現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念

安樂成

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實(shí)體為對(duì)象的檔案管理向以信息化為手段、以內(nèi)容為對(duì)象的檔案管理轉(zhuǎn)變。這種新型的管理方法的使用，提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。接下來，本文將結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在的優(yōu)勢，探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的新理念。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；優(yōu)勢；理念

1 引言

21世紀(jì)的今天是信息化的發(fā)展時(shí)代，多媒體技術(shù)得到了很大的發(fā)展和提升，與此同時(shí)，多媒體技術(shù)也被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。在多媒體技術(shù)的幫助下，無論是工作效率還是工作質(zhì)量都會(huì)提升很多，為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，提升企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，越來越多的企業(yè)開始引入多媒體技術(shù)，借助于多媒體技術(shù)來實(shí)現(xiàn)良好管理。而若想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案的良好管理，不僅需要有多媒體技術(shù)，還需要一些正確的檔案管理理念，由此可見，探討現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念的重要意義。

2 現(xiàn)在企業(yè)檔案管理存在的優(yōu)勢

2.1 提升企業(yè)檔案管理效率

傳統(tǒng)的發(fā)展環(huán)境下，大部分企業(yè)針對(duì)于檔案的管理都是采用人工管理的方式，這種人工管理方式雖然也可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的開展，但是工作的效率比較低，且在工作的過程中，由于是人工管理的方式，因此出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性也比較高。如今在信息化的發(fā)展環(huán)境下，很多企業(yè)都開始引入信息技術(shù)，借助于信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式，信息化檔案管理模式的建立，不僅取代了傳統(tǒng)的環(huán)境下的人工管理的方式，提升了檔案管理的準(zhǔn)確性，還很大程度上提升了檔案管理的工作效率，最重要的是利用這種信息化的管理模式，可以很好地減輕企業(yè)的人力資源成本，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，可謂是一舉多得。

2.2 方便儲(chǔ)存和分享

傳統(tǒng)的管理環(huán)境下由于是人工管理，因此針對(duì)于很多的檔案信息需要手寫的方式記錄在紙質(zhì)的文件上，這樣一來，這些大量的紙質(zhì)的文件十分的難以儲(chǔ)存，而且在儲(chǔ)存的過程中很容易丟失或者損壞。而如今在信息化的管理模式下都是采用信息錄入的方式，將員工的信息直接錄入在對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)或者是管理文件夾中，既節(jié)省了空間，又不容易損壞，同時(shí)又方便儲(chǔ)存。另外，我們都知道，各個(gè)部門之間是需要進(jìn)行溝通和交流的，針對(duì)于很多的員工信息或者是檔案信息也會(huì)有互相分享，或者是互相傳送的時(shí)候，傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，由于是紙質(zhì)的管理方式，因此在實(shí)現(xiàn)信息分享的過程中存在一定的困難，而如今通過電子管理的方式，在實(shí)現(xiàn)員工信息分享的過程中比較的便捷。由此可見，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展環(huán)境下新型的檔案管理方法具備很多的優(yōu)勢。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念

3.1 核心信息資源管理理念

企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，這是區(qū)別其他信息的本質(zhì)特征，其價(jià)值性、獨(dú)特性、不可模仿性是其他信息所不具備的，是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的重要要素之一。在企業(yè)發(fā)展的過程中，我們可以了解到支撐企業(yè)發(fā)展的信息有很多種，但是其主要的信息還是以核心經(jīng)濟(jì)為主，因此在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念建設(shè)的過程中，我們首先要建設(shè)的就是核心信息資源管理理念。核心信息資源管理理念的確立，使檔案成為企業(yè)信息資源的主渠道，這既是對(duì)企業(yè)檔案工作價(jià)值與地位的一種肯定和正名，也是在為檔案工作的健康發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。

