事業(yè)單位檔案管理信息化建設途徑分析

王金華

摘 要：在當前信息網絡時代，事業(yè)單位檔案信息呈現出多樣化和復雜化的特點，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足檔案工作發(fā)展的需求，檔案管理信息化建設已成為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的必然趨勢。文中從事業(yè)單位檔案管理工作的特點，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義，并進一步對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；特點；途徑

檔案管理信息化即是在檔案管理工作中滲透信息網絡技術，有效的提高檔案管理工作的高效化、實時化和信息化水平。近年來科學技術的快速發(fā)展并在檔案工作中廣泛應用，事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化水平有了大幅度的提高，特別是信息技術在檔案管理工作的中應用，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。目前事業(yè)單位加快了自身檔案管理信息化建設的進程，檔案信息化水平的提升對于事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的促進作用。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的特點

事業(yè)單位基于自身的特殊性，其檔案管理工作具有較強的政治性和專業(yè)性特點。即在事業(yè)單位實際檔案管理工作中，其與國家政策、方針之間存在緊密的聯系，檔案管理工作需要在相應政策指導下進行，同時在實際檔案管理工作中事業(yè)單位都具有自身獨特的管理方法和運作程度，專業(yè)性較強。事業(yè)單位檔案包含的信息量較大，而且涵蓋多個領域，這些信息無論是對提高國民經濟發(fā)展水平還是國家競爭力都具有重要的參考依據，可以為國家發(fā)展和決策提供科學的信息支持。對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，其還具有服務性和保密性的特點，事業(yè)單位工作的本質即是服務大眾，檔案管理工作是事業(yè)單位服務功能的重要基礎，因此其體現出較強的服務性。同時事業(yè)單位檔案關系到有關政策和學術研究等方面的信息，對保密性具有一定的要求，因此在檔案管理工作中還要重視檔案信息的保密。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設的開展，可以將各類信息納入到數據庫中，并在電子磁盤上進行保存，可以有效的提高檔案管理工作的效率，而且對于檔案信息，可以通過網絡及時對檔案信息進行查閱和共享，為檔案信息的利用提供了更多的便利。由于傳統(tǒng)檔案管理工作效率較低，需要大量的人力，實際工作中也容易出錯，但通過信息化建設工作的開展，檔案檢索和管理更為快速，檔案管理效率大幅度提升。而且在檔案管理信息化建設過程中，主要以電子文檔來對資料進行保存和備份，檔案信息不易遺失和損壞，實現了無紙化辦公，不僅檔案工作效率有了較大程度的提升，檔案管理成本也實現了節(jié)省。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

3.1 提高對檔案信息化建設的認識

檔案信息化建設具有較強的系統(tǒng)性，在當前事業(yè)單位檔案信息化建設進程中，事業(yè)單位領導層需要加大重視程度，并能夠及時轉變觀念，認識到檔案管理信息化工作的重要性。同時檔案管理人員也需要加快傳統(tǒng)管理理念的轉變，加大對檔案信息化建設的宣傳力度，使單位從上到下對檔案信息化建設工作都能夠有一個深入的了解，這樣在檔案信息化建設過程中才能夠獲得人力、物力和財力的支持，科學的配置資源，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的有序開展奠定良好的基礎。

3.2 加大對檔案信息化建設的資金投入

首先，在硬件設備上，檔案部門要積極引進相應的設備，將現代化管理手段和現代化計算機技術滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設備對現存的館藏檔案資源進行數據整理、補充、掃描以及轉換。其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數據庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務；為客戶查詢等需求提供網上服務平臺；構建各類網絡安全防護系統(tǒng)，以及對相關的數據信息進行加密、備份等工作。無論是軟硬件配置還是信息化建設工作的開展都離不開資金的支持，因此需要加大資金投入，積極推進事業(yè)單位檔案信息化建設的進程。

3.3 制定健全的檔案管理信息化制度

事業(yè)單位應結合實際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進并完善檔案管理信息化建設制度，確保各項制度切實可行。如崗位責任制度，明確每位人員的崗位職責與權限；責任追究制度，明確每位人員應承擔的相應責任，避免出現問題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實性和清晰性。通過完善檔案管理信息化制度，可以為檔案管理信息化建設工作有序開展提供制度上的保障。

3.4 制定本單位的檔案信息化建設規(guī)劃

事業(yè)單位需要基于自身的實際情況制定合理的檔案信息化建設規(guī)劃，并以此為依據來推進檔案信息化建設的進程。檔案信息化建設規(guī)劃要具有較強的靈活性和可擴展性，能夠更好的滿足檔案工作長期發(fā)展的需要。構建檔案信息化管理的網絡管理模式，有條件的事業(yè)單位可以建立一個檔案信息網站。檔案信息網站主要是以網頁的形式，相關人員可以通過檔案信息網站對所需要的檔案信息進行查找、瀏覽和下載，提高檔案信息資源共享的程度。

3.5 保證檔案信息的安全

事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中檔案信息安全是一項較為重要的問題。在檔案信息化建設過程中，網絡和硬件等方面都會給檔案信息帶來風險。互聯網自身具有較強的開放性，一旦檔案信息系統(tǒng)被黑客和病毒攻擊，必然會導致檔案信息發(fā)生泄露或是丟失，影響到檔案信息的安全。同時計算機及相關硬件在使用過程中一旦發(fā)生故障，也會導致檔案文件丟失和損壞。為了進一步提高檔案信息的安全，事業(yè)單位需要對檔案信息管理系統(tǒng)設置防火墻，加裝防病毒軟件，對于涉密檔案嚴禁上網。強化對硬件設施的管理，并做好具體的備份工作，有效的保證檔案信息的安全。

3.6 優(yōu)化檔案管理人員的素質

檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應用者的素質和能力。針對當前檔案管理人員能力不足、年齡結合較大等問題，必須要加強檔案管理人員的能力素質建設。要解決個別單位沒有專門檔案管理人員的問題，確保檔案管理有專人負責。通過定期開展培訓等方式，讓檔案管理人員真正意識到信息化建設的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動性。要加強檔案管理人員應用信息化設施的能力和水平，提高自己對檔案信息化平臺的熟練掌握和應用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發(fā)揮作用。

4 結束語

通過加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理人員的勞動強度。為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理信息化的水平，還需要加大資金投入力度，重視軟硬件設施的建設，科學對檔案管理信息化建設進行規(guī)劃，積極推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的有序開展。

參考文獻

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