淺談如何做好城市道路工程檔案管理工作

喬志東

摘 要：隨著城市規(guī)模的不斷擴(kuò)張，城市道路建設(shè)在城市發(fā)展中的地位和先行作用日益凸顯。在城市道路建設(shè)跨越式發(fā)展的今天，加強(qiáng)工程檔案的管理，有利于道路的規(guī)劃、管理和維護(hù)，發(fā)揮其最大效益。

關(guān)鍵詞：城市道路建設(shè)；工程檔案

城市道路工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它包括城市道路建設(shè)從決策、設(shè)計(jì)、施工到交工、竣工驗(yàn)收等全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，不僅關(guān)系到工程的正常開展，同時(shí)也是質(zhì)量檢查、竣工驗(yàn)收、養(yǎng)護(hù)、維修及改擴(kuò)建的重要依據(jù)。做好城市道路建設(shè)工程檔案，具有十分重要現(xiàn)實(shí)和歷史意義。

1 城市道路工程檔案管理的必要性

1.1 為城市道路建設(shè)的決策提供支持

城市道路建設(shè)是長期的、持續(xù)性的過程，需要做出許多決策，通過科學(xué)、合理、正確的決策，不斷提高城市道路工程的效益，增強(qiáng)城市品質(zhì)，改進(jìn)城市功能。開展城市道路工程的檔案管理，可全面收集建設(shè)過程中的各項(xiàng)信息，分析其中存在的問題，做出符合實(shí)際的決策，進(jìn)而采取技術(shù)調(diào)整、施工隊(duì)伍更換等措施，切實(shí)保證城市道路工程的質(zhì)量安全。

1.2 有助于彌補(bǔ)城市道路建設(shè)實(shí)施過程中的不足

城市道路建設(shè)會(huì)涉及到招標(biāo)、投標(biāo)、實(shí)際施工等許多方面，即便各個(gè)環(huán)節(jié)都加強(qiáng)了掌控，依然無法避免相關(guān)問題的發(fā)生。但是有許多問題是無法從表面上看出來的，而通過檔案管理的方式，對各方面信息進(jìn)行整合、分析和研究，就可以發(fā)現(xiàn)其中存在的潛在問題，提前做出科學(xué)的應(yīng)對措施，避免造成不必要損失。

1.3 有利于提高城市道路管理的綜合水平

在城市道路建設(shè)過程中，施工管理、成本管理、安全管理等各個(gè)方面都是其重要組成部分，這些管理都是通過制定相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制和考核方式來判斷是否達(dá)到了相應(yīng)的目標(biāo)。但是，城市道路建設(shè)是動(dòng)態(tài)的，有很多考核所需要的數(shù)據(jù)分布于不同的時(shí)間段內(nèi)，單獨(dú)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)，不僅需要耗費(fèi)大量的人力財(cái)力，而且其準(zhǔn)確性也不能保證，檔案管理工作能夠把這些信息完整的記錄下來，為其它管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而使整個(gè)城市道路管理水平得到明顯提高。

2 當(dāng)前城市道路工程檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理重視程度不夠

建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層只重視工程的經(jīng)濟(jì)利益，缺乏對長遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃，沒有認(rèn)識到檔案管理對于降低成本、促進(jìn)健康發(fā)展的作用，在檔案管理只是將其作為普通的工作開展。有的城市道路工程檔案沒有專人管理，由管工程的同志兼管，或者分散在有關(guān)人員手里，有的工作人員變動(dòng)也沒移交出來，甚至作為個(gè)人資料隨意帶走，普遍存在著重視工程管理，忽視工程檔案管理的現(xiàn)象。在實(shí)際管理人員中，受上級領(lǐng)導(dǎo)觀念等因素影響，也沒有對自身工作重要性的深刻認(rèn)識，日常管理工作時(shí)得過且過，嚴(yán)重缺乏工作積極性，沒有相應(yīng)的責(zé)任心，導(dǎo)致檔案管理工作沒有深入推進(jìn)。

2.2 檔案管理規(guī)范性制度不健全

管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理和不同職能部門之間的協(xié)調(diào)性較差。在許多建設(shè)單位中，檔案管理機(jī)構(gòu)與工程管理機(jī)構(gòu)之間存在著重疊現(xiàn)象，沒有明確對檔案管理部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，彼此之間附屬關(guān)系較為混亂，導(dǎo)致檔案管理工作中存在沖突，造成檔案信息收集的重復(fù)或者疏漏，既影響了檔案資料的完整性和連續(xù)性，也造成人力物力財(cái)力等資源的大量浪費(fèi)，影響了管理的順利開展。檔案管理工作會(huì)涉及到工程設(shè)計(jì)、施工、材料庫管等許多部門的配合，才能保證檔案管理內(nèi)容的準(zhǔn)確和高效，但在實(shí)際執(zhí)行當(dāng)中，因不同部門工作重點(diǎn)的不同以及責(zé)任劃分的差異，檔案管理部門對其并沒有相應(yīng)的管理權(quán)，導(dǎo)致各個(gè)部門之間無法協(xié)調(diào)統(tǒng)一，檔案規(guī)范化管理難度較大。

