前端控制在電子文件管理中的應(yīng)用

汪莉

摘 要：信息技術(shù)為電子文件的發(fā)展插上了騰飛的翅膀，越來(lái)越便捷的模式讓人們?cè)絹?lái)越接受這種全新的模式。電子文件的前端控制更是走進(jìn)人們的視線。它以自己身上的三個(gè)光環(huán)吸引著人們的目光。打破了后控制的落后性，迎來(lái)了電子文件管理的新局面。

關(guān)鍵詞：電子文件；前端控制；信息管理

文件管理一直是一項(xiàng)精細(xì)度很高的工作。檔案管理人員需要先對(duì)文件進(jìn)行歸檔，然后在歸檔之后進(jìn)行統(tǒng)一管理，這項(xiàng)工作消耗的時(shí)間很多，工作人員的工作量也很大。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文件開(kāi)始走進(jìn)人們的生活。它的前端控制模式也開(kāi)始和人們發(fā)生密切的聯(lián)系。

1 電子文件實(shí)施前端控制的意義

近年來(lái)電子文件的發(fā)展速度與日俱增，結(jié)合著人們對(duì)于檔案工作的提前干預(yù)和提前控制的思想，人們把對(duì)文件的統(tǒng)一控制提前到了前階段，這是一種符合時(shí)代要求的全新的電子文件處理的新思維。

那么什么是前端控制呢？前端控制是對(duì)于檔案工作而言的，它是一種全新的模式，是指檔案工作的提前介入，把形成文件，運(yùn)行文件，歸檔管理等一系列工作系統(tǒng)進(jìn)行，而且這些環(huán)節(jié)之間有著統(tǒng)一的活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，密切的聯(lián)系，互相支撐保證正常運(yùn)行，但彼此之間相對(duì)獨(dú)立，可以有自己的獨(dú)特性。這樣一個(gè)模式能夠使文件保證完整，真實(shí)和準(zhǔn)確。所以，文件實(shí)施前端控制也是具有重要意義的，總的來(lái)說(shuō)體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1.1 電子文件的前端控制保證電子文件的內(nèi)容真實(shí)

電子文件的前端控制是通過(guò)技術(shù)支撐的，“前端”體現(xiàn)了它的預(yù)見(jiàn)性。說(shuō)明這一技術(shù)是在文件未形成之前就開(kāi)始進(jìn)行監(jiān)控了。這是保證電子文件內(nèi)容真實(shí)性的一個(gè)重要體現(xiàn)?！扒岸丝刂啤本唧w來(lái)說(shuō)是電子文件的管理是站在俯視的角度，著眼于全局，對(duì)整個(gè)文件的整理工作實(shí)施總體的設(shè)計(jì)和調(diào)控。需要?dú)w檔的提前進(jìn)行嚴(yán)密歸檔；需要做重點(diǎn)標(biāo)記的做重點(diǎn)的標(biāo)記；對(duì)文件備份留余，保證重要的文件不會(huì)缺失，不會(huì)受損。這是保證電子文件在前端控制時(shí)文件真實(shí)性的另一個(gè)表現(xiàn)。這種模式的誕生縮短了檔案文件整理的時(shí)間，內(nèi)容的真實(shí)性在一定程度上得到保證。

1.2 電子文件的前端控制保證電子文件的信息安全

電子文件確實(shí)給人們帶來(lái)了巨大的便利，但是整個(gè)過(guò)程都是在我們不能真正識(shí)別到的狀態(tài)下進(jìn)行的，在這股暗流中，電子文件可能會(huì)因?yàn)樾⌒〉牟僮鞑划?dāng)造成損壞、丟失，信息更改等情況。安全性不夠，這也是檔案工作人員比較頭疼的一個(gè)問(wèn)題。但是前端控制模式的出現(xiàn)，把問(wèn)題提前到了開(kāi)始設(shè)計(jì)和實(shí)施的階段，每個(gè)步驟都非常清晰明確，具體的操作更讓檔案工作人員有章可循。比如，錄入一份重要工作人員的個(gè)人信息，我們需要一系列嚴(yán)密的步驟，首先進(jìn)行范圍的分類，辨別這份文件的保存價(jià)值，明確這份信息采集的時(shí)間和進(jìn)行采集的途徑，甚至精細(xì)到哪種文件的草稿需要保存，哪些內(nèi)容需要?jiǎng)h除，以及這份個(gè)人信息需要存留的周期，周期結(jié)束時(shí)如何處理。如果信息的相關(guān)人員需要提取信息該如何處理等。這樣的細(xì)化和嚴(yán)密的操作系統(tǒng)，使文件縮小了可流失的幾率，把問(wèn)題都做好，為前段的工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣也保證了信息的安全。