3.2 檔案內(nèi)容管理理念

針對(duì)于檔案內(nèi)容的管理主要指的是，將檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，同類別的內(nèi)容整理到一起進(jìn)行管理，這樣既可以保證檔案管理工作的秩序，同時(shí)又可以讓公司的其他人員可以通過所建立的目錄或者是所建立的類別，快速地找到相對(duì)應(yīng)的檔案信息。檔案內(nèi)容管理包含三種形式，初級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案信息的詳細(xì)著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫等，使利用者方便快捷找到所需檔案，即滿足利用者普通利用需求；中級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案信息的編研上，即主動(dòng)提供編研產(chǎn)品，如編寫大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革等通用性編研工作及按照一定主題進(jìn)行專項(xiàng)編研等；高級(jí)形式表現(xiàn)在對(duì)檔案內(nèi)容的研究上，包括對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史及各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行研究，形成各種研究成果，成為各項(xiàng)決策的依據(jù)與參考。

檔案內(nèi)容管理是現(xiàn)代企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作開展的過程中的必須要求同時(shí)也是最基本的要求隨著國際化程度的發(fā)展企業(yè)對(duì)于檔案的管理要求主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面集合快也就是說當(dāng)企業(yè)需要相關(guān)的檔案信息的時(shí)候能夠在最短的時(shí)間內(nèi)尋找到對(duì)應(yīng)的答檔案內(nèi)容這樣才能夠滿足其的發(fā)展需求而，在這樣的一種發(fā)展關(guān)系中，我們可以根據(jù)檔案的內(nèi)容是和類別，實(shí)現(xiàn)檔案的快速尋找，進(jìn)而提升工作效率。

3.3 檔案法制管理理念

在構(gòu)建完善制度體系的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代企業(yè)尤其是集團(tuán)型企業(yè)有必要采取一套切實(shí)可行的過程控制方法，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案工作整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

首先是目標(biāo)引領(lǐng)，對(duì)于相對(duì)應(yīng)的檔案管理人員來說，一定要確立檔案管理工作的總體目標(biāo)和具體目標(biāo)，在這個(gè)基礎(chǔ)上來實(shí)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的工作計(jì)劃以及年度計(jì)劃的確立。

其次是動(dòng)態(tài)跟蹤，在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的過程中，一定要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤，所謂的動(dòng)態(tài)跟蹤，主要指的是要建立相對(duì)應(yīng)的工作督辦機(jī)制與評(píng)價(jià)機(jī)制，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)，進(jìn)而實(shí)施及時(shí)有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，動(dòng)態(tài)監(jiān)督工作的開展是為了保證整個(gè)檔案管理工作的執(zhí)行力，讓檔案管理不僅成為一個(gè)口號(hào)，更落實(shí)在具體的行動(dòng)上。

最后是協(xié)同工作，管理工作的開展，不僅是落實(shí)在一個(gè)部門上，而是落實(shí)在各個(gè)部門上，各個(gè)部門之間要互相合作，共同開展檔案管理工作。因此，在各個(gè)部門合作的過程中，一定要建立信息交流。

3.4 建立檔案管理工作規(guī)范

老話常說無規(guī)矩不成方圓，因此在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的過程中，我們一定要建立檔案管理工作規(guī)范，借助于檔案管理工作規(guī)范的建立來約束管理人員的管理動(dòng)作，保障檔案管理的質(zhì)量以及規(guī)范性。在企業(yè)檔案管理的過程中，我們可以發(fā)現(xiàn)，良好的檔案管理工作規(guī)范的建立不僅可以保證工作人員對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范性，還可以提升檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，進(jìn)而保證檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，因此，在檔案管理工作開展的過程中，一定要建立完善的檔案管理工作制度。比如說，在企業(yè)開展檔案管理工作的過程中，針對(duì)于所有的工作一定要采用實(shí)名制記錄的方式，所謂的實(shí)名制記錄主要指的是在每一項(xiàng)工作開展結(jié)束之后，相對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員要簽署上自己的名字，這樣一來，在問題產(chǎn)生之后，便可以通過這樣的一種方式來直接尋找到問題的負(fù)責(zé)任人員，借助于這樣實(shí)名制的一種管理方式，也可以很好的提升大家的管理責(zé)任感，進(jìn)而保證檔案管理的規(guī)范性。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們可以了解到，目前針對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理存在很多的優(yōu)勢，比如，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量以及方便檔案的儲(chǔ)存和傳送等等，本文結(jié)合這些問題，探討了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念，希望在本文相對(duì)應(yīng)的一系列的建議和措施的幫助下，可以讓更多的企業(yè)尋找到檔案管理的正確方法以及檔案管理的新理念，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的開展和執(zhí)行。

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