淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

馬騰

摘 要：檔案管理，在事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展中，無疑是十分重要的內(nèi)容，很大程度上關(guān)系著事業(yè)單位的正常運(yùn)行。就當(dāng)前實(shí)際情況來講，為了保障事業(yè)單位檔案管理工作能夠良好符合實(shí)際需求，則須進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理水平地顯著提升。鑒于此，本文結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的提升策略，展開了簡要探討，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；信息化；策略

伴隨我國事業(yè)單位的不斷改革、發(fā)展，檔案總量也隨之出現(xiàn)較大增長。而檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，能否具有良好工作成效，對于事業(yè)單位的日常運(yùn)行及長遠(yuǎn)發(fā)展而言都顯得意義重大。而將信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，則可實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平地有效提升，既有助于員工工作量的降低，又有助于檔案管理工作效率地提升，進(jìn)而為事業(yè)單位管理與決策提供更為可靠的參考依據(jù)，幫助事業(yè)單位獲得更為理想的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢分析

通過梳理大量相關(guān)的文獻(xiàn)資料，再結(jié)合筆者個(gè)人的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，檔案管理信息化，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要具有如下三點(diǎn)優(yōu)勢：

1）有利于檔案資料的長久保存。傳統(tǒng)檔案管理工作中，都是采用紙質(zhì)檔案，此種檔案受到環(huán)境因素的影響教導(dǎo)，若是所處環(huán)境較為潮濕，就可能出現(xiàn)檔案發(fā)霉的情況，無法實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存[1]。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)之后，則是把檔案資料存儲在電子磁盤之中，如此保存形式，既能很大程度節(jié)約存儲空間，又能避免因環(huán)境原因影響而出現(xiàn)丟失檔案信息的情況，進(jìn)而良好保障了檔案信息的安全性及完整性，以便長久保存。

2）有利于檔案信息的查詢。傳統(tǒng)檔案管理工作手段單一，且有關(guān)程序較為復(fù)雜，特別是在查詢檔案資料的時(shí)候，耗時(shí)較多。而通過檔案管理信息化建設(shè)，則能有效改善這一問題，只用將關(guān)鍵字輸入到數(shù)據(jù)庫之中，就可將相關(guān)檔案信息快速找出，且絕不會影響到其它的檔案信息，滿足事業(yè)單位個(gè)性化信息需求。

3）有利于改變檔案管理途徑與方式，進(jìn)一步拓展檔案職能。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)檔案中的人工錄入方式，把網(wǎng)絡(luò)平臺作為媒介，采用電子錄入方式，與此同時(shí)，檔案的職能也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)檔案的保存與運(yùn)用，轉(zhuǎn)為信息資源的采集、管理、存儲以及服務(wù)，進(jìn)一步拓展了檔案職能。

2 事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的提升策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，既是新時(shí)期下檔案管理工作的實(shí)際需求，又與單位的實(shí)際效益息息相關(guān)。為了有效推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步進(jìn)行，筆者認(rèn)為應(yīng)做好如下幾方面工作：

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部重視度。在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)干部是否足夠重視檔案管理工作，很大程度關(guān)系著工作的有序開展，以及各方面條件支持。因而，為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的順利建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)干部須對此項(xiàng)工作給予高度重視，將之作為內(nèi)部管理重要工作內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)，特別是關(guān)于檔案保密性方面。首先，應(yīng)注重從環(huán)境上確保檔案信息安全，在辦公室內(nèi)選定存放檔案的適當(dāng)位置。其次，則是重視專門人員的配備，并且，做好登記工作，防止外來人員進(jìn)入。最后，則是注重對檔案管理人員的定期考核及培訓(xùn)。

2）完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。確保事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要前提之一，就是一套規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，為了提升事業(yè)單位信息化建設(shè)，則應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段單位檔案管理工作的具體情況，著手規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范地完善[2]。詳細(xì)而言，應(yīng)做好如下兩方面：一方面，常言道：“無規(guī)矩不成方圓”，在事業(yè)單位中，這種規(guī)矩就是完善的規(guī)章制度，所以，在事業(yè)單位信息化建設(shè)中，應(yīng)加快檔案管理相關(guān)規(guī)章制度地完善，要做到這一點(diǎn)，事業(yè)單位可對國內(nèi)外一些企業(yè)在檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒、汲取，并結(jié)合自身情況進(jìn)行調(diào)整。一方面，事業(yè)單位還須建立起一套與檔案管理制度相匹配的獎懲制度、監(jiān)管體系，把檔案管理信息化的內(nèi)容，與員工的責(zé)任追究、績效考核及職稱評定等相掛鉤，如此不僅有利于全面監(jiān)管檔案信息化管理相關(guān)工作，還能使檔案管理人員的工作積極性、主動性得以良好調(diào)動，更為耐心地對待檔案管理工作。

