檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用

何淑貞

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們對(duì)于檔案信息資源的要求，因此逐漸出現(xiàn)了新型檔案管理方式。當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理逐漸朝著精細(xì)化管理方向發(fā)展，然而此種管理方式在實(shí)際應(yīng)用期間也存在較多問(wèn)題，需要管理人員做好管控工作。此次研究主要是探討分析檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案精細(xì)化管理；檔案管理

檔案主要是記錄了企事業(yè)單位歷史發(fā)展，人員變動(dòng)的紀(jì)實(shí)性材料。因此在實(shí)施檔案管理時(shí)不僅需要關(guān)注存儲(chǔ)管理，還需要為企業(yè)職工提供參考價(jià)值，保證各項(xiàng)工作的順利有效開展，從上述分析能夠看出檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用?；谝陨戏矫?，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)采用有效措施全面提升檔案管理效率。

1 精細(xì)化管理思想在檔案管理中的應(yīng)用分析

由于檔案管理工作具有非常強(qiáng)的系統(tǒng)性特征，需要深度開發(fā)和應(yīng)用檔案信息，管理檔案資料，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理效果，并且實(shí)現(xiàn)檔案安全管理。因此將精細(xì)化檔案管理思想應(yīng)用到檔案管理工作中具有顯著作用，可以確保管理人員具備先進(jìn)的管理理念，并且可以在管理制度上為管理流程提供更加完善的體系，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和現(xiàn)代化管理措施，促進(jìn)檔案管理工作早日實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)。按照精細(xì)化管理理念的實(shí)際應(yīng)用可以看出，我國(guó)還沒(méi)有將該項(xiàng)管理措施納入到相關(guān)法律法規(guī)當(dāng)中。然而從本質(zhì)上看，部分檔案管理工作在具體實(shí)施時(shí)已經(jīng)充分結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，并且落實(shí)和執(zhí)行了具體的檔案管理措施。比如某地區(qū)事業(yè)大內(nèi)在檔案管理工作中制定了詳細(xì)的管理細(xì)則和辦法，明確說(shuō)明檔案資料歸檔問(wèn)題，存儲(chǔ)問(wèn)題，管理問(wèn)題和應(yīng)用問(wèn)題，使內(nèi)部檔案資料流通更加具備合理性和有效性。

2 檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

2.1 缺乏完善的規(guī)章制度

由于企事業(yè)單位在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)缺乏詳細(xì)地規(guī)章制度，再加上現(xiàn)有制度無(wú)法滿足精細(xì)化管理要求，因此在開展檔案管理工作時(shí)所應(yīng)用的制度只能起到參考價(jià)值，再加上企事業(yè)單位沒(méi)有注重檔案精細(xì)化管理工作的重要性，比如檔案管理制度沒(méi)有詳細(xì)標(biāo)注檔案管理主體，規(guī)格與形式等，并且不具備檔案實(shí)例分析，存在較多干擾因素，因此無(wú)法提升檔案管理工作的實(shí)效性，降低檔案存儲(chǔ)質(zhì)量。

2.2 檔案信息化管理水平低下

企事業(yè)單位在檔案精細(xì)化管理中不注重應(yīng)用信息化水平，管理人員所掌握的技術(shù)手段不滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，影響檔案工作的進(jìn)展。首先，部分企業(yè)由于資金等問(wèn)題缺乏檔案管理設(shè)備，當(dāng)前所應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法提升檔案管理水平，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量造成極大影響，無(wú)法深度挖掘檔案資源。其次，企事業(yè)單位在投入檔案管理設(shè)備時(shí)不具備規(guī)劃性，不注重設(shè)備的日常管理與維護(hù)，因此管理系統(tǒng)開發(fā)能力比較低，導(dǎo)致系統(tǒng)軟硬件達(dá)不到使用要求。

2.3 檔案資源利用率比較低

由于當(dāng)前檔案管理工作不具備健全的檔案管理體系，再加上多數(shù)工作無(wú)法通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化措施實(shí)施，這樣就降低了檔案精細(xì)化管理效率。由于存在以上原因，企事業(yè)單位檔案資源利用率不高，并且在實(shí)施管理改革時(shí)不注重提升利用率，并且現(xiàn)行管理措施無(wú)法滿足檔案服務(wù)需求。比如當(dāng)前部分企事業(yè)單位檔案管理功能不明顯，使整個(gè)管理理念比較落后，無(wú)法充分展現(xiàn)出檔案管理人員的作用，對(duì)檔案利用效率造成影響。此外，檔案管理流程不合理問(wèn)題也比較突出，采用傳統(tǒng)檔案信息傳導(dǎo)方式會(huì)對(duì)檔案供給效率造成極大影響，無(wú)法確保檔案部門獲得有效信息。企事業(yè)單位在實(shí)施檔案精細(xì)化管理時(shí)需要具備針對(duì)性管理手段，但是我國(guó)多數(shù)企業(yè)在檔案服務(wù)方面的發(fā)展能力不足。