1.3 電子文件的前端控制保障了用戶的使用

一切的保管工作都是為了在需要提取信息時(shí)能夠提取完整，真實(shí)的信息。電子文件是動(dòng)態(tài)的和隨時(shí)更新的，它的處理方式更加積極，憑借著這些優(yōu)點(diǎn)，電子文件一路上“披荊斬棘”，成為了現(xiàn)代工作中我們經(jīng)常使用的文件形式。電子文件由于前端控制的嚴(yán)密性，在文件還沒(méi)有形成時(shí)就做出了技術(shù)上的控制措施。在它們?cè)O(shè)計(jì)的階段，就已經(jīng)結(jié)合了提取信息的這一需求，對(duì)用戶的信息提取設(shè)計(jì)了專門的渠道，提取時(shí)間與傳統(tǒng)模式相比短很多，對(duì)用戶來(lái)說(shuō)非常方便。

2 電子文件實(shí)施前端控制的具體方法和途徑

選擇電子文件前端控制這種模式，這就要求大膽的選擇和運(yùn)用，不要小心翼翼，不敢舍棄傳統(tǒng)的文件管理觀念。新的模式已經(jīng)非常成熟，有著傳統(tǒng)模式不可替代的優(yōu)越性，并且把文件管理的這只調(diào)控的手，延伸到電子文件產(chǎn)生之前，這是一種高級(jí)的調(diào)整和控制模式，對(duì)我們現(xiàn)代化的電子文件運(yùn)用有著不可替代的重要作用。

2.1 更新電子文件前段控制的思想

思想不只是工作人員思想的更新，更是整個(gè)文件管理系統(tǒng)的所有人員的思想更新。電子文件的前端控制模式要求所有的與之相關(guān)的人員都把文件的管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的生命過(guò)程。它不是冷冰冰的文件，而是像一個(gè)嬰兒一樣，從孕育、出生到成長(zhǎng)再到生命的結(jié)束的整個(gè)過(guò)程。電子前端控制就是電子文件的孕育過(guò)程。

2.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制的管理

做好前端控制的管理需要做好以下幾點(diǎn)：第一、管好人。信息技術(shù)在中間承擔(dān)著重要的作用，但是主要的實(shí)施者依然是人，對(duì)從事此項(xiàng)工作的人進(jìn)行管理，這是最具影響的因素之一。第二、直接控制和間接控制的相結(jié)合。電子文件的前端控制主要分為這兩種形式，他們都具有自己的特點(diǎn)，也存在自身的弊端。所以不要只是使用一種形式，要把他們的優(yōu)點(diǎn)結(jié)合起來(lái)。第三、創(chuàng)設(shè)好環(huán)境。所有的與之相關(guān)的單位，都要從內(nèi)心深處接受和理解前端控制的行為，并且把這種模式嚴(yán)格控制和執(zhí)行。

2.3 提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

電子文件的產(chǎn)生不是隨機(jī)或者偶然的，它是符合發(fā)展的，適合趨勢(shì)的，在這項(xiàng)工作中，人員的素質(zhì)直接影響工作的質(zhì)量和前段控制的執(zhí)行。他們要非常熟悉整個(gè)流程，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問(wèn)題有所預(yù)測(cè)，不至于在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)束手無(wú)措。

3 結(jié)束語(yǔ)

電子文件的前端控制模式是一項(xiàng)偉大的創(chuàng)舉，它的出現(xiàn)讓檔案管理工作迎來(lái)了春天。文件的處理速度飛速提高。電子文件在它生成之前就可以進(jìn)行統(tǒng)一管理和分類，工作效率提高了很多。所以，電子文件的前端控制將會(huì)越來(lái)越受到人們的重視。

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