3）加快檔案管理信息化軟硬件建設(shè)。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要關(guān)鍵，就是在展開檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)考慮行業(yè)發(fā)展及自身需求情況，著手相應(yīng)檔案管理軟件系統(tǒng)地開發(fā)，如此，才能夠有效使事業(yè)單位檔案管理工作的水平不斷得到提升，才能讓檔案資料得到科學(xué)有效的保存。一是，根據(jù)事業(yè)單位各項(xiàng)工作具體需求，加快無障礙數(shù)據(jù)傳播、共享信息服務(wù)、互聯(lián)互通的信息系統(tǒng)建立[3]。二是，注重加強(qiáng)綜合性服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以穩(wěn)步提升檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)水平。三是，對數(shù)據(jù)信息保護(hù)系統(tǒng)開發(fā)及升級時(shí)刻留意，以不斷提高數(shù)據(jù)檔案抵御外界惡意攻擊的能力，減少病毒對其帶來的威脅及損失，從而使檔案資料在網(wǎng)絡(luò)之中進(jìn)行安全傳遞。并且，注意備份檔案數(shù)據(jù)資料，在促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)安全性提升的前提下，確保檔案信息服務(wù)工作的有序進(jìn)行。與此同時(shí)，在做好相關(guān)軟件建設(shè)的時(shí)候，也必須要重視完善保存檔案的硬件設(shè)備。而要做到這一點(diǎn)，需要事業(yè)單位對檔案管理硬件設(shè)施投入適當(dāng)?shù)馁Y金，這樣才可良好滿足現(xiàn)如今檔案管理部門硬件設(shè)施的要求，提高檔案管理工作效率。同時(shí)，在日常工作中，應(yīng)要求檔案管理人員對信息設(shè)備多加運(yùn)用，并且注意保養(yǎng)設(shè)備，避免由于長時(shí)間的使用，而導(dǎo)致信息設(shè)備使用壽命下降，進(jìn)而造成資源的浪費(fèi)，提高單位成本。

4）重視檔案管理人員培訓(xùn)教育。檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)的直接參與者，若是其職業(yè)能力、綜合能力不足，將會給事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)形成極大影響。故此，為了提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)效率，提升檔案管理工作水平，就須重視開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過利用定期集體培訓(xùn)、專家講座、外派等多種培訓(xùn)形式，使之不僅能夠全面掌握信息化技術(shù)、具有豐富的檔案管理知識、熟悉檔案業(yè)務(wù)，還能對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理發(fā)展方向有著精確掌握，真正有效提升其綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)地優(yōu)化[4]。另外，在做好現(xiàn)有人員培訓(xùn)工作的同時(shí)，還應(yīng)注重對檔案管理專業(yè)人才以及信息技術(shù)專業(yè)人才的引進(jìn)，通過合理、科學(xué)地制定培養(yǎng)、引進(jìn)與流動體系，持續(xù)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，進(jìn)而滿足當(dāng)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的人才需求，促使信息化建設(shè)進(jìn)程有序進(jìn)行。

3 結(jié)語

總而言之，伴隨社會的不斷發(fā)展，以及信息科技日益進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理信息化，已然成為一種確保事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。但是，檔案管理信息化建設(shè)并非朝夕間就可完成的，其是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)化的工程。對此，事業(yè)單位單桿管理人員必須要積極提升自身綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，調(diào)整心態(tài)，與時(shí)俱進(jìn)，并使事業(yè)單位的檔案信息得到最大的開發(fā)與利用價(jià)值，不斷為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件，以滿足事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的最大需求。

參考文獻(xiàn)

[1]楊玉蓮.事業(yè)檔案管理存在的問題分析與對策研究[J].赤子（上中旬），2017（2）：196.

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[3]陳麗敏.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].明日風(fēng)尚，2017（14）：23-24.

[4]孟凡宏.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2017（5）：16.