鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理探究

李華春

摘 要：基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門(mén)擔(dān)負(fù)著宣傳和推行黨和政府的計(jì)劃生育政策，使命重大，意義重大。文章認(rèn)為，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門(mén)一項(xiàng)重要的管理工作，計(jì)劃生育檔案管理在計(jì)劃生育工作中有著重要的作用。文章闡述了計(jì)劃生育檔案管理的重要性，分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了一些加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的建議。

關(guān)鍵詞：基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)；計(jì)劃生育檔案；規(guī)范化

基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門(mén)擔(dān)負(fù)著宣傳和推行黨和政府的計(jì)劃生育政策，使命重大，意義重大。計(jì)劃生育工作服務(wù)于萬(wàn)千計(jì)生對(duì)象，產(chǎn)生巨大的計(jì)生檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計(jì)生檔案是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作者必須履行的重要職責(zé)和任務(wù)。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案的重要性

首先，人口計(jì)生檔案為上級(jí)決策提供依據(jù)。人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。通過(guò)對(duì)人口檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，可以幫助計(jì)劃生育工作者量化人口和計(jì)劃生育工作目標(biāo)，為統(tǒng)計(jì)計(jì)生工作、明確工作重點(diǎn)提供可靠的數(shù)據(jù)支持。其次，有效對(duì)流動(dòng)人口進(jìn)行管理。通過(guò)有效利用人口計(jì)生檔案能隨時(shí)幫助有關(guān)部門(mén)掌握流動(dòng)人口動(dòng)向，及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái)，互通信息，既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施，促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收，又可防止出現(xiàn)工作疏漏。再次。人口計(jì)生檔案為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開(kāi)和民主管理服務(wù)。人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長(zhǎng)，又要密切黨群、干群關(guān)系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開(kāi)，以公開(kāi)促公正，維護(hù)群眾合法權(quán)益，促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育，推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。人口檔案管理可以在計(jì)劃生育工作中建立群眾需求信息檔案，通過(guò)幫助群眾解決避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)來(lái)促進(jìn)計(jì)劃生育工作在群眾中的開(kāi)展。

2 制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理的瓶頸

1）檔案理念滯后。個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有把計(jì)生檔案管理工作放到重要位置，缺乏對(duì)計(jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案工作提到議事日程上來(lái)，也沒(méi)有把檔案工作納入計(jì)生的考核體系中。檔案人員兼職過(guò)多，缺乏資金投入，疏于用制度管檔，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)計(jì)生事業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作，從而影響了計(jì)生檔案管理工作的健康發(fā)展。

2）管理力量薄弱。不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位計(jì)生檔案管理人員由老與弱的女同志承擔(dān)，或辦公室勤雜人員兼任，文化素質(zhì)不高，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，實(shí)際操作能力差。有的檔案員對(duì)立卷歸檔的基本知識(shí)不了解，對(duì)檔案的全宗、類(lèi)別、保管期限混淆不清，常出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的現(xiàn)象，工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少，影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻繁，也造成了檔案資料的散失。

3）管理手段單一。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理工作仍然以紙質(zhì)檔案為主體，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低；資金保障不到位，基層計(jì)生辦公經(jīng)費(fèi)不足，用于檔案收集、整理和保管的資金投入少，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。

4）服務(wù)能力偏弱。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案門(mén)類(lèi)不夠豐富，只注重文書(shū)、報(bào)表檔案的收集，忽視聲像以及與計(jì)生業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了計(jì)生檔案的系統(tǒng)性和完整性；計(jì)生檔案資源流失嚴(yán)重，由于歷史的或保管不善等原因，計(jì)生檔案存在整年丟失的現(xiàn)象，部分人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

3 規(guī)范管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案

1）強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，提高站位?；鶎余l(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查；要增強(qiáng)責(zé)任感，檔案主管部門(mén)要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

2）做好繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)?；鶎佑?jì)生部門(mén)要選好用好檔案管理人員，將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生領(lǐng)導(dǎo)要從政治上、生活上關(guān)心他們，充分發(fā)揮他們的潛能和熱情。強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要積極選送檔案干部參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。

3）注重基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化規(guī)范管理。要制訂和健全收集歸檔材料制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集，要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合，遵循各類(lèi)檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集。同時(shí)還要積極改善檔案保管環(huán)境和條件，配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備。要積極應(yīng)用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化。要編撰好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料。

綜上所述，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生部門(mén)擔(dān)負(fù)著宣傳和推行黨和政府的計(jì)劃生育政策，使命重大，意義重大。計(jì)劃生育工作服務(wù)于萬(wàn)千計(jì)生對(duì)象，產(chǎn)生巨大的計(jì)生檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，管好、用好計(jì)生檔案是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作者必須履行的重要職責(zé)和任務(wù)。

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