其是遇到梅雨天氣或是自然災害容易長霉，破碎，丟失。而且紙質(zhì)檔案占用的空間大，不好查找，信息化檔案管理可以輕松解決這些問題，使檔案的儲存和查找變得簡單，安全。

1.2 有利于更便捷地查找檔案信息

傳統(tǒng)的檔案信息大多是以紙質(zhì)為基礎的實物資源，不僅具有可移植性，而且不利于傳播。檔案信息化實現(xiàn)后，各種信息資源不再以實物形式出現(xiàn)，而是以磁信號和數(shù)字信號的形式出現(xiàn)，極大地促進了信息資源的傳輸和利用。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 事業(yè)單位領導對檔案管理重視程度不高

事業(yè)單位在檔案管理工作中，領導干部重視程度高低將直接影響到各項工作順利開展。但是，當前多數(shù)的事業(yè)單位領導干部對檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理缺乏完善的管理制度，將人才培養(yǎng)作為事業(yè)單位的中心內(nèi)容，而檔案管理卻并不重要，將其交由專門人員負責檔案管理工作。但是，從本質(zhì)上來看，檔案管理與單位內(nèi)部員工利益存在密切聯(lián)系，直接關乎事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，同時在國家經(jīng)濟持續(xù)穩(wěn)定增長方面具有重要作用。所以，事業(yè)單位的領導干部應該提高檔案管理重視程度，為員工切身利益提供幫助，同時為國家經(jīng)濟增長創(chuàng)造更大的財富。

2.2 我國事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員

人事檔案的管理工作本身就非常復雜，而且需要一定的專業(yè)能力，工作時間長了也十分容易疲憊，這就對檔案管理人員的能力提出了更高的要求，需要其不斷完善自身的素質(zhì)和專業(yè)能力。事業(yè)單位已經(jīng)進行了巨大的改革，逐漸縮減了大量的事業(yè)編制，同時檔案管理部門也受到了嚴重的沖擊，沒有為單位聘請高素質(zhì)的管理人才，檔案管理工作缺乏人手和專業(yè)能力，因此需要由不專業(yè)的人員開展工作，這樣一來就會發(fā)生檔案員變換頻繁的現(xiàn)象，由于工作交接不及時，而且交易經(jīng)常存在不到位的情況，工作人員沒有專業(yè)性的業(yè)務知識，所以工作就很難完成，檔案的資料收集不齊全也不完整，保管期限劃分混亂。而且因為領導對檔案管理的不重視，大多數(shù)的員工都會把精力放在別的工作上面，對檔案的管理不認真、不負責，容易產(chǎn)生差錯和遺漏。這些管理方面的問題都會給員工的利息和福利方面帶來很大的損失，也會使單位的人員管理方面原來越差，不利于人才的引入和員工的發(fā)展的穩(wěn)定性。

2.3 缺乏科學合理的檔案管理信息化建設規(guī)劃

許多機構(gòu)缺乏科學合理的檔案管理信息化建設，脫離了本單位的整體發(fā)展戰(zhàn)略，難以實施檔案管理信息化建設規(guī)劃。第二，缺乏科學有效的研究和論證，一些機構(gòu)在制定檔案管理信息化建設方案時沒有考慮到實施這些方案的必要條件。三是檔案管理信息化建設的實際效果尚未得到重視。規(guī)劃設計不夠靈活，缺乏可擴展性，在一定程度上限制了檔案管理信息化建設的發(fā)展空間。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設有效途徑及策略

3.1 樹立現(xiàn)代化發(fā)展意識

在當前各種新思想觀念不斷涌現(xiàn)以及現(xiàn)代信息技術不斷發(fā)展和應用的背景下，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過各種途徑進一步優(yōu)化其管理效率。為了保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新發(fā)展，相關工作人員必須盡快樹立起事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的意識，以實現(xiàn)電子一體化的檔案管理工作目標，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，進而對事業(yè)單位檔案管理信息化建設起到積極的推動作用。

3.2 構(gòu)建檔案管理信息化工作機制

在新形勢下事業(yè)檔案管理中，為能夠有效實現(xiàn)信息化建設，應當注重建設信息化工作機制，以確保檔案管理信息化更好實現(xiàn)。在實際工作落實過程中，需要進一步完善檔案管理制度，在與信息化要求相結(jié)合的基礎上，制定信息化工作機制，在此基礎上指導檔案管理信息化實現(xiàn)，并且能夠?qū)n案管理行為進行規(guī)范。同時，還需要對信息化工作方式進行構(gòu)建，在實際工作開展中，檔案管理部門及有關工作人員需要將傳統(tǒng)管理方式改變，合理利用信息化管理方式，將信息技術與管理工作有效結(jié)合，以更好實現(xiàn)信息化管理，保證檔案管理信息化建設得到理想效果。同時，事業(yè)單位內(nèi)還應當建設信息化管理平臺，利用這一平臺實現(xiàn)檔案管理信息化，對檔案資料更好進行管理及應用，為檔案管理信息化建設奠定良好基礎與支持。

3.3 整合檔案信息資源，完善基礎設施建設

推動檔案信息化建設，首要一點是完善相關基礎設施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設中，應該配備專門的檔案干部隊伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時，檔案管理部門需要結(jié)合實際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設施，促進檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強的實施平臺。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.4 加強檔案管理人才隊伍建設

在高校檔案管理工作中，檔案管理人員是關鍵的影響因素。因此，在檔案管理信息化建設中，還應注意加強管理人員的建設。作為事業(yè)單位檔案管理部門，要加強對檔案管理人員的教育和培訓。主要內(nèi)容是對員工進行信息技術培訓和教育，促進員工有效掌握信息技術，提高員工的信息技術水平，確保員工更好地運用信息技術實施檔案管理，更好地促進檔案管理的發(fā)展。信息技術推廣。此外，事業(yè)單位檔案管理部門要積極引進信息技術專業(yè)人員，充實檔案管理隊伍，進一步提高檔案管理隊伍信息化的整體水平，為實現(xiàn)信息化建設提供更好的人才支持。

4 結(jié)束語

總之，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展和信息技術的進步，事業(yè)單位檔案管理信息化已成為必然趨勢。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)工程。事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)檔案管理信息化。不斷提高管理質(zhì)量，學習計算機和網(wǎng)絡知識，調(diào)整思想，與時俱進，最大限度地發(fā)展事業(yè)單位檔案信息。利用價值滿足事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的最大需求。

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