2.3 檔案管理人員專業(yè)水平普遍不高

檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，許多檔案管理人員流動(dòng)性較大，其所從事的工作時(shí)間較短，使得檔案管理工作一直無法保持在相對穩(wěn)定的狀態(tài)，許多工作在交接過程中被遺漏，應(yīng)該完成的工作也無法按時(shí)完成，降低了檔案管理工作的效果。許多檔案管理人員并沒有相應(yīng)的檔案管理理論知識，多是從事測量和施工的技術(shù)員轉(zhuǎn)崗從事檔案工作，在這種情況下，其管理水平自然就難以滿足檔案管理工作的要求，在管理中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題或疏漏，影響了檔案管理功能的發(fā)揮。

3 強(qiáng)化城市道路工程檔案管理的舉措

3.1 及時(shí)介入，全程跟蹤

很多建設(shè)項(xiàng)目在工程建設(shè)初期，由于工作千頭萬緒，對檔案工作一時(shí)顧不過來或不知如何開展，致使一些非常重要和珍貴的檔案不能妥善保管，甚至遭到損壞或丟失，造成無法挽回的損失。因此建設(shè)單位檔案主管部門應(yīng)將全程跟蹤作為城市道路工程檔案管理的必要手段，在工程開工之前及時(shí)介入，實(shí)施事前控制，全程監(jiān)督指導(dǎo)，抓住建檔的有力時(shí)機(jī)，與施工單位協(xié)助配合，發(fā)揮施工單位資料員的積極性，保證檔案工作全面達(dá)標(biāo)。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，現(xiàn)場指導(dǎo)

為確保工程項(xiàng)目檔案完整收集歸檔，在開工之前，主管檔案部門應(yīng)派出專職檔案人員，經(jīng)常主動(dòng)聯(lián)系、配合工程管理處的資料員，進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，超前指導(dǎo)。檔案管理人員要深入施工現(xiàn)場，抓好建設(shè)期間歸檔資料收集的監(jiān)督指導(dǎo)，向施工單位明確階段性項(xiàng)目檔案的收集、整理工作的內(nèi)容范圍，防止脫節(jié)、不同步，并要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成收集整理工作。同時(shí)，做好隨時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，不符合要求的重新返工，形成互相合作，相互監(jiān)督，“人人要檔案”“人人管檔案”的局面，力求達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。

3.3 完善機(jī)制，常態(tài)管理

建設(shè)單位應(yīng)認(rèn)真貫徹《檔案法》精神，參照國家有關(guān)城市道路建設(shè)檔案管理的要求，建立完善的管理制度。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，編制城市道路工程竣工文件編制辦法、城市道路工程檔案管理規(guī)章制度匯編、城市道路工程竣工驗(yàn)收辦法等，這些規(guī)章制度涉及項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和移交的各個(gè)環(huán)節(jié)，涵蓋的內(nèi)容有城市道路工程檔案管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項(xiàng)目檔案的分類方案（歸檔范圍及保管期限）、檔案的利用和保密制度等。各項(xiàng)規(guī)章制度簡明適用、系統(tǒng)的原則，相互獨(dú)立以相互補(bǔ)充，形成一個(gè)完整的體系，保證城市道路工程檔案管理的有效實(shí)施，真正做到檔案工作有法可依、有章可循。

3.4 抓好驗(yàn)收，確保質(zhì)量

完整的城市道路工程檔案是竣工驗(yàn)收的條件之一。因城市道路建設(shè)規(guī)模大，檔案數(shù)量多，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，應(yīng)先進(jìn)行檔案驗(yàn)收，沒有經(jīng)過檔案驗(yàn)收并通過的項(xiàng)目，一律不得辦理項(xiàng)目驗(yàn)收手續(xù)，不得交付使用，不得申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程和其它獎(jiǎng)勵(lì)。在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收之前，做好預(yù)驗(yàn)收工作，項(xiàng)目管理單位應(yīng)對照城市道路工程檔案竣工驗(yàn)收辦法的規(guī)定，組織各參建單位、各職能部門的有關(guān)負(fù)責(zé)同志和技術(shù)人員、檔案人員進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查自檢，把好最后一道關(guān)口，在正式驗(yàn)收之前解決問題檔案，保證項(xiàng)目檔案順利通過驗(yàn)收。

4 結(jié)束語

城市道路工程檔案管理對城市道路建設(shè)的質(zhì)量安全和長遠(yuǎn)發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。然而，在當(dāng)前的城市道路工程檔案管理中還存在著許多問題，導(dǎo)致其功能無法充分發(fā)揮，阻礙了城市道路事業(yè)發(fā)展。對此，必須采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，通過健全管理制度、提高管理人員素質(zhì)、改進(jìn)檔案管理效能等措施，不斷提升城市道路工程檔案管理的質(zhì)量和水平。

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