新時(shí)期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考

楊喜鋒

摘 要：隨著企業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作越來越引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視，做好這一工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)挖掘更多的人才，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。本文結(jié)合工作實(shí)際，重點(diǎn)分析如何做好人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案工作；重要性；創(chuàng)新

1 人事檔案管理的作用

1）能夠?yàn)槿瞬胚x拔提供憑證。想要做好人才選拔工作，必須首先了解人才的能力，檔案管理部門需要做好對(duì)于人才的全面考察及客觀分析，并及時(shí)更新和維護(hù)個(gè)人信息，切實(shí)保證信息的真實(shí)性與可靠性。同時(shí)，人事檔案管理部門通過有效的人事檔案管理，能夠?yàn)閱挝恢贫ㄓ萌藳Q策提供參考。以業(yè)績(jī)考核為例，其本身與員工的職業(yè)發(fā)展前途密切相關(guān)，而想要保證業(yè)績(jī)考核的有效性，必須具備大量真實(shí)的考核記錄，確保人力資源部門可以利用人事檔案，對(duì)員工的素質(zhì)進(jìn)行全面評(píng)估。

2）能夠優(yōu)化人力資源配置。人事檔案不僅僅是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷的客觀評(píng)價(jià)，更能夠體現(xiàn)出個(gè)人的能力和素養(yǎng)，為人力資源的優(yōu)化配置提供參考。人力資源并非一成不變，其會(huì)隨著時(shí)間和環(huán)境的變化而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，如人員流動(dòng)、崗位變動(dòng)等，這也是人力資源發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。即便如此，人事檔案管理依然能夠?qū)θ瞬胚M(jìn)行合理評(píng)價(jià)，通過人力資源信息共享的方式，確保人才可以在不同地區(qū)、不同行業(yè)和不同組織間實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)，最終實(shí)現(xiàn)人力資源配置最佳化。

3）能夠提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息資料。人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)記錄，也是開展人事工作的基礎(chǔ)與前提，檔案管理部門可以在原始檔案資料的基礎(chǔ)上，參考?xì)v史材料以及當(dāng)前的政策規(guī)定，通過核對(duì)查實(shí)的方式，為人才使用部門提供所需的各種信息，確保人才的合理使用。同時(shí)，從企業(yè)單位的角度，想要真正做到知人善任和任人唯賢，必須掌握所有員工的真實(shí)個(gè)人信息，這里的信息不僅包括工作能力和專業(yè)素質(zhì)，還包括個(gè)人經(jīng)歷、思想品德等各個(gè)方面，通過查閱人事檔案企業(yè)能夠了解員工的真實(shí)閱歷，從而為人才的選拔和任用提供參考依據(jù)。

2 人事檔案管理工作存在的問題

1）企業(yè)對(duì)人事檔案不夠重視。人事檔案管理工作較為繁瑣，需對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的維護(hù)，企業(yè)人員越多，工作量就越大。同時(shí)由于人事檔案管理工作并不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致相當(dāng)一部分企業(yè)對(duì)人事檔案的管理不夠重視。部分有檔案保管權(quán)限的企業(yè)要么不愿接收或避免接收員工人事檔案，要么接收之后不進(jìn)行有效管理，僅是將職工的信息進(jìn)行登記整理，人事檔案則采取粗放的簡(jiǎn)單堆放。如此做法導(dǎo)致人事檔案無法為企業(yè)提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)，進(jìn)而降低了人事檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的推動(dòng)作用，嚴(yán)重阻礙了人事檔案工作的發(fā)展。

2）管理人員專業(yè)水平有待提高。部分企業(yè)對(duì)人事檔案的管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)性不夠強(qiáng)，甚至是非專業(yè)出身，因而對(duì)人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)嚴(yán)重缺乏。由于不重視人事檔案的管理，部分企業(yè)對(duì)檔案管理人員的配備不足，且大部分人事檔案管理人員僅為兼職，其本身就有大量的本職工作需要完成，如此便形成了人事檔案管理“能拖就拖、能不管就不管”的一切以本職工作優(yōu)先的局面。人事檔案業(yè)務(wù)主管部門組織舉辦系統(tǒng)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時(shí)職工對(duì)人事檔案的相關(guān)管理要求及材料的收集、整理等工作的了解較少，導(dǎo)致員工個(gè)人人事檔案材料收集較為困難，使得人事檔案管理工作并不到位。

