文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

梁銳洪

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)滲透到人們生活與工作的方方面面，對(duì)于檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展以及檔案工作進(jìn)步的需要，為此，對(duì)文書檔案的整理與保管方法進(jìn)行創(chuàng)新是勢(shì)在必行的。筆者結(jié)合機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，在對(duì)文書檔案管理工作創(chuàng)新必要性進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，闡述了文書檔案整理與保管的創(chuàng)新途徑，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的文書檔案管理工作者提供必要的參考，從而促進(jìn)我國(guó)整體檔案管理水平的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；創(chuàng)新；策略

文書檔案管理，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及社會(huì)企業(yè)、團(tuán)體等對(duì)自身活動(dòng)以及社會(huì)各種信息變化的有效記錄，它能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)歷史事物的快速查找，也能為主體活動(dòng)提供必要的決策支持，因此對(duì)于社會(huì)的發(fā)展和國(guó)家的安全具有重要的意義。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，特別是基層的機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，目前檔案管理中的落后性較為明顯，這直接影響了檔案管理工作效率的提升，檔案管理工作的創(chuàng)新勢(shì)在必行。為此，我們必須認(rèn)真理解文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，并積極探索創(chuàng)新的有效路徑，從而促成檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

1 文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性分析

1.1 文書檔案管理工作創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的現(xiàn)代化程度和信息化程度都在普遍提高，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了科技高速發(fā)展的時(shí)期。在此背景之下，創(chuàng)新成為各行各業(yè)追求進(jìn)步的靈魂，也成為社會(huì)進(jìn)步的本質(zhì)特征，只有以創(chuàng)新的眼光和勇氣開展各項(xiàng)工作，才能促進(jìn)社會(huì)的整體發(fā)展。對(duì)于文書檔案管理工作而言，其自身高價(jià)值信息資源性質(zhì)的本身，已經(jīng)決定了其對(duì)于社會(huì)發(fā)展的重要影響，文書檔案管理工作只有不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展、滿足社會(huì)需求，才能體現(xiàn)其真正的價(jià)值。特別是在政府職能轉(zhuǎn)變以及政務(wù)信息公開化的今天，機(jī)關(guān)單位文書檔案的管理水平和利用水平，已經(jīng)成為影響行政管理工作效率高低的關(guān)鍵。

1.2 文書檔案管理工作創(chuàng)新是解決檔案工作存在困難的必然要求

在社會(huì)飛速發(fā)展的背景之下，我國(guó)各行各業(yè)的技術(shù)水平有了本質(zhì)上的提升，然而對(duì)于行政機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作而言，仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，工作中的問題和弊端屢見不鮮。為了克服工作中的實(shí)際困難，我們就必須跳出舊有思維模式的限制，大膽創(chuàng)新、積極創(chuàng)新，采用先進(jìn)的技術(shù)手段改良我們的文書檔案管理工作，只有這樣，才能解決現(xiàn)有工作問題，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

1.3 文書檔案管理工作創(chuàng)新是促進(jìn)文書檔案管理工作水平提升的必然要求

積極進(jìn)行文書檔案管理工作的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理思維開展工作，可以顯著提升文書檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案管理散漫、安全性不高等問題，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。比如，改變傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案的管理模式，將信息技術(shù)引入到檔案管理過程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、保存等步驟的全程電子化，并利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)編號(hào)和分類保存，可以顯著提升文書檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案整理與保管的簡(jiǎn)單、易行、高效。

2 文書檔案管理工作創(chuàng)新的路徑分析

2.1 充分認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義，為創(chuàng)新工作提供更多支持

機(jī)關(guān)單位的文書檔案，是對(duì)多年來社會(huì)發(fā)展與自身工作的整體總結(jié)，是確保工作信息安全的重要文件，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要意義，加大對(duì)于檔案管理部門的資金投入。要為文書檔案管理工作創(chuàng)新配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，打造更加標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案管理系統(tǒng)和更加安全的檔案保管模式，要為檔案整理與保管方法的創(chuàng)新提供必要的支持，比如購(gòu)買相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)、新建和擴(kuò)建文書檔案館舍等，從而為文書檔案的整理與保管創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，減少文書檔案遺失、損毀等問題的發(fā)生。

2.2 建立鼓勵(lì)創(chuàng)新的內(nèi)部工作機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的創(chuàng)新積極性

