加強計劃生育檔案歸檔工作的思考

薛廣鳳

摘 要：由于計劃生育檔案可以為計生管理工作和各項決策提供重要的參考，因此為了保證計劃生育檔案的完整性，全面提高檔案利用效率，需要做好計劃生育檔案歸檔工作。文中分析了計劃生育檔案歸檔工作的意義，并進一步對加強計劃生育歸檔工作的措施進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；歸檔工作；意義；措施

在檔案管理工作中，歸檔工作是其中較為重要的一個環(huán)節(jié)。為了更好的發(fā)揮計劃生育檔案在計生工作的重要作用，需要重視計劃生育檔案的歸檔工作，保證檔案資料的完整，提高檔案利用效率，使計劃生育檔案能夠更好的服務(wù)于各項工作。

1 計劃生育檔案歸檔工作的意義

檔案歸檔工作即是將零散的文件按照檔案歸檔工作要求及方法進行系統(tǒng)化。在計劃生育檔案工作中，由于在實際工作中會有大量的文件產(chǎn)生，這些文件與計生工作都具有較強的關(guān)聯(lián)性，因此做好整理工作，并按要求進行分類，從而方便 后期的查找。對于計劃生育檔案進行歸檔，其不僅是檔案管理工作較為重要的一個流程，同時也是計劃生育檔案管理的重要內(nèi)容。在具體歸檔工作中，需要遵循規(guī)范的歸檔流程，完整對資料進行收集，保證檔案資料的完整性，為后續(xù)計劃生育管理和決策工作提供重要的信息支持。而且通過對計劃生育檔案資料進行歸檔，有效的避免了檔案資料丟失的可能性，可以進一步提高檔案歸檔率，實現(xiàn)計劃生育檔案信息的有效利用。通過將完整資料進行收集歸檔，不僅能夠為使用者查詢檔案資料提供方便，而且能夠為各項工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。

2 加強計劃生育檔案歸檔工作的措施

2.1 提高管理人員責(zé)任意識

為了進一步提高計劃生育檔案歸檔工作的質(zhì)量，檔案管理人員提出了更高的要求。作為計劃生育檔案管理人員，不僅要掌握《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，并以此作為歸檔工作的有制度約束。同時計劃生育檔案管理人員還要強化自身的責(zé)任意識，重視在日常工作中針對制度和工作流程的學(xué)習(xí)和交流。檔案管理人員要明確歸檔工作的重要性，努力提高計劃生育檔案歸檔工作的效率。而且在實際歸檔工作中，還要加強對資料的審核，保證檔案資料的完整性和真實性。另外，檔案管理人員還要與本單位檔案資料檢查工作相配合，重視對檔案歸檔工作的質(zhì)量審核，進一步提高計劃生育檔案歸檔率，為計劃生育檔案管理水平的創(chuàng)造良好的條件。

2.2 嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度

為了能夠有效的開展計劃生育檔案的歸檔工作，需要建立健全規(guī)范的檔案歸檔管理制度，對歸檔管理目標(biāo)和流程進行明確，使檔案管理人員能夠更好的履行職責(zé)，并保證各項制度措施的有效落實，全面提高歸檔管理的制度化和規(guī)范化水平。同時還要落實好歸檔管理責(zé)任制，即在實際歸檔工作中，需要做好各項制度措施的落實工作，并對管理人員的職責(zé)進行明確，使其做好自己的本職工作。具體需要對歸檔管理工作中的每個要點和工作流程朝廷規(guī)范，歸檔工作人員要加強聯(lián)系，在實際工作中做好協(xié)調(diào)和配合，促進各項規(guī)章制度的執(zhí)行，全面提高計劃生育檔案歸檔工作的效率。另外，還要建立培訓(xùn)制度，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。具體可以通過開展多種形式的培訓(xùn)來提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。另外，還要重視檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握計算機應(yīng)用技能和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，促進檔案管理信息化平臺的構(gòu)建，全面提高計劃生育檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.3 規(guī)范落實歸檔管理工作流程

計劃生育檔案歸檔應(yīng)該嚴格遵循工作流程進行，推動各項工作制度化和流程化，有效約束和規(guī)范各項活動，努力提高歸檔工作實效性。管理人員要嚴格執(zhí)行歸檔工作流程，定期對工作人員開展業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，讓他們熟練掌握各項操作，努力提升工作效率。利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建歸檔管理信息系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫，促進資源共享。對歸檔流程做好詳細記錄工作，統(tǒng)計每個月檔案的歸檔情況，為改進服務(wù)和工作流程創(chuàng)造條件。設(shè)立專門負責(zé)人員加強檔案管理監(jiān)控，保證各項制度得到有效落實，讓工作人員嚴格按規(guī)范流程對計劃生育檔案進行歸檔。

2.4 從嚴把關(guān)，認真鑒別歸檔材料

對于計劃生育檔案歸檔而言，檔案管理人員需要對每一份材料認真鑒別，對于不規(guī)范的材料要退回重新填報，同時材料只有經(jīng)單位和組織審查部門蓋章或本人簽字后才能歸檔。檢查材料是否規(guī)范、有無漏填的情況。當(dāng)鑒別審核后與要求相符的材料才能填軍民一致檔案移交單，當(dāng)檔案收齊整理完畢后則要及時立卷歸檔，定期將整理好的案卷及時移送檔案相關(guān)部門。為了能夠解決歸檔工作中存在的問題，由需要落實好歸檔制度的執(zhí)行工作，以此來保證收集整理工作的常態(tài)化，做到及時歸檔，嚴把入口關(guān)，從而提高計劃生育檔案歸檔工作的質(zhì)量。

2.5 做好電子文件的整理歸檔工作

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前各行各業(yè)都加快了信息化建設(shè)，這也使電子文件開始取代紙質(zhì)文件，并成為當(dāng)前信息記錄的主要形式。這就需要做好這些電子文件的整理工作。由于電子文件保存容易而且數(shù)量十分龐大，這也增加了整理的難度。在針對電子文件進行歸檔工作中，需要對文件進行分類排序，具體可以根據(jù)檔案磁性載體作為分類的依據(jù)，在具體歸檔過程中，對于存在格式不同的問題，當(dāng)對文件格式轉(zhuǎn)換時極易導(dǎo)致文件真實信息受損，因此這方面還需要不斷進行改進。另外，還要建立計劃生育檔案信息庫，通過對不同文檔信息進行分類和編號，分門別類的對電子文件進行歸檔，并建立相應(yīng)的搜索引擎，可以為后續(xù)查找提供更多的便利。

3 結(jié)束語

檔案歸檔工作作為計劃生育檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，需要認識到歸檔工作的重要性。對于計劃生育檔案管理人員，在實際檔案管理工作開展過程中，需要與計劃生育工作的需要相結(jié)合，提高對歸檔工作的認識，并在實際工作中做好檔案資料的收集和歸檔工作，保證計劃生育檔案的完整性。同時還要建立健全相關(guān)管理制度，全面提高計劃生育檔案歸檔工作的效率和質(zhì)量，使計劃生育檔案能夠為計生管理和決策工作提供重要的參考依據(jù)。

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