3）人事檔案專項(xiàng)審核工作不嚴(yán)謹(jǐn)。黨的十九大以來，中央組織部對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核提出了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要求組織開展人事檔案專項(xiàng)審核工作。部分企業(yè)對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核工作重視不夠，雖然開展了專項(xiàng)審核，卻沒有對(duì)存在的問題加以詳細(xì)闡述分析，及時(shí)處理；部分單位甚至還沒有開展人事檔案專項(xiàng)審核工作，由此形成的人才培養(yǎng)和選人用人工作上的漏洞需要引起人事檔案管理部門高度重視。例如，對(duì)新錄用到單位的高校畢業(yè)生，或是在職員工就讀后的成套學(xué)籍檔案材料，需要重點(diǎn)審核學(xué)歷的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于擬提拔人用的干部，則需全面審核“三齡、兩歷、一身份”。

3 提高企業(yè)人事檔案管理的措施

1）加強(qiáng)人事檔案管理工作。企業(yè)需充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，并在思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變來不斷地學(xué)習(xí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)投入，做好檔案管理這個(gè)基礎(chǔ)性工作，才能為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供有力保障。同時(shí)，企業(yè)職工也需端正工作態(tài)度，了解檔案管理的重要性，保持良好的管理態(tài)度，來促進(jìn)管理工作的發(fā)展。

2）豐富檔案內(nèi)容。新時(shí)期，建筑企業(yè)人事檔案管理想要發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就必須對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行豐富和完善，在記錄員工工作經(jīng)歷及工作內(nèi)容的同時(shí)，也需要將員工的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)績(jī)能力以及職業(yè)道德等納入人事檔案中，確保人事檔案能夠全面、客觀、真實(shí)地反映員工的情況，使人事檔案做到物盡其用，為建筑企業(yè)人員任用及調(diào)動(dòng)提供參考依據(jù)。面對(duì)人事檔案管理中存在的問題，建筑企業(yè)應(yīng)該從自身的實(shí)際情況著眼，采取有效的應(yīng)對(duì)措施。一方面，應(yīng)該改變傳統(tǒng)人事檔案中記錄的內(nèi)容，注重記錄員工的個(gè)人素質(zhì)及工作能力，確保記錄的內(nèi)容包括員工的工作業(yè)績(jī)、個(gè)人專長(zhǎng)、組織能力等，提升人事檔案在企業(yè)人才選拔中的作用；另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)建筑企業(yè)人事檔案的真實(shí)性和客觀性，對(duì)員工的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)進(jìn)行全面記錄，不能一味進(jìn)行主觀評(píng)價(jià)，還應(yīng)該加入客觀資料來提升人事檔案的可信度，確保企業(yè)能夠通過人事檔案，掌握員工的真實(shí)情況。

3）構(gòu)建完善的人事檔案管理制度。檔案管理部門需將現(xiàn)代化管理理論運(yùn)用到人事檔案管理之中，從而形成一套完善的人事檔案管理制度。制定《企業(yè)人事檔案管理實(shí)施細(xì)則》《人事檔案查（借）閱制度》《人事檔案材料收集歸檔及人事檔案材料整理規(guī)范》等，健全和完善人事檔案管理制度，確保各項(xiàng)檔案管理工作做到有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)其在企業(yè)人力資源管理中的最佳應(yīng)用成效。

4）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。想要更好地做好人事檔案工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)方面著手，提高人事檔案管理的信息化水平，逐步減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，避免頻繁使用對(duì)紙質(zhì)檔案的損傷。同時(shí)強(qiáng)化電子檔案的輔助作用，切實(shí)提高檔案管理工作效率，為企業(yè)人才培養(yǎng)和選用人提供高效的決策服務(wù)。

5）人事檔案管理信息資源共享。利用人事檔案管理中具有共享特征的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)信息，可實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)際價(jià)值，為單位科學(xué)決策提供可行性參考依據(jù)。各企業(yè)要利用人力資源管理系統(tǒng)軟件，建立或完善單位員工原始人事檔案信息，內(nèi)容涵蓋員工實(shí)際情況、工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人學(xué)歷、專業(yè)技能、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、從事工種、家庭背景、社會(huì)關(guān)系、薪酬待遇、政治面貌、科研成果及論文發(fā)表等。這樣，不但能實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息的有效共享，還便于在較短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找出相關(guān)員工人事檔案所需信息，提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案在企業(yè)的發(fā)展中所起的作用越來越重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，主動(dòng)作為，解決人事檔案管理工作中存在的問題，通過科學(xué)和規(guī)范化的管理方法，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段，加強(qiáng)和改善人事檔案管理工作，進(jìn)一步提高人事檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的水平。

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