文書檔案管理應(yīng)該堅(jiān)持以人為本的原則，充分尊重和發(fā)揮檔案管理人員在檔案工作創(chuàng)新中的積極作用。各單位應(yīng)該加大對(duì)人才培養(yǎng)的力度，通過文書檔案管理創(chuàng)新知識(shí)講座以及創(chuàng)新精神重要性的宣傳，使每一位檔案管理人員都能正視自己在工作中的核心價(jià)值，從而促使其主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，以先進(jìn)的思想和技術(shù)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。另外一方面，為了提升文書檔案管理人員的創(chuàng)新積極性，我們還應(yīng)該建立活躍的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以明確的責(zé)任分配為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的管理制度和管理系統(tǒng)，通過權(quán)限的設(shè)定，真正將工作責(zé)任、創(chuàng)新責(zé)任落實(shí)到人，并加大對(duì)于創(chuàng)新成果的考核、鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)力度，以此充分激發(fā)文書檔案管理人員的創(chuàng)新積極性和責(zé)任感，促進(jìn)文書檔案管理作用的最大發(fā)揮。

2.3 加快先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)促進(jìn)文書檔案管理方法的創(chuàng)新

行政機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作相對(duì)于一般的企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體而言更為復(fù)雜，為此，行政機(jī)關(guān)應(yīng)將先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用到文書檔案的日常管理工作當(dāng)中，特別重視做好文書檔案整理和保管工作，以促進(jìn)工作效率的有效提升。比如，我們可以將單位內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)直接聯(lián)系，確保行政單位各個(gè)部門工作中產(chǎn)生的各類文件能夠第一時(shí)間傳輸?shù)綑n案管理部門的后臺(tái)系統(tǒng)當(dāng)中，從而確保機(jī)關(guān)工作中規(guī)章制度、事務(wù)管理、黨群關(guān)系、科研培訓(xùn)等各類內(nèi)容的都能及時(shí)收歸檔案，避免文件遺漏、泄露的問題出現(xiàn)。同時(shí)，要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，加強(qiáng)資料的標(biāo)準(zhǔn)性和工作操作的規(guī)范性，從而減輕后續(xù)檔案整理與歸檔的工作壓力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化和簡(jiǎn)易化。此外，立足于辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)以及政務(wù)信息公開的政策要求，檔案管理部門還可以有針對(duì)性地應(yīng)用創(chuàng)新手段對(duì)政務(wù)網(wǎng)站上刊登的有關(guān)信息進(jìn)行收集，比如，新聞發(fā)布信息、通知公告信息以及政策法規(guī)信息等，從而以網(wǎng)頁(yè)鏈接、截圖的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的快速、準(zhǔn)確收集，為以后的檔案管理提供便利。此外，在信息時(shí)代，文書檔案面臨著被竊取、被改寫的危險(xiǎn)，一些機(jī)關(guān)工作保密文件一旦泄露，后果不堪設(shè)想，這是新時(shí)代政府文書檔案管理中出現(xiàn)的新問題和新挑戰(zhàn)。為此，我們必須進(jìn)一步提升檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，一方面明確內(nèi)部制度，強(qiáng)調(diào)法律法規(guī)，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，以嚴(yán)格的制度確保工作中不出差錯(cuò)，另一方面，要有意識(shí)地引進(jìn)先進(jìn)的檔案加密技術(shù)以及各類防電磁輻射泄露技術(shù)、防改寫技術(shù)，通過防火墻的設(shè)置以及用戶權(quán)限的限制，確保文書檔案的完整性和真實(shí)性。

2.4 注重文書檔案管理工作細(xì)節(jié)之處的創(chuàng)新

在日常的文書檔案管理工作當(dāng)中，我們要更加重視工作細(xì)節(jié)之處的創(chuàng)新和完善，從文書檔案分類、檔案裝訂與排序、檔案信息保管等方面探索檔案管理的新途徑。比如，積極探索文書檔案分類的不同方法，根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)在價(jià)值以及未來利用方向，可以按照年度分類、組織機(jī)構(gòu)分類、資料產(chǎn)生科室分類、事務(wù)處理類型分類等不同的方法，站在單位整體發(fā)展角度，對(duì)文書檔案的所屬范圍進(jìn)行明確。又如，在檔案的裝訂與排序工作當(dāng)中，我們應(yīng)因地制宜地考察檔案的利用需求和保存價(jià)值，并根據(jù)檔案內(nèi)容的多少，進(jìn)行統(tǒng)一裝訂或者拆分裝訂，并做好檔案蓋章以及頁(yè)碼編寫工作，明確文書檔案的所屬年份、機(jī)構(gòu)代碼、問題代碼、保管時(shí)限等內(nèi)容，確保檔案整理和保管的有序性。在機(jī)關(guān)檔案的管理工作當(dāng)中，我們應(yīng)著重做好索引表的編制以及各式模板的對(duì)應(yīng)形成工作，以此可以保證檔案利用時(shí)的便捷性，也可以對(duì)檔案種類、內(nèi)容、負(fù)責(zé)人等相關(guān)信息進(jìn)行明確，從而實(shí)現(xiàn)檔案的安全有效運(yùn)行，必要時(shí)候可以引入計(jì)算機(jī)輔助程序進(jìn)行檔案文件題名與目錄的比較，以此顯著提升工作效率，為日后的檔案使用提供更大的方便。

參考文獻(xiàn)

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