3 檔案精細(xì)化管理的有效措施

3.1 建立和完善檔案管理制度

由于企事業(yè)單位檔案管理工作具備特殊屬性，所以需要按照企業(yè)內(nèi)部實(shí)際需求做好分類管理。對(duì)于企業(yè)相關(guān)檔案來(lái)說(shuō)則需要設(shè)置獨(dú)立的檔案管理?xiàng)l例，在深入分析不同檔案特征之后需要做好分類整合工作，并且按照不同類別分派專業(yè)人員進(jìn)行收集存儲(chǔ)。對(duì)于檔案自身問(wèn)題來(lái)說(shuō)，部分檔案具備規(guī)定的格式，因此也需要單獨(dú)存放。此外，全面評(píng)估檔案資料管理質(zhì)量和效率，建立一套完整的評(píng)估體系，對(duì)檔案信息的真實(shí)性和有效價(jià)值進(jìn)行判斷，建立針對(duì)性地檔案管理指標(biāo)體系。

3.2 建立檔案信息服務(wù)中心

檔案信息服務(wù)中心主要是對(duì)企事業(yè)內(nèi)部人員開放，因此需要將其建設(shè)為具備開放特點(diǎn)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。檔案信息服務(wù)中心下屬職能部門主要包括檔案查詢服務(wù)，整理服務(wù)以及存儲(chǔ)服務(wù)等部門，因此可以有效整合不同部分的服務(wù)功能。由于企業(yè)不同職能部門在運(yùn)作期間會(huì)產(chǎn)生較多檔案資料，因此管理人員需要將具備開發(fā)價(jià)值的檔案進(jìn)行整理，實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)一開發(fā)，增加信息資源的價(jià)值。之后將檔案信息分發(fā)到查詢部門，為信息需求者提供咨詢服務(wù)。最后還需要做好檔案信息反饋服務(wù)，整合使用者的建議并以此作為檔案信息開發(fā)依據(jù)，不斷擴(kuò)充檔案信息服務(wù)中心的功能。

3.3 提升檔案管理人員的綜合能力

隨著社會(huì)發(fā)展速度不斷加快，信息化技術(shù)也在快速發(fā)展當(dāng)中。因此合理應(yīng)用信息化技術(shù)可以有效落實(shí)和執(zhí)行精細(xì)化管理理念。對(duì)于現(xiàn)代檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要全面分析信息化管理特點(diǎn)，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)集成和節(jié)點(diǎn)傳播方式對(duì)檔案管理問(wèn)題的特點(diǎn)進(jìn)行分析，有利于制定出詳細(xì)的管理計(jì)劃。此外，按照檔案管理信息化特點(diǎn)明確崗位職責(zé)，采用精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)要求每一位檔案管理人員，這樣可以有效滿足檔案管理的職業(yè)需求。其次，為了更好地落實(shí)精細(xì)化管理理念，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的組合技能?？梢酝ㄟ^(guò)專職培訓(xùn)方式對(duì)檔案管理人員的工作能力進(jìn)行測(cè)試和考核，包括檔案資料收集能力，網(wǎng)絡(luò)安全管理能力，硬件檢查和監(jiān)督能力。按照不同管理人員的技術(shù)掌握情況實(shí)行針對(duì)性的培訓(xùn)教育，全面提升檔案管理人員的工作水平，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。

3.4 注重宣傳檔案服務(wù)

為了實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案管理要求，不能僅僅依賴管理人員，而是需要企業(yè)所有部門人員共同努力。因此不管是檔案管理人員還是其他員工都需要全面注重檔案管理工作，在應(yīng)用檔案資料時(shí)可以提出自身需求?；谝陨戏矫?，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)大力宣傳檔案管理服務(wù)，并且為員工提供檔案查閱和調(diào)取服務(wù)，全面提升檔案資料的利用率。

3.5 檔案管理信息化建設(shè)

企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作需要按照自身特點(diǎn)建立管理機(jī)制，并且按照國(guó)家相關(guān)要求實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化信息建設(shè)，在實(shí)際工作實(shí)踐中驗(yàn)證信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，有利于建立系統(tǒng)體系。在企事業(yè)單位檔案管理工作中最重要的就是質(zhì)量與效率，因此在信息化建設(shè)期間需要充分應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)做好檔案管理工作。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，盡量實(shí)行無(wú)紙化檔案存儲(chǔ)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和掃描儀及時(shí)更新檔案內(nèi)容，做好圖片資料，音頻資料和視頻資料存儲(chǔ)工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，檔案精細(xì)化管理才能夠符合社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求。所以在開展檔案管理工作時(shí)必須從建立和完善檔案管理制度、建立檔案信息服務(wù)中心、提升檔案管理人員的綜合能力、注重宣傳檔案服務(wù)以及檔案管理信息化建設(shè)等方面入手，這樣才能夠從根本上提升檔案管理精細(xì)化水平。

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