信息時代背景下的檔案管理探究

李桂芬

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致了檔案管理的創(chuàng)新。但由于涉及的內(nèi)容很多，檔案管理呈現(xiàn)出復(fù)雜性。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，必須將信息管理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。本文對信息時代背景下檔案管理的特點和及其對檔案管理產(chǎn)生的影響進行了研究，并對檔案管理信息化實現(xiàn)路徑進行了探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；實現(xiàn)路徑

【分類號】G270.7 【文章標(biāo)識碼】A

隨著時代的發(fā)展，檔案管理規(guī)范化受到人們的廣泛關(guān)注。而隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作也隨之賦予更多的意義，其不再是簡單的文件收集，開始有了更廣闊的作用，檔案的傳統(tǒng)管理模式也要進行改革來適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，實現(xiàn)檔案工作的信息化。

一、信息時代高校檔案管理特點

（1）信息時代的檔案文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，取而代之的是以數(shù)字、圖形及文本為表現(xiàn)形式的電子文檔。借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)，經(jīng)過圖文掃描，計算機云處理，網(wǎng)絡(luò)傳輸和系統(tǒng)存儲，使檔案文件存儲更為方便，數(shù)據(jù)更為豐富，資料更為翔實，管理更為科學(xué)。

（2）信息時代檔案文件的傳輸和利用更加迅速直接。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、檔案共享系統(tǒng)，打破了時間和空間限制，可以遠(yuǎn)距離跨區(qū)域調(diào)檔閱檔，使高校檔案傳輸和利用更快捷，調(diào)檔閱檔更方便。

（3）信息時代的檔案文件是開放的，可共享的。通過系統(tǒng)管理和部門權(quán)限的設(shè)定，使檔案文件的使用范圍更加廣泛，社會利用檔案更為便利，大大提高了檔案的利用效率和使用價值。

（4）信息時代的檔案文件管理更為科學(xué)、規(guī)范。不僅有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備加以支撐，更有專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員進行操作，實現(xiàn)了檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和開放性利用。

二、信息時代對檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）提升了檔案保存質(zhì)量。在信息時代之前，傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進行保管，這種保管方式相對于信息時代的硬盤、云盤等保管形式來說風(fēng)險比較大。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產(chǎn)檔案，由于檔案中記載的不動產(chǎn)所有人的所有權(quán)限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質(zhì)老化現(xiàn)象，影響到檔案的查閱。而信息時代則改為了基于信息平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質(zhì)量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內(nèi)未能進行歸納整理，造成大量的堆積，檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在信息時代下，檔案是記載于數(shù)據(jù)平臺上的，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以高效地處理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，且這樣整理出來的數(shù)據(jù)出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理數(shù)據(jù)量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關(guān)信息資料進行長時間的保管，因此對于紙張質(zhì)量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，加大了檔案管理成本。通過信息可以對檔案以數(shù)據(jù)的形式進行保存和處理，在節(jié)省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

三、信息化時代檔案管理的內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想真正推動檔案管理信息化建設(shè)，需要具備良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施條件，這是提高檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。除此之外，相關(guān)單位還需要針對實際情況，積極構(gòu)建全國性的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施平臺，從而可以實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)

（二）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。無論從宏觀角度還是微觀角度進行分析，均可以清楚地了解做好檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，所以相關(guān)單位在發(fā)展檔案管理信息化之前，需要從現(xiàn)實出發(fā)，做好調(diào)研工作，并且提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案信息資源建設(shè)。做好檔案信息資源建設(shè)同樣是其中不可或缺的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，為從根本上發(fā)揮出檔案信息資源建設(shè)的有效性，需要緊跟時代發(fā)展的要求，將檔案信息資源建設(shè)與數(shù)字檔案館進行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

（四）建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)。這是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，需要滿足功能設(shè)計的基本要求。

（五）構(gòu)建人才隊伍。相關(guān)單位可以通過培訓(xùn)的方式，提高管理人員的信息技術(shù)水平，如此才能真正為檔案信息化管理提供保障。

四、檔案管理信息化實現(xiàn)路徑

（一）建立健全檔案管理工作制度。檔案管理制度必須根據(jù)實際情況制定，體現(xiàn)其合理性和科學(xué)性。對于檔案管理來說，最重要的是方便收集、存儲和訪問查詢。因此，工作制度必須方便、實用、易操作、可操作，能夠充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。此外，檔案管理工作制度還應(yīng)能夠約束領(lǐng)導(dǎo)和員工的行為，嚴(yán)格獎懲，對認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理的人員給予獎勵，對失職人員予以處罰。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。在信息時代，檔案管理模式發(fā)生了變化。為了滿足工作需要，管理者不僅要清楚地掌握檔案管理的知識，而且要加強對各種現(xiàn)代技術(shù)的了解。因此，企業(yè)要認(rèn)識管理工作的重要性，明確計算機實現(xiàn)檔案管理的途徑，加強檔案管理，提高檔案管理效率；應(yīng)定期對管理人員進行培訓(xùn)，提高其專業(yè)知識和計算機操作能力，使其能夠勝任信息時代的檔案管理工作，為檔案信息管理的長期發(fā)展提供保障；聘請經(jīng)驗豐富、技術(shù)能力強的專家講課，加強信息檔案管理；引進專業(yè)水平高、技術(shù)能力強、創(chuàng)新意識強的綜合型人才，組建一支信息時代技術(shù)綜合能力強的檔案管理人才隊伍。

（三）建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。在信息時代，為實現(xiàn)檔案文件的有效共享和利用，應(yīng)盡快建立適合檔案管理和利用的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。根據(jù)檔案特點，制定統(tǒng)一的檔案接收、檢驗、保存、利用、鑒定、銷毀制度，對各部門產(chǎn)生的檔案文件信息進行分類、整理編目等，運用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件分別將檔案文件存儲在相應(yīng)的系統(tǒng)空間內(nèi)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對其進行集中統(tǒng)一的維護管理，并設(shè)定使用權(quán)限，形成檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。

（四）加強檔案管理的安全保障工作。信息時代是信息開放、共享的時代，檔案文件跨區(qū)域傳輸和網(wǎng)絡(luò)化共享，大大提高了檔案文件使用的廣泛性，同時也存在巨大的安全隱患。在檔案文件存儲、傳輸和利用過程中如果保密性不強，防護措施不嚴(yán)，就會造成檔案的失密泄密。因此，應(yīng)加強檔案存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全保障工作。應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，專機專用，定期對軟硬件更新升級，定期對設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)進行維護管理，保證存儲設(shè)備處于良好狀態(tài)，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于暢通狀態(tài)，使檔案文件的管理、傳輸和利用在穩(wěn)定、安全的環(huán)境下運行；要定期對檔案文件更新備份，防止存儲檔案文件意外丟失；要設(shè)定網(wǎng)絡(luò)防護墻，預(yù)防病毒侵襲，定期對系統(tǒng)殺毒隔離；要通過身份驗證，用戶簽名等，嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，預(yù)防檔案系統(tǒng)被非法訪問或惡意刪改。

五、結(jié)束語

隨著時代的進步和科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)融入到社會方方面面。在信息時代背景下，檔案管理面臨著巨大的機遇。因此，企業(yè)單位等要認(rèn)識到信息化對于檔案管理的重要性，利用信息技術(shù)促進檔案創(chuàng)新發(fā)展。

【參考文獻】

[1]王小潔.信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義[J].財會學(xué)習(xí)， 2017（14）：194.

[2]李雪凈.淺析信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].神州， 2017（25）：260.

[3]管有恒.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新探析[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（8）：100.