企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路

張青云

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，建立信息化檔案管理機(jī)制，對(duì)于提高檔案管理效率，優(yōu)化管理環(huán)境，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但從實(shí)際而言，煤田地質(zhì)企業(yè)在檔案管理信息化的進(jìn)程中，面臨諸多問題，弱化了企業(yè)檔案管理信息化的重要作用。為此，以新的發(fā)展視角為依托，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是優(yōu)化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)在要求。本文立足對(duì)檔案管理信息化研究，就企業(yè)如何深化建設(shè)，進(jìn)行如下闡述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；策略

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適合互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，而這種信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)在，其同時(shí)也是推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展的動(dòng)力所在。在經(jīng)濟(jì)全球化的帶領(lǐng)下加強(qiáng)檔案管理信息化的改革已成為重要內(nèi)容，更是實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

1 檔案信息化建設(shè)成為社會(huì)發(fā)展的潮流

檔案的管理已經(jīng)是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要資源。目前，隨著社會(huì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新和普及，企業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的文件和數(shù)據(jù)，當(dāng)代社會(huì)也被稱為大數(shù)據(jù)時(shí)代，更是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)的基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。檔案管理也是社會(huì)發(fā)展的需求。隨著社會(huì)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)也促進(jìn)了各行各業(yè)的不斷進(jìn)步。然而企業(yè)也在無形之中受著社會(huì)發(fā)展的巨大影響，其中企業(yè)的檔案管理尤為突出，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)需求，而相繼出現(xiàn)的就是互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理，一種事物的消失必將引領(lǐng)另一種事物的興起。加強(qiáng)企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理對(duì)于提高企業(yè)的工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動(dòng)化具有里程碑的現(xiàn)實(shí)意義。企業(yè)技術(shù)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)日常工作的重要組成部分，所以提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理，適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展是刻不容緩的管理需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各中信息也相繼被運(yùn)用在企業(yè)的管理中，各類文件的數(shù)量也大幅度增加，給企業(yè)資料的管理帶來了不便。為了提高企業(yè)技術(shù)檔案的利用率，就需要加大對(duì)檔案信息化管理的建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了企業(yè)的方方面面，所以必須加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化和模塊化建設(shè)，才能應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，提升企業(yè)技術(shù)檔案管理的水平才能夠應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化發(fā)展。

2 新時(shí)代企業(yè)檔案管理模式存在的問題

在我國當(dāng)前的企業(yè)當(dāng)發(fā)展中，有絕大多數(shù)的企業(yè)在管理水平方面已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了發(fā)展需要的現(xiàn)代化，但是，這些企業(yè)當(dāng)中有部分企業(yè)還存在著不利于企業(yè)發(fā)展的問題，尤其是對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠、重視不夠的情況依然存在。因此，有些電力企業(yè)中并沒有設(shè)專職的檔案管理人員，或者配備的專職檔案人員與企業(yè)的經(jīng)營管理不相適應(yīng)，在這種傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作不可避免的出現(xiàn)問題，而檔案自身存在的價(jià)值也不能充分的被發(fā)揮出來。而在現(xiàn)代化信息技術(shù)的推進(jìn)下，檔案已經(jīng)發(fā)展為電子檔案的形式，但是在工作的實(shí)踐中，檔案并沒有完全進(jìn)行信息化，還有很多檔案是以紙質(zhì)檔案的形式存在的，這對(duì)于檔案在開發(fā)及利用等方面都是不利的。此外，在企業(yè)的檔案管理工作中有些企業(yè)還缺乏資金的支持，在資金存在不足的情況下，難以完善檔案管理中的現(xiàn)代化信息設(shè)備，并且負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員在薪資待遇上也不高，這也很難使企業(yè)檔案在管理工作的模式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

3 企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展的創(chuàng)新策略

3.1 完善檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在企業(yè)檔案的信息化管理中，要想有效發(fā)揮信息化管理的作用，就需要企業(yè)根據(jù)實(shí)際的管理情況進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，這也是信息化管理實(shí)現(xiàn)的前提和基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，檔案管理人員需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀，有針對(duì)性地制定相應(yīng)的管理目標(biāo)，并根據(jù)實(shí)際的管理內(nèi)容進(jìn)行管理結(jié)構(gòu)和管理層次的劃分，從而保證信息化管理系統(tǒng)具有良好的規(guī)范性和科學(xué)性，在實(shí)際的信息化管理過程中能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.2 促進(jìn)檔案信息化管理的技術(shù)創(chuàng)新

在企業(yè)檔案信息化管理中，企業(yè)的檔案管理工作需要充分利用新時(shí)代的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理創(chuàng)新。對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理的創(chuàng)新來說，其檔案資料可以采用磁盤和新型的感光材料作為檔案的載體和轉(zhuǎn)換的介質(zhì)，對(duì)其相關(guān)的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存。近年來，云端也得到了開發(fā)和使用，因此還可以通過云端進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存。另外，還可以通過資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及資源的共享管理等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的電子化和信息化，進(jìn)而對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、開發(fā)、管理和應(yīng)用等。由于檔案管理主要是信息的開發(fā)和使用，因此還需要重視對(duì)信息的開發(fā)和利用，要將工作的重點(diǎn)放在檔案管理上，以管理為手段、以應(yīng)用為目的進(jìn)行技術(shù)的創(chuàng)新，才能體現(xiàn)檔案信息化管理的實(shí)質(zhì)。

3.3 完善檔案信息化管理制度

要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用，就需要有完善的管理制度作為管理的保障，在為檔案管理人員提供制度依據(jù)的同時(shí)，也能夠有效地約束他們的行為和態(tài)度。比如，企業(yè)可以制定相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)制度，將檔案信息化管理的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，進(jìn)而將管理責(zé)任進(jìn)行有效的分工，從而可以促進(jìn)檔案管理人員能夠切實(shí)負(fù)起自身的責(zé)任，避免出現(xiàn)管理混亂的情況。另外，企業(yè)還可以制定管理流程制度將管理過程規(guī)范化，使檔案管理人員在進(jìn)行管理工作時(shí)，就可以依據(jù)規(guī)范性的管理流程來實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的管理，提升了管理水平。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的信息化應(yīng)用

在企業(yè)檔案信息化管理的過程中，要將信息化技術(shù)和檔案管理工作的特殊性進(jìn)行充分的結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的全方面運(yùn)用。企業(yè)可以構(gòu)建相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行全面智能化管理，同時(shí)還要加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，建立人員和設(shè)備的信息管理平臺(tái)，在檔案管理過程中利用現(xiàn)代化的檢索功能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的收集和整理，在計(jì)算機(jī)技術(shù)軟件系統(tǒng)運(yùn)用的過程中，還要注重對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的完善，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的條件。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜且煩瑣的工作，并不是在短時(shí)間內(nèi)能夠從根本上解決的，而是需要在使用的過程不斷發(fā)現(xiàn)問題解決問題，并不斷地創(chuàng)新才能達(dá)到完善的狀態(tài)。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅是現(xiàn)代化的需求，更是提高檔案信息服務(wù)水平的關(guān)鍵。所以，必須加快檔案的現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，才能不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，循序漸進(jìn)地實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。檔案的管理者應(yīng)當(dāng)樹立一種服務(wù)意識(shí)，克服出現(xiàn)的各種難題，滿足現(xiàn)代化社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需求，這就要提高檔案管理工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會(huì)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是經(jīng)濟(jì)全球化深刻變革下的必然選擇，更是滿足當(dāng)代社會(huì)生存與發(fā)展的需求。

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